Sektor
Logistikfastigheter
Omfattning
- Ett antal projekt för logistikfastigheter på strategiskt viktiga platser i Belgien och Nederländerna
- Ytor på över 850 000 kvm för logistikverksamhet har skapats
Plats
Herentals, Belgien
Implementeringar
- Axxerion IWMS för hantering av beställningar och arbetsordrar, med koppling till byggnadshanteringssystemet, rapporter och SLA-hantering
- O-Prognose-mjukvara för periodiskt underhåll (MYMP): import av planerade åtgärder till Axxerion för uppföljning av Heylen Warehouses-team eller underleverantörer.
Problem: underhåll av logistikbyggnader
Heylen Warehouses utvecklar, hyr ut och förvaltar framtidsinriktade byggnader för logistikverksamhet. Dessa byggnader är utrustade med sensorer som mäter omgivningsvariabler i realtid och installationernas status. Tack vare dessa byggnadsteknologier kan byggnaden själv signalera fel redan innan de blir akuta. Uppgifterna analyseras av algoritmer och omvandlas direkt till användbar information för hyresgäster, fastighetsförvaltning och underhållspersonal.
På grund av Heylen Warehouses exponentiella tillväxt letade företaget efter ett enkelt system för att effektivisera hanteringen av alla underhållsförfrågningar och arbetsorder. Både loggningen av ärenden från kunder eller Heylen Warehouses team och uppföljningen av förfrågningar från fastighetsförvaltningssystemet måste vara enkel, spårbar och automatiserad i så stor utsträckning som möjligt.
Foto Lenflex.
Lösning
Efter en noggrann urvalsprocess valde Heylen Warehouses Spacewells Axxerion-mjukvara under senare delen av 2020. Denna SaaS-lösning erbjöd Heylen Warehouses den bästa lösningen för att ytterligare effektivisera, digitalisera och automatisera underhållshanteringen. Förutom de olika IWMS-modulerna för processoptimering, t.ex. Tickets, Work Orders, Contracts och Suppliers, erbjuder programvaran också möjligheten att länka till den specialiserade programvaran O-Prognose för kort- och långsiktig underhållsplanering av byggnader och installationer. Felrapporter från fastighetsförvaltningssystemet, underhållsförfrågningar från kunder i Axxerions webbportal och periodiskt planerade underhållsaktiviteter från O-Prognose omvandlas i Axxerion till arbetsorder som automatiskt tilldelas den ansvariga underhållspersonalen. Systemet håller också reda på arbetade timmar, använt material och kostnader. Dessutom kan teamet använda instrumentpaneler för att övervaka leverantörernas prestanda och kontraktsavtal.
Resultat
Samtidigt hittar kunderna vägen till Axxerions webbportal för biljetthantering och förfrågningar från fastighetsförvaltningssystemet kommer också in automatiskt. Genom att arbeta med automatiserade arbetsflöden i Axxerion minskar risken för fel på grund av manuell hantering eller informationsförlust. Kunderna till Heylen Warehouses är också mer än nöjda med den centraliserade tillgången till all användbar information och alla dokument. Återkommande åtgärdspunkter används nu i kontakten med kunderna, vilket inte bara gör processen mer effektiv utan också skapar mer trygghet i samarbetet. Resultatet: en lägre felmarginal, bättre kommunikation, tidsbesparingar, kostnadsbesparingar och nöjda kunder.
Nästa steg i implementeringen är att behandla förfrågningar från fastighetsförvaltningssystemet helt automatiskt och vidarebefordra dem till rätt underhållsaktörer. Högprioriterade meddelanden från sensorer omvandlas redan nu automatiskt till arbetsorder som omedelbart tilldelas rätt underhållsansvarig. På så sätt får leverantören en överblick över det arbete som ska utföras innan någon ens märker att något är fel i byggnaden.
Heylen Warehouses: hållbart och framtidsinriktat
Heylen Warehouses är ett logistiskt fastighetsbolag med över 18 års erfarenhet av att utveckla, hyra ut och förvalta ”framtidssäkra” lagerlösningar. De arbetar för ledande internationella varumärken och företag i både Belgien och Nederländerna, och de anses vara en stor och stabil aktör i den logistiska fastighetsvärlden.
Hållbarhet och framtidsorientering ligger i organisationens DNA. Förutom att utveckla lager på nya platser är Heylen Warehouses också specialiserade på ombyggnad av befintliga platser. För detta ändamål implementerar företaget sin Building Technologies, en mängd sensorer och ställdon som kan förvandla en rad passiva byggnadskomponenter och installationer till aktiva sådana. Detta möjliggör bland annat fjärrstyrning av belysning, dörrar eller uppvärmning och kan automatiseras. Problem kan upptäckas tidigt och underhållsförfrågningar kan skickas ut automatiskt av byggnaden själv. På så sätt kan åtgärder vidtas mycket snabbt och den negativa påverkan på verksamheten kan reduceras till ett minimum. Fördelarna är bland annat ökad säkerhet, bättre komfort för användarna, fler och genomtänkta möjligheter att spara energi samt förebyggande och därmed kostnadsbesparande underhåll.
Spacewell säkerställer enkel, spårbar och mycket automatiserad spårning av alla förfrågningar och underhållsaktiviteter i våra logistikfastigheter. Detta resulterar i tidsbesparingar, lägre kostnader och nöjda kunder.
Pieter-Jan Van Nyen
Property Manager, Heylen Warehouses
