Gör förfrågningar och bokningar smidigare med vår AI-assistent

Spacewell Workplace AI är en chattbaserad assistent som är inbyggd i Spacewell Workplace-plattformen och som hjälper anställda att interagera med sitt kontor med hjälp av naturligt språk. Istället för att klicka sig igenom menyer eller formulär kan man be assistenten att boka rum, hitta skrivbord eller rapportera problem, och assistenten utför dessa åtgärder i bakgrunden.

För verktyg är bara till hjälp om människor använder dem. Traditionella system på arbetsplatsen bygger ofta på formulär, menyer och utbildning. En konversationsassistent lägger sig ovanpå dessa verktyg och ger människor en snabbare väg in. Istället för att ersätta din befintliga installation blir den en ytterdörr: medarbetarna frågar på ett naturligt språk och assistenten dirigerar förfrågan till rätt flöden som redan finns där.

När det är som bäst tar det bort friktionen från rutinmässiga saker. Du berättar vad du behöver: ett rum för sex personer i eftermiddag, ett tyst skrivbord i morgon eller att kaffemaskinen är trasig. Assistenten förstår vad du menar, kontrollerar tillgängligheten, följer dina regler på arbetsplatsen och slutför antingen åtgärden eller guidar dig till rätt alternativ. Ingen jakt på rätt sida. Inga resor med tio klick.

Hybridarbete innebär att människor kommer in mer sällan och känner sig mer ”vilsna” när de gör det. En AI-assistent på arbetsplatsen ger dem ett enkelt sätt att säga ”Hitta ett skrivbord nära mitt team på torsdag” eller ”Boka ett rum med en skärm kl. 14.00” utan att behöva komma ihåg hur systemet fungerar. Det sänker tröskeln för att använda kontoret, vilket i sin tur förbättrar användningen, utrymmesanvändningen och de data som du förlitar dig på.

Allmänna AI-verktyg som ChatGPT är utmärkta för att skriva och brainstorma, men de känner inte till dina byggnader, rum, skrivbord eller arbetsplatsregler. En AI-assistent på arbetsplatsen är direkt ansluten till din arbetsplatsplattform, så när du ber den att boka ett rum eller rapportera ett problem agerar den utifrån verkliga planlösningar, bokningar och workflaces för service istället för att bara ge dig råd.

Det här är en av de största frågorna som människor ställer om AI på jobbet, och det med rätta. En väl utformad AI-assistent på arbetsplatsen körs inom ditt befintliga ramverk för säkerhet och styrning: identiteter, behörigheter och åtkomstregler gäller precis som i huvudapplikationen. Innehåll hanteras i enlighet med organisationens policyer och assistenten bör inte exponera mer än vad en användare har rätt att se eller göra.

När fler medarbetare använder assistenten för att boka utrymmen och rapportera problem får du en mycket tydligare bild av hur dina kontor faktiskt används. Det ger underlag för analyser, prognoser och simuleringar: du kan se trender tidigare, testa ”tänk om”-scenarier och fatta beslut om ytor, layouter och tjänster med större säkerhet istället för att förlita dig på magkänsla eller föråldrade rapporter.

När det gäller bokningar och bordsbokningar är de starkaste AI-assistenterna de som är inbäddade i en plattform för hantering av arbetsplatsen, snarare än de som läggs till utifrån. De kan se tillgänglighet i realtid, respektera bokningsregler och uppdatera bokningar i realtid, vilket gör det mycket säkrare att låta medarbetarna säga ”Boka ett rum för 4 personer kl. 15.00” och lita på resultatet. Spacewell Workplace AI följer exakt detta tillvägagångssätt: det finns inuti Spacewell Workplace-plattformen, använder dina data och policyer för verkliga utrymmen och förvandlar de vardagliga boknings- och skrivbordsförfrågningarna till enkla konversationer.

Organisationer ser vanligtvis snabbare bokningar och färre misslyckade eller uteblivna bokningar, bättre rapportering av problem och högre användning av workplace-appen överlag. Med tiden leder detta till säkrare beslut om fastigheter, hybridarbetsmönster och tjänstedesign, eftersom du inte längre gissar utifrån ofullständiga data.

Att lansera en AI-assistent på arbetsplatsen kan gå förvånansvärt snabbt om den är inbyggd i den workplace-plattform som du redan använder. Spacewell Workplace AI körs ovanpå den befintliga Spacewell Workplace-miljön, så den återanvänder dina utrymmen, användare och regler istället för att börja från början. Faktum är att vi har introducerat kunder till assistenten på så lite som två dagar i verkliga projekt, när deras Workplace-konfiguration redan var på plats. Därefter handlar det mesta av arbetet om kommunikation och pilotprojekt med en första grupp användare, inte om en lång IT-implementering.