Facto a publié un article approfondi sur le projet pilote de système de gestion du lieu de travail du gouvernement central néerlandais, basé sur une interview de Paul Pegels, responsable du programme Environnement de travail physique au ministère de l’Intérieur et des Relations au sein du Royaume. Dans cet entretien, il explique comment le gouvernement utilise les données relatives au lieu de travail pour repenser les espaces de travail et l’immobilier. Spacewell est fier d’être le partenaire technologique de ce système, qui transforme 14 500 capteurs de mouvement en informations exploitables sur l’occupation, le comportement et les besoins du lieu de travail.
Gestion du lieu de travail fondée sur les données dans les administrations publiques
Le projet pilote de gestion du lieu de travail a démarré dans huit administrations. L’objectif était d’obtenir une vision objective de l’utilisation du lieu de travail. Auparavant, les équipes s’en remettaient à des comptages manuels et à leur intuition. Désormais, grâce aux capteurs installés sur les postes de travail et dans les salles de réunion, les équipes peuvent réellement voir ce qui se passe. Grâce aux données collectées en temps réel par les capteurs, les équipes peuvent enfin voir quels espaces sont réellement utilisés et lesquels ne le sont pas. Cela permet également de mettre en évidence les raisons d’une faible utilisation. Certaines salles sont trop chaudes ou trop froides. D’autres ne sont tout simplement pas adaptées à la façon dont les gens travaillent aujourd’hui. Au lieu de s’appuyer sur des hypothèses, les équipes prennent des décisions basées sur des faits.
Les données sur l’occupation des lieux de travail
L’une des principales conclusions est que la perception d’un taux d’occupation maximal est souvent un mythe: les employés peuvent avoir l’impression que le bureau est plein, alors que les données montrent que le taux d’occupation réel dépasse rarement 60 %. Il ne s’agit donc plus de dire « nous avons besoin de plus de bureaux », mais plutôt « nous avons besoin d’une meilleure combinaison d’espaces », comme plus de zones de concentration, de cabines téléphoniques et de zones de collaboration informelles, et moins de grandes salles de réunion qui ne sont jamais occupées à 100 %.
Confidentialité et adoption des systèmes de gestion du lieu de travail
L’introduction d’un système de gestion du lieu de travail est autant une question de personnes que de technologie. Les questions relatives à la protection de la vie privée et à la surveillance se posent rapidement. Le système enregistre donc des données de présence, et non des données personnelles. Les réservations sont rendues anonymes après utilisation et les profils ne sont visibles que si les employés le souhaitent.
Il existe également des défis pratiques. Les gens déplacent les meubles, de sorte que les plans d’étage numériques ne correspondent plus à la réalité. D’autres essaient de jouer avec le système en couvrant ou en déplaçant les capteurs. Chacune de ces situations donne lieu à de nouvelles discussions et à des ajustements. Paul Pegels a insisté sur le fait que les données relatives au lieu de travail sont d’autant plus précieuses qu’elles sont utilisées pour susciter des conversations réelles et factuelles avec les employés sur leurs besoins et sur la manière dont le lieu de travail peut répondre à la façon dont ils souhaitent travailler.
« Souvent, vous n’avez pas besoin de plus de lieux, mais d’une plus grande variété de lieux »
– Paul Pegels
Program manager | Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Mise à l’échelle de Spacewell Workplace dans les bureaux du gouvernement néerlandais
Ce projet pilote fait partie d’une collaboration plus large dans le cadre de laquelle le gouvernement central néerlandais a choisi Spacewell pour fournir son logiciel de gestion des lieux de travail à grande échelle. Un contrat officiel a été conclu pour déployer Spacewell Workplace à l’échelle nationale dans environ la moitié des 159 bureaux du gouvernement, en se concentrant sur les sites comptant plus de 1 000 postes de travail et en les équipant de capteurs par phases à partir de 2026 et 2027.
La plateforme de Spacewell accompagne les employés et les gestionnaires d’établissements dans cette transformation : les employés peuvent trouver et réserver des espaces de travail adaptés, tandis que les données agrégées et anonymisées donnent aux équipes des établissements, de l’immobilier et des ressources humaines une image partagée et basée sur des faits de la façon dont le lieu de travail est réellement utilisé. Cela permet d’optimiser les aménagements, d’ajuster les politiques du travail et de repenser le portefeuille, par exemple en consolidant les mètres carrés qui sont structurellement sous-utilisés.
Utiliser les données sur le lieu de travail pour atteindre des objectifs sociaux et de développement durable
L’un des points forts de l’interview est que les données relatives au lieu de travail peuvent créer de la valeur bien au-delà du FM. Lorsque les taux d’occupation et d’utilisation sont constamment bas, il devient réaliste d’envisager de céder des immeubles de bureaux et de les transformer en espaces résidentiels indispensables, transformant ainsi les données relatives au lieu de travail en une contribution sociale concrète.
Pegels compare même cette combinaison d’informations sur le lieu de travail et d’autres informations sur les installations à la recherche de « la poule aux œufs d’or », ce qui traduit sa conviction qu’une utilisation plus intelligente des données permettra de dégager une valeur majeure pour le travail hybride, l’optimisation de l’immobilier et le développement durable. À l’avenir, l’ambition est d’enrichir le système de gestion du lieu de travail avec des sources de données supplémentaires telles que des capteurs de CO₂ et des compteurs de personnes, et de le relier à des systèmes tels que le contrôle d’accès afin que les informations sur la présence, la qualité de l’air et l’utilisation puissent améliorer davantage l’expérience des employés et soutenir des bureaux gouvernementaux plus durables et à l’épreuve du temps, la technologie de Spacewell étant un facilitateur important.
Les lecteurs qui souhaitent connaître tous les détails de cette affaire gouvernementale inspirante peuvent cliquer ici pour lire l’article néerlandais complet sur le site web de Facto.
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