De implementatie van CMMS-software om het onderhoudsbeheer te verbeteren is over het algemeen een verstandig initiatief dat aanzienlijke besparingen kan opleveren. Het succes hiervan is echter sterk afhankelijk van de gekozen oplossing.
Software die niet aan de behoeften van het bedrijf is aangepast, kan zelfs verkeerde gevolgen met zich meebrengen. Dit zou het gevolg kunnen zijn van een beperkte functionaliteit, een gebrek aan realtime bijsturing van de software of minder efficiënte integratie met andere digitale hulpmiddelen.
Wat zijn de belangrijkste functionaliteiten van CMMS-software?
Een goede CMMS-software moet deze essentiële kenmerken bezitten:
Aanmaken van serviceaanvragen (onderhoudstickets)
Dit is een basisfunctionaliteit van elke CMMS-software. Wanneer de gebruikers van een gebouw een defect ontdekken, moeten ze gemakkelijk een interventieaanvraag (ticket) kunnen aanmaken in de software. Deze mogelijkheid is essentieel voor het beheer van correctief onderhoud, waarbij technici de gesignaleerde problemen oplossen.
Inventaris van gebouwen, assets en uitrusting
CMMS-software moet het mogelijk maken al uw vestigingen, assets en apparatuur te inventariseren. Bovendien kunt u met een krachtige software de verschillende apparaten lokaliseren, per categorie beheren en beschrijvingen of documenten toevoegen.
Beheer van werkbonnen
Met een goede CMMS-oplossing kunt u werkbontypes voor correctief onderhoud definiëren met elk zijn eigen workflows en statussen. Het moet mogelijk maken om sjablonen aan te maken voor terugkerende taken en regels voor automatische toewijzing te definiëren en zo de doorlooptijd en de hersteltijd te verkorten.
Een andere belangrijke vereiste is het beheer van medewerkers en leveranciers in één enkele omgeving en de controle van interventietijden en algehele prestaties (naleving van SLA’s).
Werkplanner en werkstatussen
Preventief onderhoudsbeheer
Effectief onderhoudsbeheer behelst meer dan reparaties en probleemoplossing die onder correctief onderhoud vallen. Het omvat gepland onderhoud om defecten aan apparatuur te voorkomen voordat ze zich zouden voordoen, en om het risico van ongevallen te verminderen.
Concreet betekent dit dat overkoepelende onderhoudsplannen kunnen worden opgesteld, inspecties en controles kunnen worden gepland, apparatuur kan worden gecontroleerd op conformiteit met specifieke voorschriften en voorraden van reserveonderdelen kunnen worden geïnspecteerd.
Ook interessant: De rol van CMMS in preventief onderhoud
Mobiel CMMS
Als u voor een oplossing met een mobiele versie kiest, stelt u uw onderhoudstechnici in staat om veel responsiever en efficiënter te werken. Ze besparen veel tijd als ze op hun smartphone of tablet alle relevante informatie kunnen raadplegen en hun werk onderweg kunnen beheren. Zo hebben ze onder andere toegang tot de onderhoudshistoriek en technische documentatie van de apparatuur die ze onderhouden en kunnen ze hun interventierapport in real time aanleveren. Voor gebouwinspecties en conditiebeoordeling biedt een mobiele oplossing significante voordelen.
Ook interessant: Welke voordelen heeft een mobiel CMMS voor uw organisatie?
Beheer van personeel en belanghebbenden
Deze functionaliteit is essentieel voor de planning van interventies en vergemakkelijkt het toezicht op het personeel, met inbegrip van kwalificaties en bevoegdheden, interventietijden, ongevallen en afwezigheden. Bovendien kan de vooruitgang van de interventies worden opgevolgd en kunnen teams worden herschikt in geval van dringende interventies.
CMMS toegankelijk voor het software-ecosysteem van het bedrijf
De dagen van geïsoleerd CMMS zijn voorbij. CMMS speelt inderdaad een strategische rol in assetbeheer en moet daarom over standaard interfaces beschikken om gegevens uit te wisselen met andere soorten software in het ecosysteem: energie, facturatie, meubelinventaris enz.
CMMS afgestemd op de activiteiten van de dienstensector
Voor professionals in facility en property management is het van essentieel belang dat ze gebruik kunnen maken van een CMMS-oplossing met sectorspecifieke functionaliteiten.
Werkplekbeheer
Met de recente evolutie van de hybride werkmethodes is het voor professionals die met het onderhoud en de exploitatie van kantoorgebouwen zijn belast ondenkbaar om een CMMS te hebben zonder functionaliteit voor werkplekbeheer: de bezettingsgraad meten, ruimten reserveren, enz.
Toegang tot BIM
BIM (Building Information Modeling) is een methode waarbij een digitaal model van een gebouw wordt ontwikkeld om het ontwerp, de bouw en de exploitatie ervan te vergemakkelijken. Het wordt steeds meer gebruikt voor asset- en onderhoudsbeheer. CMMS-software waarin deze technologie kan worden geïntegreerd, biedt een groot voordeel aan onderhoudsprofessionals, omdat ze de communicatie, samenwerking en coördinatie van interventies door alle betrokken partijen vergemakkelijkt.
Ook interessant: FMBIM, of hoe gebouwonderhoud tijdens de exploitatiefase kan worden vergemakkelijkt
Slimme gebouwen
“Slim gebouw” is een term om de digitale technologieën te beschrijven die het mogelijk maken om in real time gegevens te registreren over de benutting van een gebouw (bezetting, temperatuur, enz.). Dankzij deze gegevens kunnen alle betrokkenen bij het onderhoud hun werkzaamheden bijsturen en de exploitatiekosten verlagen, en tegelijkertijd de levensduur van de apparatuur verlengen en betere diensten aan de gebruikers verlenen.
De voordelen van deze technologie zijn aanzienlijk. Het is daarom aan te bevelen om CMMS-software te kiezen met de mogelijkheid om gegevens te verzamelen en te gebruiken die afkomstig zijn van sensoren zoals die doorgaans in slimme gebouwen worden gebruikt.
Ook interessant: Wat is een slim gebouw?
Gratis CMMS-software: een goed idee?
De verleiding is groot om voor elke IT-tool een gratis oplossing te vinden die dezelfde functies heeft als betaalde software zonder een cent te betalen. Is dit mogelijk in het geval van CMMS?
Om de spanning er niet te lang te laten hangen: het antwoord is nee. Aangezien er geen echte open-source CMMS-software bestaat, zijn er slechts 2 soorten oplossingen die als een gratis CMMS-alternatief kunnen worden beschouwd: Excel en proefversies van betaalde software.
Kan het onderhoud met Excel worden beheerd?
Het antwoord is ja. In feite hebben veel bedrijven dit lange tijd gedaan. Tegenwoordig zijn er echter steeds minder die dat doen. Hoe komt dat?
De Excel-spreadsheetsoftware is relatief krachtig en veelzijdig. Ze faciliteert om informatie vast te leggen en te raadplegen, waardoor een beperkte follow-up van het onderhoud mogelijk wordt.
De toegang tot informatie en de mogelijkheid om werkzaamheden te plannen is echter zeer beperkt, vooral als er geen in-house Excel-expert is. Vanzelfsprekend biedt spreadsheetsoftware geen mobiele toepassing of onderhoudsspecifieke functionaliteit zoals geautomatiseerde taken of BIM-integratie.
Excel kun dus weliswaar als een gratis software voor basis onderhoudsbeheer worden beschouwd, maar het programma is beslist geen equivalent van een CMMS-oplossing.
Ook interessant: Wat gebruikt u het beste voor uw onderhoudsbeheer: CMMS-software of Excel?
Gratis versies van CMMS
De meeste CMMS-leveranciers bieden gratis versies aan van hun betalende oplossingen. Het gebruik hiervan is van bepaalde duur (meestal tussen een week en twee maanden) of het gaat over een versie die tot de basisfunctionaliteiten is beperkt. In ieder geval kunnen ze na verloop van tijd niet gebruikt worden als CMMS-software.
Hoe berekent u de ROI van een CMMS-oplossing?
Voor de berekening van het rendement (ROI) van een CMMS moet de winst die de software oplevert worden gedeeld door de kosten. Ter illustratie, als u met de implementatie van een CMMS-oplossing die 2.000 euro per jaar kost 30.000 euro per jaar kunt besparen, wordt de ROI als volgt berekend: (30.000-2.000)/2.000 = 14. Ze komt dus op 1400% per jaar neer. De grootste moeilijkheid bij deze berekening is om de behaalde winst te identificeren.
Over het algemeen wordt geschat dat de implementatie van een CMMS-oplossing de onderhoudskosten met 10 à 20% kan reduceren, afhankelijk van de gekozen oplossing en de activiteitensector van het bedrijf.
