Dans le contexte actuel d’évolution rapide des entreprises, où 70 % des coûts opérationnels sont liés à la gestion des installations, l’élaboration d’une solide stratégie de gestion des installations n’est pas seulement bénéfique, elle est essentielle. La gestion des installations (FM) va au-delà de la supervision des bâtiments physiques ; elle améliore l’efficacité et la longévité des actifs d’une organisation tout en garantissant un environnement de travail sûr et productif pour tous.
Mais qu’est-ce qui distingue une stratégie de gestion des installations et comment les entreprises peuvent-elles adapter une telle stratégie à leurs besoins particuliers ? Entrons dans les détails.
Qu’est-ce qu’une stratégie de gestion des installations ?
Une stratégie de gestion des installations est un plan complet qui décrit comment les actifs physiques et les environnements d’une organisation seront gérés et entretenus pour soutenir ses activités principales. Elle englobe un large éventail de fonctions, allant de l’aménagement de l’espace et de la maintenance de l’infrastructure aux protocoles de sécurité et à la durabilité de l’environnement. L’objectif ? Optimiser les performances des installations, prolonger le cycle de vie des actifs et, en fin de compte, améliorer l’efficacité et la rentabilité de l’organisation. La stratégie ne se limite pas à réparer ce qui est cassé ; elle garantit la création (proactive) d’espaces qui stimulent la productivité et l’innovation.
4 raisons pour lesquelles les entreprises ont ou doivent avoir une stratégie de gestion des installations
Une stratégie FM bien définie est l’épine dorsale de l’excellence opérationnelle. Elle permet aux entreprises de :
- Réduire les coûts : en optimisant l’utilisation des actifs et en mettant en œuvre la maintenance préventive, les entreprises peuvent réduire considérablement leurs dépenses opérationnelles. L’efficacité économique de la maintenance prédictive se situe en moyenne entre 12 et 25 %.
- Améliorer la sécurité et la conformité : une approche stratégique du FM garantit que les installations répondent aux normes réglementaires et offrent un environnement sûr aux employés et aux visiteurs.
- Stimuler la productivité : des installations bien entretenues et gérées efficacement contribuent à un environnement de travail plus productif et plus satisfaisant, ce qui a un impact direct sur les performances et le bonheur des employés. L’amélioration du bonheur des employés peut se traduire par une augmentation de 20 % de la productivité.
- Durabilité: l’intégration de pratiques écologiques dans les stratégies de gestion des finances publiques aide les entreprises à réduire leur empreinte environnementale, en s’alignant sur les objectifs mondiaux de durabilité et sur les ambitions de la marque.
Les éléments clés d’une stratégie de gestion des installations
Une stratégie efficace de gestion des installations (FM) comporte de multiples facettes et vise à assurer le bon fonctionnement et la durabilité des actifs physiques et de l’environnement de travail d’une entreprise.
Gestion des actifs
Elle comprend essentiellement la gestion des actifs, qui se concentre sur l’entretien et l’amélioration des propriétés physiques pour une performance optimale, comme la mise en œuvre d’un calendrier de maintenance préventive pour les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation afin d’allonger leur durée de vie. En planifiant de manière proactive les tâches de maintenance, les entreprises peuvent réduire de manière significative le risque de défaillance des équipements, augmenter leur temps de fonctionnement et leur disponibilité, et réduire les coûts des réparations d’urgence.
L’optimisation de l’espace
L’optimisation de l’espace est un autre élément crucial. Cet aspect implique l’utilisation efficace des espaces de travail pour s’adapter à l’évolution des besoins et des styles de travail de l’entreprise, comme la reconfiguration de l’agencement des bureaux pour prendre en charge des modèles de travail hybrides.
Gestion énergétique
La gestion de l’énergie est essentielle pour réduire la consommation et les coûts, avec des initiatives telles que la modernisation des bâtiments avec des éclairages LED pour améliorer l’efficacité énergétique tout en contribuant aux objectifs économiques et environnementaux. L’utilisation d’un système de gestion de l’énergie (SGE) pour superviser l’utilisation de l’énergie au sein de votre organisation peut permettre de réaliser des économies d’énergie allant jusqu’à 30 %.
Sécurité et conformité
Garantir la sécurité et la conformité est un élément fondamental, qui nécessite des stratégies pour répondre aux normes de santé, de sécurité et aux normes réglementaires spécifiques à l’industrie. Des exercices de sécurité réguliers et des audits de conformité font partie intégrante d’une stratégie de gestion des installations de premier ordre.
Intégration de la technologie
Enfin, l’intégration des technologies modernes, notamment l’IdO et l’IA, améliore les processus de gestion des installations. Par exemple, , en utilisant des capteurs intelligents pour surveiller et ajuster l’éclairage et la température en temps réel afin d’améliorer le confort et l’efficacité. Ensemble, ces éléments constitutifs forment une approche FM complète qui favorise la réussite et l’efficacité globales des opérations immobilières et des installations.
Mise en œuvre de la stratégie de gestion des installations
La mise en œuvre d’une stratégie globale de gestion des installations est un processus essentiel pour les organisations qui souhaitent optimiser leurs actifs physiques et leurs environnements de travail. Ce processus implique un mélange réfléchi de planification, de technologie et de meilleures pratiques pour s’assurer que les installations ne répondent pas seulement aux besoins opérationnels actuels, mais qu’elles sont également adaptables.
1) Évaluation de la situation actuelle en matière de gestion des installations
Avant toute chose, la planification stratégique des installations commence par une évaluation approfondie de la stratégie actuelle de votre organisation en matière de gestion des installations. Il est essentiel d’avoir une image claire de la situation de votre organisation avant de définir la direction à prendre. Pour ce faire, il faut évaluer la capacité et l’utilisation de vos installations : des indicateurs clés qui guident la prise de décision en matière de gestion des installations. En comprenant ces éléments, vous pouvez identifier les domaines potentiels d’amélioration ou d’expansion, en veillant à ce que le plan de gestion des installations soutienne les objectifs à long terme de l’organisation.
Après avoir compris les performances actuelles de la gestion des installations, l’étape suivante consiste à comprendre ce qu’est la réussite : s’agit-il d’optimiser l’utilisation de l’espace, d’améliorer la productivité des employés ou, peut-être, de mettre en œuvre des pratiques durables ? Une fois ces objectifs définis, l’étape suivante consiste à élaborer un guide de plan de gestion des installations qui décrit les étapes spécifiques nécessaires pour atteindre ces objectifs.
Pour aligner les stratégies de gestion des installations sur les objectifs de l’organisation, il est essentiel de considérer le plan de gestion des installations non seulement comme une série de tâches visant à maintenir les actifs physiques, mais aussi comme un cadre stratégique qui permet à l’organisation de progresser. Cet alignement garantit que chaque décision prise dans le cadre de la gestion des installations contribue directement aux objectifs plus larges de l’organisation, qu’il s’agisse d’améliorer la productivité, la durabilité ou le bien-être des employés.
2) Mise en œuvre du plan dans l’organisation
Une fois le plan stratégique en main, l’accent est mis sur la mise en œuvre. Cette phase consiste à mettre le plan en œuvre par le biais d’une gestion de projet détaillée, d’une affectation des ressources et d’une programmation. Il est essentiel de maintenir des lignes de communication ouvertes avec toutes les parties prenantes afin de s’assurer de leur adhésion et de minimiser les perturbations des opérations. Une mise en œuvre efficace exige également de la flexibilité : des défis imprévus peuvent survenir, nécessitant des ajustements au plan. Le suivi des progrès réalisés par rapport aux étapes du plan permet d’intervenir en temps utile et de maintenir le projet sur la bonne voie.
Pour y parvenir, les gestionnaires d’établissement doivent posséder des compétences de premier ordre en matière de gestion de projet et coordonner soigneusement les activités avec les fournisseurs, les entrepreneurs et les équipes internes. Ils doivent continuellement aligner les efforts et s’assurer que toutes les activités contribuent aux objectifs stratégiques. Leurs responsabilités consistent souvent à superviser les rénovations, à déployer de nouvelles technologies et à reconfigurer les espaces pour améliorer l’efficacité et la fonctionnalité.
3) Suivi du plan de gestion des installations
Le suivi du plan de gestion des installations implique des contrôles réguliers afin d’évaluer les performances par rapport aux objectifs fixés. Cette surveillance continue garantit que les opérations s’alignent sur la stratégie générale de l’organisation, ce qui permet de procéder à des ajustements en temps réel.
Lors de l’évaluation, en revanche, les gestionnaires d’installations se plongent plus profondément dans les données. Ils analysent les données et le retour d’information pour comprendre l’efficacité du guide du plan de gestion des installations. Cette étape est cruciale pour célébrer les réussites, identifier les domaines à améliorer et prendre des mesures sur la base de ces informations.
4) Évaluation et mise à jour de la stratégie
L’adaptation est la phase finale, mais permanente. Le paysage des entreprises est en constante évolution, tout comme les besoins des installations. L’adaptation du plan de gestion des installations permet de s’assurer qu’il reste pertinent et efficace. Qu’il s’agisse d’intégrer de nouvelles technologies, de répondre à des changements dans la dynamique du lieu de travail ou de mettre en œuvre des initiatives de développement durable, la flexibilité est essentielle. En adoptant une culture de l’amélioration continue, vous vous assurez que votre stratégie de gestion des installations non seulement répond aux attentes, mais les dépasse. Cette attitude et les actions qui en découlent aident votre organisation à se rapprocher de sa vision.
Suivi des performances de la stratégie de l’établissement
La mesure des performances est essentielle à la réussite de toute stratégie de FM. Les indicateurs clés de performance (ICP) tels que les coûts opérationnels, l’efficacité énergétique et les taux d’utilisation de l’espace fournissent des informations précieuses sur le fonctionnement de la stratégie. Des examens réguliers et des ajustements basés sur ces mesures garantissent que la stratégie reste alignée sur les objectifs de l’organisation et s’adapte à l’évolution des besoins.
Pour suivre ces ICP, les gestionnaires d’installations peuvent s’appuyer sur des logiciels de gestion d’installations avancés et des capteurs IoT qui collectent des données en temps réel, fournissant ainsi un aperçu continu des opérations de l’installation. L’analyse des tendances et des écarts dans ces ICP aide à identifier les domaines qui nécessitent une attention particulière. Par exemple, comprendre les schémas d’occupation des espaces de bureaux permet de déterminer les moyens de réduire les coûts. Grâce à ce cycle continu de mesure, d’analyse et d’ajustement, la performance des installations peut être systématiquement améliorée pour atteindre et dépasser les objectifs de l’organisation.
Comment les logiciels améliorent votre stratégie de gestion des installations
Dans le paysage en constante évolution de la gestion des installations, l’intégration de la technologie est devenue la pierre angulaire du développement et de l’amélioration des stratégies de gestion des installations. Spacewell est à l’avant-garde de cette transformation, offrant des solutions reconnues et de premier ordre qui s’alignent de manière transparente sur votre guide de plan de gestion des installations. Notre technologie logicielle contribue à simplifier les opérations et offre des perspectives qui améliorent l’efficacité, la durabilité et la rentabilité dans divers aspects de la gestion des installations.
Au cœur de nos solutions se trouve la capacité à transformer les données en décisions. Nos outils permettent aux gestionnaires d’installations de disposer d’analyses en temps réel et de capacités de maintenance prédictive, garantissant que chaque aspect de votre plan de gestion des installations est optimisé pour des performances maximales.
