Bent u onlangs overgestapt naar een flexkantoor met gedeelde bureaus en werkplekken? Of bent u dat van plan? Dan hebt u wellicht baat bij flex office software die speciaal ontworpen is om een dergelijke omgeving te beheren.
Werkplekken na de pandemie
Veranderingen in werkpatronen die al voor de pandemie aan de gang waren, zijn tijdens de gezondheidscrisis sterk versneld. Bedrijven moesten zich snel aanpassen en hadden niet altijd de tijd om software voor flexkantoren in te voeren.
Op lange termijn zal flex office software echter essentieel blijken. U kunt dankzij de tool namelijk doeltreffend reageren op verschillende uitdagingen die gepaard gaan met de nieuwe, verdeelde manier van werken.
Flexkantoren en nieuwe manieren van werken
Het concept van een flexkantoor bestaat al langer. Door de pandemie kreeg de populariteit ervan wel een echte boost.
Flexkantoor: definitie
Dankzij een flexkantoor of hybride werkplek kunnen medewerkers zowel op afstand als face-to-face te werken. Ze kunnen op een flexibele manier gebruikmaken van werkplekken en ruimtes, op basis van hun activiteiten en persoonlijke voorkeuren.
Het is erg zinvol om de werkplek flexibel te gebruiken. Zeker nu medewerkers zelden allemaal tegelijk op kantoor aanwezig zijn. Dat is het gevolg van meer telewerk (WFH) en deeltijds werk, en de toegenomen mobiliteit na corona. En het ziet ernaar uit dat deze trend zich zal voortzetten.
Het flexkantoor weerspiegelt dan ook de evolutie van de maatschappij in het algemeen en die van de arbeidswereld in het bijzonder. Dit betekent ook dat organisaties hun medewerkers nu heel wat verschillende ruimtes moeten aanbieden. Doorgaans gaat het om vergaderzalen en ontmoetingslokalen, stille ruimtes, ontspannings- of loungeruimtes, geluiddichte belruimtes, cabines en privéruimtes.
Lees ook: Hoteling, hotdesking, flexibele zitplaatsen of flexplekken en het hybride kantoor
De uitdagingen van hybride kantoren
De belangrijkste uitdaging voor een flexkantoor is voldoen aan de behoeften en verwachtingen van de medewerkers en tegelijkertijd voordelig zijn voor het bedrijf. De bedoeling is met andere woorden dat een bedrijf aangename werkplekken aanbiedt die de productiviteit ten goede komen, en dat het tegelijkertijd de kosten voor die ruimtes (huur, lasten, onderhoud, enz.) terugdringt.
Beeld met dank aan Accenture Brussels
Doordat we meer vanop afstand werken, verschuift het doel van een kantoor. Er zijn nog steeds ruimtes nodig waar medewerkers geconcentreerd kunnen werken, maar ze willen vooral ruimtes waar het aangenaam vertoeven is en waar ze collega’s kunnen ontmoeten en kunnen samenwerken wanneer ze naar kantoor gaan.
Aan deze eisen voldoen is al een uitdaging, aangezien het niet evident is om te bepalen hoeveel ruimtes er nodig zijn van elke soort. Bovendien kan het gebruik ervan in de loop der tijd veranderen. De beste en misschien wel de enige manier hiervoor is door ruimtebeheer en beheertechnologie.
Lees ook: Flexibiliteit als troef: technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek
Flex office software: de perfecte tool voor hybride werken
Waarom investeren in flex office software?
Investeren in technologische tools voor het beheer van kantoren die steeds minder gebruikt worden, kan tegenstrijdig lijken. Toch is het zakelijk gezien erg zinvol. Dankzij die tools:
- weet u hoeveel ruimte u kunt vrijmaken om geld te besparen (huur, energie, services);
- kunt u de ruimte zo efficiënt mogelijk indelen;
- biedt u optimale hybride werkomstandigheden aan de medewerkers die de ruimtes bezetten.
Dit is het handigst met een softwaretoepassing voor flexkantoren.
Met flex office software kunt u onmisbare gegevens verzamelen om deze doelen te bereiken. Bijvoorbeeld gecentraliseerde gegevens voor lokaalreserveringen of gedetailleerde informatie van sensoren over de bezettingsgraad van elke ruimte en elk bureau.
Lees ook: Flexibel kantoor of flexkantoor: welke oplossingen zijn er?
Flex office software: een belangrijke trend
Steeds meer bedrijven gebruiken digitale tools die ontworpen zijn voor flexibele kantoren. Zo kunnen medewerkers zien waar ze kunnen zitten en naast welke collega’s ze dan terechtkomen. Managers weten op die manier waar hun team is en wie er al dan niet naar kantoor komt. Tot slot kan hr ze gebruiken om het bedrijfsleven af te stemmen op waar iedereen zich bevindt. Flex office software kan ook gebruikt worden om een vergaderzaal of een samenwerkingsruimte te reserveren.
Veel professionele dienstverleners, financiële instellingen, logistieke bedrijven en organisaties in de publieke sector hebben al gekozen voor een werkplekoplossing die verbonden is met het IoT. Accenture gebruikt zo’n oplossing om de flexibele werkplek te optimaliseren, AXA om nieuwe manieren van werken mogelijk te maken en PostNord om de ruimte-efficiëntie en de bezetting van een gebouw te verbeteren.
De voordelen van flex office software voor bedrijven
De werkplek beheren volgens uw behoeften
Om te beginnen kunt u dankzij de software voor flexkantoren gemakkelijk bezettingspatronen zien en te weten komen waar medewerkers het liefst werken. Dit soort software maakt meestal verbinding met het IoT, zodat u kunt gebruikmaken van informatie die door sensoren op de werkplek wordt vastgelegd. Dankzij gebruiksgegevens die rechtstreeks door een werkplek-app of via sensoren verzameld worden, kunt u ervoor zorgen dat de werkplek geschikt is voor het doel. U krijgt inzicht in de benutting van de werkplek en u kunt de ruimtes aanpassen aan de behoeften en voorkeuren van de gebruikers. Dit werkt zowel hun welzijn als hun betrokkenheid in de hand.
Productievere en meer betrokken medewerkers
Flex office software is een krachtige tool om een aangename en productieve werkomgeving voor medewerkers te creëren door ruimtes aan te bieden die aangepast zijn aan hun taken en behoeften. Zo kunt u hun prestaties en hun motivatie aanzienlijk verbeteren.
Lagere vastgoedkost
Door de gegevens te analyseren en te visualiseren in dashboards (filmpje met uitleg bekijken), helpt de software voor flexkantoren bedrijven om beter te begrijpen hoe de werkplek gebruikt wordt. Op basis van deze inzichten kunnen ze werkplekken optimaliseren en hun oppervlakte en de bijbehorende uitgaven terugdringen. Vastgoedkosten kunnen dan beperkt worden tot het strikt noodzakelijke, door overbodige ruimte te elimineren.
Lees ook: Wat zijn de belangrijkste voordelen van software voor werkplekbeheer?
Uitrusting gemakkelijker en efficiënter beheren
Behalve de ruimte zelf, kunt u met een werkplekplatform ook alle uitrusting (ventilatie, verwarming, assets, beveiliging, enz.) monitoren. U krijgt een realtimezicht op de operationele status van de uitrusting en een volledige inventaris. Het is ook mogelijk om uitrusting toe te wijzen aan specifieke ruimtes of gebruikers.
Intelligente services mogelijk maken
Ten slotte maakt flex office software zoals Workplace Management van Spacewell de implementatie van intelligente diensten mogelijk, zowel bij het onderhoud en de instandhouding van de uitrusting als bij de services voor gebruikers. Het onderhoudspersoneel hoeft bijvoorbeeld geen lokaal schoon te maken dat de hele dag niet gebruikt werd. Dit helpt om de bedrijfskosten te verlagen.
Met de opkomst en de snelle ontwikkeling van nieuwe manieren van werken kunnen bedrijven hun ruimtes niet blijven beheren alsof er niets veranderd is. Ze moeten zich aanpassen aan de nieuwe context en de andere gewoontes van hun medewerkers. Dat is onmogelijk met gedateerde tools en een ouderwetse instelling. Om aangename en efficiënte kantoren te kunnen aanbieden, moeten bedrijven overstappen naar nieuwe tools die ontworpen zijn om aan die nieuwe behoeften te voldoen. Ze moeten dus kiezen voor een geconnecteerd Workplace software platform.
