Hur Booking.com förändrade fastighetsskötseln på sitt campus i New Amsterdam

När Booking.com flyttade till sitt 65 000 kvadratmeter stora huvudkontor i Amsterdam stod de inför en enorm utmaning: hur man effektivt hanterar faciliteter i en sådan skala. Flytten, som innebar att flera mindre kontor samlades på ett centralt campus, medförde ett stort ansvar, bland annat att ta över ansvaret för HVAC, elsystem och VVS – uppgifter som tidigare skötts av hyresvärdarna.

För att navigera i denna komplexitet samarbetade Booking.com med Spacewell för att implementera ett IWMS-system (Integrated Workplace Management System ). Systemet löste inte bara de omedelbara utmaningarna, utan förändrade också hur de såg på anläggningsförvaltningen och gjorde den till en strömlinjeformad och datadriven verksamhet.

Utmaningen: Facilities Management i det nya huvudkontoret

Innan Booking.com samlade sin verksamhet i en innovationshub i Amsterdam hade företaget ett nätverk av mindre kontor utspridda över staden. Företaget ville dock främja samarbetet inom arbetsstyrkan och flytta alla anställda till en enda, massiv huvudkontorsbyggnad. Förändringen innebar att 7 000 anställda skulle behöva flytta till en byggnad med 3 000 skrivbord. Den här övergången innebar nya utmaningar:

• Komplexitet i stor skala: Det nya huvudkontorets storlek och invecklade design krävde en mer sofistikerad metod för underhåll och fastighetsförvaltning. För att hantera en mängd olika tjänster (HVAC, el, VVS) för en byggnad med ett sådant fotavtryck krävdes ett centraliserat system för effektiv övervakning.

• Förlitande på Excel: Booking.com förlitade sig tidigare på Excel för att hantera olika aspekter av facility services. Det här arbetssättet var arbetsintensivt, felbenäget och försvårade kommunikationen, skapade datasilos och gjorde det svårt att få en helhetssyn på driften av anläggningen.

• Manuella arbetsflöden för underhåll: Processen för att skicka in och spåra underhållsförfrågningar, kommunicera med leverantörer och hantera underhållsscheman var till stor del manuell, vilket ledde till ineffektivitet och förseningar.

• Begränsad kontroll och synlighet: Utan en centraliserad plattform saknade Booking.com realtidsdata om underhållsuppgifter, leverantörernas prestanda och anläggningens allmänna hälsa. Detta begränsade deras förmåga att prioritera arbetsuppgifter, säkerställa att de slutfördes i tid och optimera resursallokeringen.

Spacewell som lösning för att effektivisera Facility Management

Booking.com insåg behovet av en heltäckande lösning och samarbetade med Spacewell för att implementera en robust IWMS-plattform. Spacewells IWMS utgjorde det centraliserade nav som var nödvändigt för att effektivisera fastighetsförvaltningen i det nya huvudkontoret.

Bland de viktigaste funktionerna för att möta Booking.coms utmaningar finns

• Enhetlig plattform: Spacewell fungerar som en enda sanningskälla för alla anläggningsdata. Detta inkluderar information om tillgångar, underhållsscheman, serviceförfrågningar och leverantörsuppgifter.
• Spårning av prestanda: Spacewells IWMS ger ett tydligt system för att spåra leverantörernas svarstider och färdigställandegrad. Detta underlättar prestationshanteringen och gör det möjligt för Booking.com att hålla leverantörerna ansvariga för att uppfylla servicenivåavtalen (SLA).
• Sömlös kommunikation: Spacewell Workplace främjar förbättrad kommunikation mellan interna team (anläggningar, IT) och externa leverantörer genom en centraliserad plattform för tilldelning av uppgifter, uppdateringar och statusspårning.
• Datadrivet beslutsfattande: Spacewell Workplace genererar rapporter och instrumentpaneler i realtid, vilket ger Booking.com värdefulla insikter om underhållstrender, resursfördelning och anläggningens övergripande prestanda.
• Proaktivt underhåll och kontroll: Booking.com använder Spacewell för att planera och budgetera för alla renoverings- och underhållsbehov. Detta proaktiva tillvägagångssätt gör det möjligt för dem att prioritera uppgifter, fördela resurser effektivt, förutse potentiella problem och upprätthålla optimal byggnadsfunktionalitet. Spacewell underlättar sedan den effektiva fördelningen av dessa uppgifter och spårar slutförandet av dem i realtid, vilket säkerställer en väl underhållen anläggning för de anställda.

Implementering och integrering av Spacewells programvara

Booking.com antog en stegvis strategi för implementeringen av Spacewell IWMS och prioriterade de mest kritiska behoven först. Inledningsvis låg fokus på att hantera hårda tjänster (HVAC, el). Systemet integrerades sömlöst med Booking.coms befintliga ServiceNow-system som används för att skicka in underhållsförfrågningar från anställda. ServiceNow fungerar som ett frontend-gränssnitt, medan IWMS fungerar som en backend-hanteringsmotor.

För att säkerställa en effektiv prioritering av uppgifter använder Booking.com Spacewells inbyggda kategoriseringssystem (problemträd). Systemet gör det möjligt att tilldela brådskande nivåer till underhållsförfrågningar baserat på allvarlighetsgrad och potentiell påverkan. Företaget har också inrättat ett särskilt team för kontorshantering som är den första kontaktlinjen för mindre problem. Detta team har den expertis som krävs för att lösa enkla problem och filtrera bort icke-kritiska förfrågningar, vilket förhindrar onödig eskalering till externa leverantörer.

Resultat: Från reaktiv till proaktiv förvaltning

Implementeringen av Spacewells IWMS markerade en vändpunkt för Booking.com. Förbättrad kommunikation, ökad transparens och förbättrad kontroll gjorde det möjligt för Workplace Services-teamet att arbeta med större precision och effektivitet.

• Förbättrad kommunikation: Den centraliserade plattformen främjar sömlös kommunikation mellan interna team och externa leverantörer. Uppdateringar i realtid och statusspårning säkerställer att alla inblandade är på samma sida, vilket eliminerar förvirring och förseningar.

• Ökad transparens: Data i realtid och rapporteringsfunktioner ger Booking.com en tydlig bild av anläggningens hälsa, underhållstrender och resursfördelning. Denna transparens möjliggör datadrivet beslutsfattande och proaktiva underhållsstrategier.

• Minskade kostnader: Effektiviserade arbetsflöden, förbättrad leverantörshantering och proaktiv underhållsplanering bidrar till kostnadsbesparingar. Spacewells produkter hjälper Booking.com att hålla koll på sin underhållsbudgetplanering, optimera resursallokeringen och potentiellt identifiera områden för kostnadsbesparingar.

• Förbättrad kontroll: Axxerion ger Booking.com större kontroll över driften av sina anläggningar. Plattformen underlättar prestandaspårning, vilket gör det möjligt för dem att hålla leverantörerna ansvariga för att uppfylla servicenivåavtalen.

• Enhetligt varumärke: Genom att implementera Booking.coms företagsvarumärkesfärger gjorde Booking.com Spacewells IWMS till en personlig miljö som var lätt att känna igen för externa leverantörer som arbetade i systemet.

Den här fallstudien visar hur tekniken kan förändra fastighetsförvaltningen. Genom att anamma innovativa lösningar som Spacewell Workplace kan organisationer uppnå större effektivitet, kontroll och kostnadsbesparingar i hanteringen av sin fysiska miljö.

”Innan vi började använda Spacewells IWMS var fastighetsförvaltningen komplex och reaktiv. Nu styrs vi av data, inte av intuition, vilket stämmer perfekt överens med våra värderingar som ett datadrivet företag.” – Joran Lise, kontraktschef för hårda tjänster, Booking.com