Vergezeld door feestelijk Spacewell gebak ging accountmanager Evert van der Heijden op bezoek bij één van Spacewells eerste officiële “Ambassadors”, stichting BOOR.
Na een vriendelijk welkom op een mooi kantoor aan de Schiekade in Rotterdam, is er onder het genot van een kop koffie en een stukje Spacewell gebak nader kennis gemaakt. Facilitair Coördinator Anne Karelse heeft namelijk onlangs het systeembeheer – en daarbij de rol als contactpersoon voor Spacewell – overgenomen van zijn collega Remco Verheij, die zich inmiddels voornamelijk richt op de verduurzaming van het vastgoed dat onder BOOR valt.
Waar zij Axxerion voornamelijk samen hebben opgestart, pakken zij nu beiden door in een andere richting. De uitgebreide gebruikerservaring en expertise van deze heren zorgt ervoor dat zij als Ambassador een waardevolle informatieverstrekker zijn voor onze nieuwe klanten en daarmee een onmisbare referent voor ons product Axxerion. Alle reden dus voor een bezoekje!
Spacewells software-oplossingen Axxerion én O-Prognose
n 2016 heeft BOOR via een aanbestedingsprocedure gekozen voor Spacewells FMIS-software Axxerion, welke binnen de stichting breed wordt gebruikt. Dat de keuze destijds op Axxerion is gevallen, heeft voor een groot deel te maken met de optimale mogelijkheden tot uitbreiding van dit softwarepakket.
Twee jaar later is er voor hun gebouwenbeheer een uitbreiding gekomen middels Spacewells gespecialiseerde MJOP-oplossing, O-Prognose. Het grote voordeel hiervan is dat er, indien gewenst, gekoppeld kan worden tussen beide oplossingen.
De FMIS-software Axxerion wordt erg breed gebruikt door BOOR. De stichting heeft namelijk het beheer over ruim 100 schoolgebouwen; dit zijn openbare scholen voor basis- en speciaal onderwijs en ook enkele scholen voor voortgezet onderwijs. Tezamen wordt er aan ongeveer 30.000 leerlingen les gegeven, allen in de regio Rotterdam.
BOOR gaat voor efficiëntie
BOOR is met het beheer van ruim honderd gebouwen uiteraard gebaat met de meest efficiënte samenwerking tussen hen en hun partners, bijvoorbeeld leveranciers. Zij laten deze bestaande partners daarom zo veel mogelijk gebruikmaken van vastlegging in Axxerion, bijvoorbeeld voor de onderhoudsrapportages. Daar heeft Axxerion een heel mooie module voor: Borgingsdocumenten.
Karelse: “Ons doel is om dit zo breed mogelijk in te zetten en wij nemen hierin dan ook een regierol. We organiseren hier zelfs sessies voor: ‘Hoe werk je nu het beste samen in Axxerion?’ Hierbij worden meerdere medewerkers van verschillende partners uitgenodigd om wegwijs te worden gemaakt in het gebruik van Axxerion. We nodigen vrij breed uit, van accountmanagers tot aan administratief medewerkers. Naast dat dit uiteraard leuke (netwerk)dagen oplevert, is het grote voordeel dat er op deze manier nóg meer gebouwinformatie gaat worden vastgelegd in Axxerion en de stichting op deze manier dus nog efficiënter kan beheren.”
Hoe hebben jullie deze toch wel gekke tijd ervaren?
Karelse: “Natuurlijk groei je ook hier langzaam in en naast veel hobbels die de lockdowns met zich meebrachten, zijn er gelukkig ook positieve dingen uit voortgekomen. Als ik bijvoorbeeld vergelijk hoe de samenwerking met de consultants was vóór en ná de lockdown, dan kunnen we concluderen dat de manier van overleggen nu efficiënter is dan ooit. Met regelmaat een kort ‘online’ overleg, i.p.v. van een uitgebreid overleg op locatie, dit werkt voor alle partijen echt prima en dit houden we er zeker in.”
De terugkeer naar kantoor
De terugkeer naar kantoor zit er voor de meeste organisaties nu toch echt weer aan te komen, zo ook voor BOOR. Waar het nu nog vrij stilletjes was, zijn de vooruitzichten dat ook dit kantoor zich komende zomer weer stapje voor stapje zal vullen. Maar op het moment wordt er nog voornamelijk gewerkt vanuit huis en heerst er nog een echte rust in het pand.
Leuk voordeeltje voor de weinige medewerkers die wél op kantoor aanwezig waren, een stukje Spacewell gebak bij de koffie voor iedereen.
