Sector
Lokaal bestuur
Scope
Patrimonium van Stad en OCMW Kortrijk, ca. 600 panden
Uitdaging
Stad en OCMW Kortrijk hebben een uitgebreid en divers patrimonium. Dit omvat onder andere serviceflats , sociale woningen, handelshuizen en kantoorgebouwen, maar ook gebouwen voor onderwijs, cultuur, sport en jeugd. En verder buurt- en ontmoetingscentra, kerken en ceremonieruimtes, nutsgebouwen, bibliotheken, een gebouw voor de brandweer en een parkeergebouw. Tot voor kort zat de kennis over die gebouwen vooral in de hoofden van de medewerkers. Dat maakte de organisatie kwetsbaar. Het was ook moeilijk om proactief beleid te voeren met de juiste investeringsprioriteiten en een correct inzicht in de te verwachten kosten.
Christoph Vannieuwenborg en zijn college Bartel Dewaele van Team Gebouwen namen daarom het initiatief om de missie en visie op vastgoed te definiëren en een strategie rond duurzaam gebouwbeheer vast te leggen. De eerste stap was het formuleren van de missie. Die bestaat uit het ontwikkelen en implementeren van strategisch facilitair beleid, dat aansluit bij de behoeften van de organisatie en de prestaties van de gebouwen op het gewenste niveau brengt of behoudt. Daarnaast wil de stad zich ook voorbereiden op toekomstige ontwikkelingen (tijdshorizon van 6 à 12 jaar).
Missie en visie
Om die missie tot een goed einde te brengen moeten gebouwbeheerders in staat zijn om een correcte prognose te maken van de nodige budgetten. Dat is altijd belangrijk voor lokale besturen, maar nog meer in de huidige tijdsomstandigheden waarin de middelen van steden en gemeenten onder druk staan. In de visie van Team Gebouwen is het volgende nodig:
- Het volledige patrimonium centraal vastleggen en duurzaam beheren
- In beeld brengen van de algemene conditie van gebouwen en hun gewenste staat in de toekomst definiëren (conditiemeting volgens de NEN 2767-norm)
- Voorspellen en spreiden, over een meerjarenplan, van onderhoudskosten om gebouwen in stand te houden of tot een gewenst niveau te brengen
- Curatief onderhoud naar een minimum herleiden en preventief onderhoud laten primeren
- Objectieve beslissingen kunnen nemen over renoveren, verhuren, verkopen of afbreken van gebouwen
- Over een tool beschikken om effectief met het stadsbestuur te communiceren over gebouwbeheer en onderhoud
Oplossing
Team Gebouwen wilde een standaardapplicatie (geen duur maatwerk) die snel in gebruik kan worden genomen met een minimum aan opleiding. De applicatie moest het mogelijk maken om voor het hele patrimonium een MJOP (meerjarenonderhoudsplanning) met de nodige budgettering op te stellen op basis van conditiemetingen volgens de NEN 2767-norm. De keuze viel op O-Prognose software, die niet alleen laagdrempelig en gebruiksvriendelijk is, maar ook dé standaard in de markt voor langetermijnonderhoudsplanning. In samenwerking met Arcadis is Team Gebouwen van de stad Kortrijk inmiddels begonnen met conditiemeting van zo’n 450 panden. Daarbij werd bewust gekozen voor een beperkte lijst van prioritaire elementen die essentieel zijn voor instandhouding en comfort. In functie van het type gebouw en de projectfase wordt er geopteerd voor een quickscan (10 à 15 elementen, waaronder dak, schrijnwerk, verwarmingsketel, elektriciteit,…) of een fullscan (ca. 30 elementen).
Objectieve conditiemeting
De onderzoeker is uitgerust met een tablet-PC met camera en een meettoestel voor het rechtstreeks ingeven van de auditresultaten. Zo kan men onmiddellijk ter plaatse de nodige metingen en foto’s opnemen in de verslaggeving. De onderzoeker kan ook de aard en het detail van de vaststellingen toelichten en visuele ondersteuning toevoegen. Op basis van de vastgestelde gebreken worden onderhoudsbehoeften in kaart gebracht en activiteiten bepaald om deze op te lossen en gevolgschade te voorkomen. De verslaggeving omschrijft de onderhoudsproblemen naar technische normering en naar functionaliteit. Daarbij verschuift de aanpak van curatief naar preventief onderhoud.
Van MJOP naar MJOB
Op basis van de scans uitgevoerd door Arcadis, kan Team Gebouwen van Stad Kortrijk de huidige conditie van het patrimonium op een gestructureerde manier in kaart brengen. Op basis van de uitgevoerde conditiemetingen, stelt men vervolgens een MJOP op voor de komende 6 tot 12 jaar, met een financieel plan om het patrimonium in goede staat te houden. De software ondersteunt de NEN 2767-norm voor conditiemeting en stelt de gebruiker in staat om kostenramingen te generen aan de hand van een standaard bibliotheek met prijstabellen per type onderdeel.
De rol van Arcadis
Internationaal ontwerp- en adviesbureau Arcadis stond in voor de conditiemetingen (gebouwen en technieken) en woonconformiteit, gebruik makend van O-Prognose. Ze brachten ook de expertise voor het omzetten van de data naar stuurinformatie voor het beleid. Door zijn brede internationale expertise kon Arcadis de output van de conditiemetingen van individuele gebouwen koppelen aan kengetallen en via een rapporteringstool naar een hoger, gebouwoverkoepelend niveau brengen. Het stadsbestuur krijgt daardoor inzicht in de prestaties en duurzaamheid van de volledige gebouwportefeuille. Dit laat toe om op een onderbouwde manier de prioriteiten te bepalen voor het optimaal beheer van het patrimonium (standaard meerjarenonderhoud, remediëring en investeringen).
O-Prognose ondersteunt onze visie rond duurzaam beheer van ons vastgoedpatrimonium. Het laat ons toe om snel een goed onderbouwd onderhoudsplan en budget op tafel te leggen.
Christoph Vannieuwenborg
Team Gebouwen , Stad Kortrijk
