Voor veel bedrijven is het beheer van hun werkomgeving een uitdaging die almaar lastiger wordt. De werkmentaliteit is de voorbije jaren namelijk sterk geëvolueerd. Om daarop in te spelen, moeten bedrijven zich aanpassen en rekening houden met nieuwe voorwaarden bij het beheren van hun kantoren en andere werkomgevingen.
Die nieuwe uitdagingen aangaan en tegelijkertijd hun winst verhogen, dat is een hele opdracht. Bedrijven die de concurrentie een stap voor willen blijven, moeten daarom uitzoeken welke praktijken en tools hen het best helpen om hun doelen te bereiken.
Wat is werkplekbeheer?
Het concept ‘werkplekbeheer’ is ontstaan uit de problemen waarmee werkplekmanagers vandaag de dag kampen. Door nieuwe werkmethodes, nieuwe technologieën en de coronapandemie gebruiken we kantoorruimtes nu op een heel andere manier dan vroeger.
Lees ook: De beste software voor facilitair beheer in het postcoronatijdperk?
Telewerken, flexkantoren, landschapskantoren en videoconferenties zijn intussen schering en inslag. Werkplekmanagers hebben dan ook heel wat aanpassingsvermogen nodig om mee te blijven met al die veranderingen.
Het doel van werkplekbeheer is om effectieve, innovatieve oplossingen te bieden voor deze nieuwe gewoonten én voor de moeilijkheden die ermee gepaard kunnen gaan. Projectie- of videoconferentiesystemen (zoals HD-beeldschermen van 26”) worden bijvoorbeeld vaak te weinig gebruikt, omdat ze alleen bij vergaderingen in een kleine groep worden ingezet. En omgekeerd vinden medewerkers die zich even willen afzonderen om een klant te bellen of zich op een taak te concentreren, soms moeilijk een geschikte plek.
Werkplekbeheer betekent dat u bij het beheren van de werkomgeving rekening houdt met alle behoeften van de medewerkers, zodat ze kunnen werken in een omgeving waar hun comfort centraal staat. Want als het bedrijf toont dat hun comfort telt, gaan hun inzet en productiviteit naar omhoog. Om daarin te slagen, moet u de uitrusting en verwante services efficiënt beheren en bepaalde processen invoeren.
Lees ook: Welke voordelen biedt software voor werkplekbeheer?
Waarom zou u werkplekbeheer moeten toepassen?
Nieuwe talenten aantrekken is soms een moeilijke opdracht. Bovendien zijn de werkgewoonten veranderd en verwachten nieuwe medewerkers steeds meer van hun werkomgeving. Bedrijven moeten dan ook alles uit de kast halen om de nodige verbeteringen door te voeren. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat werknemers dit erg belangrijk vinden én dat velen van hen niet tevreden zijn over hun werkomstandigheden.
In plaats van ad hoc te reageren op specifieke aanvragen, is het voor bedrijven een goed idee om een degelijke strategie op te stellen voor het beheer van hun werkplek. Door hun werkplekbeheer bij te schaven, bijvoorbeeld.
Wat is een werkplekmanager?
Steeds meer bedrijven stellen iemand aan als werkplekmanager. Maar modern werkplekbeheer is een uitgebreid verhaal waarin alle kantoor- en facilitymanagers, de hr-afdeling en property managers van het bedrijf een rol spelen.
Een werkplekmanager spitst zich volledig toe op het mentale en fysieke welzijn van de medewerkers. Het is zijn of haar taak om de werkplek zo te organiseren dat die in alle situaties aangenaam én functioneel is.
Voor facilitymanagers is werkplekbeheer een belangrijk proces. Ze zijn namelijk verantwoordelijk voor de coördinatie van de kantoorinrichting en het beheer van de nodige services, zoals catering en een conciërge. Dankzij werkplekbeheer kunnen ze de beschikbare middelen optimaal inzetten, waardoor de kosten van het bedrijfspand dalen.
Ook de hr-afdeling moet bij de werkplekbeheerstrategie worden betrokken. Deze collega’s kunnen bijvoorbeeld de verwachtingen van de medewerkers in kaart brengen en analyseren, en over hun veiligheid waken.
Tot slot spelen ook de property managers en operators een rol: efficiënt werkplekbeheer kan hen de nodige tools bieden om de benutte vloeroppervlakte te optimaliseren én functionele, energiezuinige en milieuvriendelijke werkomgevingen te bieden.
Beter werkplekbeheer met een facilitymanagementinformatiesysteem (FMIS)
Hoe kunnen we werkplekbeheer toepassen en verbeteren in de wereld van vandaag? Daarvoor moeten we twee factoren onder de loep nemen: best practices en tools.
De best practices van een werkplekmanager
Bij het beheer van een werkomgeving komen heel wat elementen kijken:
- ruimtebeheer en indeling van uitrusting en faciliteiten;
- de mate waarin medewerkers tevreden zijn over hun omgeving;
- optimalisatie van de ruimte;
- gezondheid en fysieke veiligheid;
- workflowautomatisering en vlot kunnen werken;
- en de kosten, natuurlijk.
Meestal gelden de maatregelen waarmee u het ruimtegebruik kunt rationaliseren als best practices. Een efficiënte werkplekmanager:
- verzamelt nauwkeurige en relevante gegevens over hoe medewerkers de werkplekken gebruiken, om zo doordachte beslissingen te kunnen nemen;
- volgt het energieverbruik en de CO2-voetafdruk op;
- beheert gegevens en monitort de gebouwen en uitrusting voortdurend.
Wat zijn de belangrijkste functies van een werkplekbeheeroplossing?
Wilt u deze praktijken toepassen en uw doelstellingen halen, dan hebt u de juiste digitale tools nodig. Wie op zoek is naar werkplekbeheersoftware, heeft tegenwoordig de keuze uit tal van opties. Om door de bomen het bos te kunnen zien, moet u eerst te weten komen over welke functies zo’n oplossing voor uw specifieke situatie moet beschikken.
Eén gateway
Om de werkplek consequent te kunnen beheren, hebt u een oplossing nodig die alle gegevens en processen centraliseert, inclusief werkbonnen. Een mix van verschillende softwareoplossingen vertraagt het werk en laat de informatiestroom stroef en minder betrouwbaar verlopen.
Lees ook: Workplace App: een all-in-one digitale werkplekoplossing
Een tool voor assetmanagement
De software die u kiest, moet de hele levenscyclus van uw assets aankunnen: zowel werkbonnen aanmaken en beheren als de indicatoren en kosten opvolgen.
Integratie en innovatie
Om een werkplek efficiënt te beheren, hebt u verschillende monitoringtools nodig. Denk maar aan IoT-sensoren waarmee u de bezettingsgraad en de luchtkwaliteit in de kantoorruimtes kunt meten. Een efficiënte werkplekbeheeroplossing moet de gegevens van deze sensoren kunnen verzamelen, verwerken en analyseren.
Lees ook: Hoe kan FMIS u helpen uw werkomgeving beter te beheren?
FMIS van Spacewell: de juiste oplossing
Als expert in facility management en een leider in FMIS levert Spacewell een oplossing die naadloos past bij elk bedrijf dat zijn werkplek beter wil beheren.
Het FMIS (facilitymanagement informatiesysteem) van Spacewell heeft heel wat voordelen:
- Flexibel: de software voldoet aan alle normen, is makkelijk en uitgebreid te configureren en biedt externe connectiviteitsmogelijkheden via standaard webservices.
- Efficiënt: de oplossing werkt met alle best practices op het vlak van workflows, geautomatiseerd ticketbeheer en werkbonnendistributie, afgestemd op de vaardigheden van iedere technicus.
- Makkelijk bruikbare informatie dankzij KPI-dashboards met historische en realtimegegevens en een erg ergonomische weergave van de data.
De FMIS-oplossing zit vol functies die uw faciliteiten een stuk makkelijker te beheren én onderhouden maken. U kunt vertrouwen op de meest innovatieve technologieën, zoals BIM, IoT en beheerfuncties voor leveranciers en serviceproviders.
Bedrijven moeten heel wat uitdagingen trotseren om de betrokkenheid van hun medewerkers te optimaliseren en de concurrentie een stap voor te blijven. Maar gelukkig zijn er ook steeds meer oplossingen die hen daarbij helpen. Kies dus voor een FMIS-softwarepakket zoals dat van Spacewell. Zo beschikt u over een handig hulpmiddel om uw doelstellingen op het vlak van werkplekbeheer met gemak te bereiken.
