För AXA Belgium innebär en smart byggnad ett sätt att nå målsättningen. På sitt nya huvudkontor i centrala Bryssel, möjliggjorde det ledande försäkringsbolaget ett nytt sätt att arbeta, med stöd från Spacewells smarta byggnadsteknologi i en utrymmeseffektiv, användarcentrerad och lättillgänglig byggnad.
Arbetsplatsförhållande på 0,6
1 540 arbetsplatser för 2 600 personalmedlemmar i ett dynamiskt arbetsplatskoncept med ett stort utbud av delade utrymmen och ett skrivbord-till-anställd-förhållande på 0,6
BREEAM-certifierad
Minskningen av arbetsytan i den smarta AXA Belgium-byggnaden är den största miljömässiga parametern.
Smart yta på över 50 000 m²
AI-driven teknologi utlöser åtgärder i realtid som understödjs av valfri underliggande IWMS
För detta projekt nominerades AXA Belgium för IFMA Facility Project of the Year 2019.
Fram till 2017 hyrde AXA Belgium en byggnad i Watermael-Boitsfort i utkanten av Bryssel. De tänkte efter noga innan de flyttade in till stadens centrum. “Tanken att införa ett nytt tillvägagångssätt uppstod 2012,” berättar Raf Boterdaele, chef för Building & Facilities Management hos AXA. ”Vi letade efter en lösning som skulle gynna rörligheten för personal i det långa loppet.”
De valde det gamla huvudkontoret för Engie Electrabel vid place du Trône. Den historiska delen av byggnaden – som en gång i tiden var ett hotell – behölls, den andra flygeln genomgick en grundlig renovering och en tredje sektion bestod av en ny byggnad, med en vågrät snarare än lodrät struktur. Detta skapar mera samverkan mellan personalen.
Resultatet är en byggnad med en stor vågrät yta – inte mindre än 50 000 kvadratmeter totalt, varav 35 000 består av kontor och det centrala forumet med företagsrestaurangen. ”Det är en modern kontorsbyggnad, med med sin egen personlighet och historia”, säger Raf Boterdaele.
”Och framför allt erbjuder platsen ett stort mervärde när det gäller rörlighet. Startpunkten under designprocessen var att göra bygganden lättillgänglig via kollektivtrafik (för att motarbeta bilanvändning). Den centrala järnvägsstationen ligger inom promenadavstånd. Det finns bokstavligt talat en tunnelbanestation och en busshållplats framför ingången. Dessutom byggde vi en stor cykelparkering, samt installationer som möjliggör en dusch efter cykelturen in till arbetet.
AXA Belgium övergick till det nya arbetssättet 2014, då personalen även erbjöds alternativet att arbeta hemifrån. ”Vi har följt denna linje strikt i den nya byggnaden”, förklarar Raf. ”När det gäller kontorets layout, tillämpade vi principen för en aktivitetsbaserad arbetsplats.”
Detta innebär att de olika områdena är avsedda för olika typer av aktiviteter. Så det finns möteslokaler av varierande storlekar, rum för arbete som kräver djup fokusering, lokaler där man kan hålla informella möten, genomföra telefonsamtal, ha brainstorming, olika slags ”bubblor” – det är små rum med tre stolar och ett litet bord – dynamiska och smarta rum, osv.
Framför allt letade AXA Belgium efter en lösning som skulle bli populär. Vid det första NWOW-kontoret i Marnix-byggnaden, hade företaget 7 arbetsplatser per 10 anställda. Nu finns det bara sex. 1 540 arbetsplatser är tillgängliga för de cirka 2 600 personalmedlemmarna som arbetar på kontoret i Bryssel. ”Förhållandet med sex till 10 innebär en skillnad på några tusen kvadratmeter kontorsutrymme”, förklarar Raf.
”Effekterna när det gäller budgeten är enorma. Men det måste självklart fortfarande gå att arbeta effektivt.” Så AXA Belgium tillhandahåll en IoT-lösning i byggnaden för att noggrant övervaka användningen av kontor, arbetsplatser och möteslokaler. Spacewell utarbetade en lösning baserad på Proximus LoRa-nätverket. På så sätt hölls IoT-applikationerna fullständigt avskilda från AXA Belgiums IT-miljö och det påverkar inte nätverkssäkerheten på något sätt.
Nya insikter
I praktiska termer har 1 850 sensorer installerats i byggnaden som registrerar ögonblicksbeläggningen för arbetsplatser och möteslokaler. Var sjätte minut skickar de en rapport till IoT-plattformen via LoRa-nätverket. ”Genom att analysera dessa data får vi en insikt i hur personalen använder den tillgängliga infrastrukturen”, förklarar Raf. ”Detta gör det möjligt för oss att ytterligare optimera sättet byggnaden fungerar på.” Dessutom finns det runt 50 ”bekvämlighetssensorer”. De mäter bland annat temperatur, fuktighet och CO2-nivåer.
”Bekvämlighetssensorerna samlar in data som IoT-lösningen lägger upp online omedelbart”, säger Sven Toelen, Global Marketing Director hos Spacewell. ”Så applikationen tillhandahåller en slags kvalitetskontroll för byggnadens tekniska installationer. Rapporterna visar omedelbart huruvida värme- och ventilationssystemet fungerar som det ska. En tredje del av IoT-processen kommer att registrera användningen av toaletter så att AXA Belgium bland annat kan hantera rengöringen av dessa områden bättre efter de föreliggande behoven för personalen.
Kombinationen av renovering och nybyggnation gjorde det möjligt för AXA Belgium att integrera den digitala komponenten redan i början av projektet. ”Allting är digitalt utrustat”, säger Raf. ”Det finns LED-lampor överallt, det finns ett rörelsedetektorsystem och vi tilldelades det internationellt erkända BREEAM-certifikatet för hållbarhet. Minskningen av arbetsytan vi behöver är den enskilt största miljöparametern. Färre kontor innebär automatiskt mindre förbrukning. ”AXA Belgiums smarta byggnadsprojekt fortsätter att utvecklas hela tiden. Vi samlar in mer data steg för steg, så att vi kan göra bättre analyser för att optimera processerna.
Kulturell förändring
Rapportering förblir vårt viktigaste kriterium. ”Vi strävar efter att inhämta så mycket användbar information som möjligt från de data vi samlar in och analyserar och detta ger i sin tur input för nya initiativ.” AXA Belgium funderar bland annat på att utveckla en app för personalen som kombinerar alltihop: att boka en möteslokal, ta en titt på restaurangmenyn, rapportera ett tekniskt fel, osv.
”Det var verkligen en stor förändring för personalen”, fortsätter Raf. ”De arbetar helt digitalt numera, men även självständigt. Resultat och förtroende är viktigare än antalet arbetade timmar. På så sätt ligger den nya byggnaden även till grund för en viktig kulturell förändring.” AXA är ett internationellt försäkringsföretag och kapitalförvaltare med 100 miljoner kunder och 160 000 anställda i 62 länder.
Hur det fungerar:
- Data samlas in anonymt via trådlösa sensorer.
- Data skickas över LoRa-nätverket till gateways. LoRa-nätverket har sin egna öppna frekvens som inte stör ditt lokala nätverk.
- Råa sensor-data samlas i sensorhubbar från vilka de skickas till cloud.
- Cloud sammanställer dessa data på ett strukturerat sätt (förbehandling) innan de skickas till Cobundu-plattformen.
- Cobundu-plattformen behandlar dessa data och kombinerar dem med andra datakällor. Dessutom övervakar plattformen sensorernas hälsa (batteri och signalstyrka).
- Lättförståeliga instrumentpaneler ger den insikt som behövs för informerat beslutsfattande. Närvarande personer får arbetsplatsvägledning via olika kanaler (app, kiosk, Outlook, rumsvisning) som kombinerar datavisualisering av realtidsbeläggning med bokningskapacitet.
I Belgien har AXA Belgium 2,9 miljoner kunder, 3 500 anställda och 3 200 mäklare. 2017 rapporterade AXA Belgium ett rörelseresultat på 357 miljoner euro.
Raf Boterdaele tog en examen i bioteknik på Gents universitet. Efter 13 år som Manager Buildings & Facilities hos Mercedes-Benz BeLux, övergick han till att inneha befattningen som chef över Building & Facilities Management hos AXA Belgium.
Sven Toelen har en examen i kommersiell teknik från universitetet i Antwerpen. Han är VP Marketing and Communication hos Spacewell.
Vi utrustar byggnaden efter personalen. Vi mäter användningen av arbetsplatser och möteslokaler via IoT.
Raf Boterdaele
Chef för Building & Facilities Management, AXA Belgium
