De implementatie van CMMS-software om het onderhoudsbeheer te verbeteren is over het algemeen een verstandig initiatief dat aanzienlijke besparingen kan opleveren. Het succes hiervan is echter sterk afhankelijk van de gekozen oplossing.
Het kiezen van software die niet is aangepast aan de behoeften van het bedrijf kan namelijk desastreuze gevolgen hebben. Dit kan komen doordat de software te beperkt is in functionaliteit, niet kan evolueren in de tijd of niet efficiënt kan integreren met andere digitale tools.
Wat zijn de belangrijkste functionaliteiten van CMMS-software?
Een goede CMMS-software moet deze essentiële kenmerken bezitten:
Aanmaken van serviceaanvragen (onderhoudstickets)
Dit is de basisfunctie van elke CMMS-software. Wanneer gebruikers van een gebouw een defect tegenkomen, moeten ze eenvoudig een verzoek tot onderhoudsinterventie (ticket) kunnen aanmaken in de software. Deze mogelijkheid is essentieel voor het beheer van correctief onderhoud, waarbij technici gerapporteerde problemen oplossen.
Inventaris van gebouwen, assets en uitrusting
CMMS-software moet u in staat stellen om al uw gebouwen, bedrijfsmiddelen en apparatuur te inventariseren. Bovendien kunt u met een krachtige oplossing de verschillende apparaten lokaliseren, per categorie beheren en beschrijvingen en documenten toevoegen.
Beheer van werkbonnen
Met een goede CMMS-oplossing kun je werkorders voor correctief onderhoud definiëren met hun eigen workflows en statussen. U moet sjablonen kunnen maken voor terugkerende taken en regels voor automatische toewijzing kunnen definiëren om de verzend- en oplostijd te versnellen.
Een andere belangrijke vereiste is het beheer van medewerkers en leveranciers in één enkele omgeving en de controle van interventietijden en algehele prestaties (naleving van SLA’s).
Werkplanner en werkstatussen
Preventief onderhoudsbeheer
Effectief onderhoudsmanagement gaat verder dan reparaties en het oplossen van problemen die correctief onderhoud vormen. Het omvat gepland onderhoud om defecten aan apparatuur te voorkomen voordat ze optreden en om het risico op ongevallen te verminderen.
Concreet betekent dit dat overkoepelende onderhoudsplannen kunnen worden opgesteld, inspecties en controles kunnen worden gepland, apparatuur kan worden gecontroleerd op conformiteit met specifieke voorschriften en voorraden van reserveonderdelen kunnen worden geïnspecteerd.
Ook interessant: De rol van CMMS in preventief onderhoud
Mobiel CMMS
Door te kiezen voor een oplossing met een mobiele versie stelt u uw onderhoudstechnici in staat om veel sneller en efficiënter te werken. Ze besparen veel tijd als ze alle relevante informatie op hun smartphone of tablet kunnen raadplegen en hun werk onderweg kunnen beheren. Dit betekent ook dat ze toegang hebben tot de onderhoudsgeschiedenis en technische documentatie van de apparatuur die ze onderhouden en dat ze hun interventierapport in realtime kunnen indienen. Voor gebouwinspecties en conditiebeoordeling biedt een mobiele oplossing duidelijke voordelen.
Ook interessant: Welke voordelen heeft een mobiel CMMS voor uw organisatie?
Beheer van personeel en belanghebbenden
Deze functionaliteit is essentieel voor het plannen van interventies en vergemakkelijkt het monitoren van personeel, inclusief kwalificaties en autorisaties, interventietijden, incidenten en afwezigheden. Het stelt je ook in staat om de voortgang van interventies te bewaken en om herschikkingen uit te voeren, om teams in te zetten bij dringende interventies.
CMMS toegankelijk voor het software-ecosysteem van het bedrijf
De dagen van gecompartimenteerd CMMS zijn voorbij. CMMS speelt inderdaad een strategische rol in het beheer van bedrijfsmiddelen en moet van nature standaard interfaces hebben om uit te wisselen met alle soorten software in het ecosysteem: energie, facturatie, inventaris van meubilair…
CMMS afgestemd op de activiteiten van de dienstensector
Voor professionals in facility en property management is het van essentieel belang dat ze gebruik kunnen maken van een CMMS-oplossing met sectorspecifieke functionaliteiten.
Werkplekbeheer
Met de recente evolutie van de hybride werkmethodes is het voor professionals die met het onderhoud en de exploitatie van kantoorgebouwen zijn belast ondenkbaar om een CMMS te hebben zonder functionaliteit voor werkplekbeheer: de bezettingsgraad meten, ruimten reserveren, enz.
Toegang tot BIM
BIM (Building Information Modeling) is een aanpak waarbij een digitaal model van een gebouw wordt ontwikkeld om het ontwerp, de bouw en de exploitatie ervan te vergemakkelijken. Het wordt steeds vaker gebruikt voor het beheren van inventarisatie en onderhoud. CMMS-software die deze technologie kan integreren biedt een groot voordeel voor onderhoudsprofessionals, omdat het de communicatie, samenwerking en coördinatie van interventies door alle betrokken partijen vergemakkelijkt.
Ook interessant: FMBIM, of hoe gebouwonderhoud tijdens de exploitatiefase kan worden vergemakkelijkt
Slimme gebouwen
Een “slim gebouw” is een term die wordt gebruikt om de digitale technologieën te beschrijven die het mogelijk maken om in realtime gegevens te verzamelen over de werking van een gebouw (bezetting, temperatuur, enz.). Dankzij deze gegevens kunnen alle onderhoudsactoren hun acties aanpassen en de exploitatiekosten verlagen, terwijl ook de levensduur van de installaties wordt verlengd en de gebruikers een betere dienstverlening krijgen.
De voordelen van deze technologie zijn aanzienlijk. Het is daarom sterk aan te raden om CMMS-software te kiezen die gegevens kan verzamelen en benutten die worden geleverd door sensoren die gewoonlijk worden gebruikt in slimme gebouwen.
Ook interessant: Wat is een slim gebouw?
Gratis CMMS-software: een goed idee?
Voor elke IT-tool is het verleidelijk om een gratis oplossing te vinden om te profiteren van dezelfde functies als betaalde software zonder een cent te betalen. Is dit mogelijk in het geval van CMMS?
We zullen de spanning niet lang vasthouden: het antwoord is nee. Aangezien er geen echte open-source CMMS-software bestaat, kunnen slechts 2 soorten oplossingen worden beschouwd als gratis CMMS: Excel en proefversies van betaalde software.
Kan het onderhoud met Excel worden beheerd?
Het antwoord is ja. Sterker nog, veel bedrijven doen dit al heel lang. Maar tegenwoordig zijn ze steeds minder talrijk. Hoe komt dat?
Excel spreadsheet software is relatief krachtig en veelzijdig. Het is dus mogelijk om informatie vast te leggen en te raadplegen, zodat het onderhoud tot een minimum kan worden beperkt.
De toegang tot informatie en de planning van werkzaamheden is echter zeer beperkt, vooral als je geen Excel-expert in huis hebt. Uiteraard biedt spreadsheetsoftware geen mobiele applicatie of onderhoudsspecifieke functionaliteit zoals het automatisch aanmaken van taken of BIM-integratie.
Excel kun dus weliswaar als een gratis software voor basis onderhoudsbeheer worden beschouwd, maar het programma is beslist geen equivalent van een CMMS-oplossing.
Ook interessant: Wat gebruikt u het beste voor uw onderhoudsbeheer: CMMS-software of Excel?
Gratis versies van CMMS
De meeste CMMS-uitgevers bieden gratis versies van hun betaalde oplossingen. Maar het gebruik ervan is beperkt in de tijd (tussen een week en twee maanden, afhankelijk van het geval) of, als dat niet het geval is, is het een versie die beperkt is tot basisfunctionaliteit. In ieder geval kunnen ze niet worden gebruikt als CMMS-software voor langere tijd.
Hoe berekent u de ROI van een CMMS-oplossing?
De Return on Investment (ROI) van een CMMS wordt berekend door de voordelen van de software te delen door de kosten. Als je bijvoorbeeld met de implementatie van een CMMS dat 2000 euro per jaar kost, 30.000 euro per jaar kunt besparen, wordt de ROI als volgt berekend: (30,000-2000)/2000 = 14. Het is dan 1400% per jaar. De grootste moeilijkheid bij deze berekening is het identificeren van de gemaakte winst.
Over het algemeen wordt geschat dat de implementatie van een CMMS-oplossing de onderhoudskosten met 10 à 20% kan reduceren, afhankelijk van de gekozen oplossing en de activiteitensector van het bedrijf.
