Användning av en mobil CMMS-lösning har många fördelar för byggnadsunderhållet. Du får fördelarna med en CMMS-tillämpning och samtidigt flexibiliteten och mobiliteten i äldre metoder för underhållshantering.
Trots sina många förtjänster har traditionella mjukvarutillämpningar för underhållshantering svårt att få acceptans på många företag, särskilt sådana som hanterar underhåll på byggnader där tekniker och operatörer måste vara mycket mobila. Detta beror på deras begränsningar i användarvänlighet och på det faktum att de inte kan användas på den plats där underhållsarbetet görs. Därför är en mobil CMMS-lösning ett stort steg framåt: den hanterar nutidens utmaningar inom modernt underhållsarbete och ger samtidigt underhållsteknikerna ett kraftfullt verktyg som är lämpligt för deras aktivitet.
Fördelar och nackdelar med traditionella CMMS-tillämpningar
CMMS-tillämpningar har möjliggjort många framsteg för företag som hanterar underhållsaktiviteter, men de har mött motstånd på flera områden på grund av de begränsningar de innebär för underhållstekniker.
Underhållshantering utan en specialiserad CMMS-tillämpning
Innan mjukvaruverktyg blev allmänt tillgängliga brukade företag som strävade efter att optimera hanteringen av sin underhållsverksamhet dokumentera sina servicebesök i pappersbaserade anteckningsböcker eller loggböcker. Även om denna metod, som än i dag används av en del företag, alltid är bättre än att inte ha någon metod alls för att följa upp genomförda underhållsaktiviteter är den ganska ineffektiv när man måste hitta mycket specifika data i underhållshistoriken eller analysera historikdata för att optimera underhållet. Dessutom är risken för att tappa bort information stor, eftersom pappersdokument ofta går förlorade, skadas eller förstörs med tiden.
När Microsoft Excel blev tillgängligt började många företag använda kalkylblad för att dokumentera sina underhållsbesök och de arbetsuppgifter som utfördes – en metod som ofta används än i dag. Detta minskar risken för att förlora information och gör det lättare att kontrollera tidigare underhållsåtgärder. Dock är det fortfarande mycket svårt, komplicerat eller till och med omöjligt att analysera underhållshistoriken eller att effektivt schemalägga framtida underhållsbesök.
Förslag på läsning: Bör du använda CMMS eller Excel för att hantera underhållet?
Vissa företag har försökt använda Microsoft Access för att hantera schemaläggning av rutinmässigt förebyggande underhåll och besök för regleringsbaserat underhåll i en kalender. Men när mängden data som hanteras når en viss punkt blir slutar tillämpningen att svara på grund av sina egna begränsningar.
Dessutom är delning av information alltid mycket komplex med sådana verktyg eftersom de inte är utformade för att användas i en nätverksmiljö.
CMMS-tillämpningar – ett steg framåt för underhållet
Mjukvarutillämpningar specialiserade för underhållshantering har gjort det möjligt att effektivisera och optimera underhållet genom att de tillhandahåller särskilt utformade, anpassade funktioner. Dessa tillämpningar har funktioner som är optimerade för hantering av byggnadsutrustning, för hantering av reservdelslager och för schemaläggning av arbetspass eller arbetsgrupper beroende på vilken typ av tjänst som behövs. De gör det också möjligt att implementera Plänen zur vorbeugenden Wartung och att tillämpa processer för säkerhetsutelåsning/-märkning på utrustning när en serviceåtgärd ska utföras. De mest effektiva tillämpningarna av denna typ har funktioner som underlättar hanteringen av underhållskostnader och gör det möjligt att följa upp resultatindikatorer (KPI).
Sådana CMMS-tillämpningar kan förväntas ge betydande fördelar för ett företag, till exempel följande:
- Bättre kostnadskontroll, med övervakning av reservdelslager (och därmed inköp) och schemaläggning av servicebesök.
- Ökad produktivitet, eftersom bättre planering och organisation av underhållsarbetsuppgifter i slutändan resulterar i färre driftavbrott för maskiner.
- Förbättrad spårbarhet: eftersom underhållsarbetsuppgifter dokumenteras bättre och deras historik är mer lättillgänglig är underhållshanteringen öppnare och tenderar därför att bli bättre samordnad mellan de olika medverkande parterna.
Nackdelar med traditionella CMMS-tillämpningar
Dock undergrävs i praktiken dessa lovande löften av några typiska egenskaper hos sådana tillämpningar. Installationen av dem är ofta komplex, och de tenderar att vara svåra att använda. De kräver en komplicerad konfigurationsprocess och kräver lång utbildning av underhållsgrupperna. Underhållstekniker vill ofta inte gärna använda dessa verktyg eftersom de ofta saknar det slags användarvänlighet eller effektivitet i användarupplevelsen som de förväntar sig, av den typ som ofta finns i moderna populära vardagstillämpningar. Ännu viktigare är att dessa lösningar inte är mobila, vilket betyder att de inte kan användas där underhållsarbetsuppgifterna utförs, något som leder till flera tidskrävande åtgärder för datainmatning.
Därför undviker underhållstekniker i allmänhet att engagera sig i implementeringen av sådana verktyg, använder dem motvilligt och upplever dem som en extra arbetsbörda. Denna brist på engagemang får mycket tydliga konsekvenser för underhållshanteringen: den information som registreras i systemet är ofta ofullständig eller felaktig, vilket leder till att tidigare använda metoder tenderar att fortleva, vilket i sin tur i hög grad upphäver de fördelar som skulle kunna förväntas genom implementeringen av en CMMS-tillämpning.
Det finns många exempel på företag som velat börja använda en CMMS-tillämpning men upptäckt att det blir stora svårigheter med att implementera den, med underhållsgrupper som inte kan eller vill ta till sig det nya verktyget. Det är strävan att undvika dessa svårigheter som har fått nya utgivare att utveckla mobila CMMS-tillämpningar.
Mobila CMMS-lösningar – en smärre revolution
Valet av en mobil CMMS-tillämpning kommer att göra underhållsgrupperna mycket mer villiga att dra nytta av hela potentialen i ett CMMS-system.
Hur fungerar en mobil CMMS-lösning?
I praktiken är en mobil CMMS-lösning baserad på en CMMS-tillämpning som körs på surfplattor eller smartphones. Vissa av dessa lösningar har stor likhet med populära appar för vardagsbruk som är tillgängliga både för Android och för iOS.
Utgivare av CMMS-tillämpningar erbjuder i allmänhet två versioner av sin lösning, som båda kräver internetanslutning. Huvudtillämpningen, som är den mer fullständiga av de två, är en datortillämpning som körs i en webbläsare därför kräver en dator. Mobilappen, som är utformad för Android eller iOS, är en CMMS-tillämpning som har ett mindre antal av de funktioner som är tillgängliga i datortillämpningen. Naturligtvis delar båda tillämpningarna samma data.
Fördelar med en mobil CMMS-tillämpning
Den största fördelen med en mobil CMMS-lösning är – som benämningen antyder – dess mobilitet. Detta är en stor tillgång, särskilt när tillämpningen mestadels används för byggnadsunderhåll. Underhållstekniker som använder en mobil CMMS-tillämpning kan skriva och skicka sina rapporter omedelbart efter att de slutfört sitt underhållsarbete, vilket gör att de slipper att först skriva i en anteckningsbok innan de åker till kontoret där de måste ange samma information på en dator, eller att lägga informationen på minnet innan de åker – ett arbetssätt som ofta leder till förlust av information. Tekniker kan också använda lösningen för att hitta information de kan behöva för en arbetsuppgift, till exempel det tekniska databladet för en viss utrustningsenhet eller eventuella säkerhetsanvisningar som ska följas.
Med andra ord kommer en mobil CMMS-lösning att göra det möjligt för dig att i realtid följa statusen för dina fastighetstillgångar, där varje servicebesök fungerar som validering eller skötsel av den samling objekt och element som byggnaden utgörs av. Från och med denna tidpunkt kommer tack vare din mobila CMMS-tillämpning dina tekniker att ange sina data i systemet varje dag, och den fullständiga uppsättning information du har om dina fastighetstillgångar kommer att uppdateras regelbundet. Den underhållsansvarige, som har tillgång till tillförlitlig och relevant information med en fingertryckning, kommer enkelt att kunna förutse framtida underhållsbehov (förutsägande underhåll).
I de flesta fall kommer implementeringen av en mobil CMMS-tillämpning för hantering av underhållet att göra dina tekniker nöjda, inte bara för att en sådan tillämpning är mer användarvänlig än en traditionell CMMS-tillämpning, utan också för att den kommer att förenkla deras administrativa arbetsuppgifter (rapporter, analys, dokumentation o.s.v.).
Slutligen öppnar en mobil CMMS-lösning dörren till användning av QR-koder och NFC-kretsar, så att utrustning kan läsas in och identifieras mycket snabbt med hjälp av tillämpningen. Detta sparar värdefull åt operatörerna och gör att det går att undvika kostsamma misstag som sker genom förväxling av likartade utrustningsenheter.
Även om skillnaden mellan ett traditionellt CMMS-system och en mobil CMMS-lösning kan verka oväsentlig vid första påseende, med den enda möjligheten att använda mjukvaran på surfplattor eller smartphones, ger fördelarna med en mobil CMMS-lösning många praktiska effekter, direkta och indirekta, som tillsammans hjälper underhållspersonalen att stödja tillämpningen, förbättra den allmänna underhållshanteringen och öka produktiviteten för det företag som har till uppgift att utföra underhåll på byggnaderna och deras utrustning.
