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Fünf Wege, wie Arbeitsplatzanalytik das hybride Büro besser funktionieren lässt

18. Mai 2021

Letztes Jahr führte der Beginn der Pandemie dazu, dass mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten als jemals zuvor. Lockdown-Richtlinien und Einschränkungen ließen Büros fast über Nacht leer werden. Für einige Unternehmen war die (gelegentliche) Arbeit von zu Hause nicht neu, für andere war es eher ein Schock. Doch im Allgemeinen waren die ersten Rückmeldungen zu diesem gewaltigen, obligatorischen Home-Office-Experiment überwältigend positiv: Die meisten Mitarbeiter blieben während der Quarantäne produktiv, was bald die Frage aufkommen ließ, ob Büros überhaupt noch gebraucht werden.

Obwohl sie inzwischen radikaler als zuvor formuliert werden, sind Fragen nach dem Nutzen von Büroräumen nicht neu. So hatten bereits Leesman-Benchmark-Studien gezeigt, dass viele Büros nicht ausreichen, um den Mitarbeitern produktives Arbeiten zu ermöglichen. Nicht nur, dass Büros ihre Mitarbeiter enttäuschen; sie neigen auch dazu, bis zur Hälfte ihrer Fläche zu verschwenden.

Mit der fortschreitenden Verlagerung zum Arbeiten von zu Hause aus haben die Mitarbeiter begonnen, die negativen Auswirkungen des Verlusts von gemeinsamen physischen Räumen und des persönlichen Kontakts mit Kollegen zu spüren. Die Zoom-Müdigkeit hat eingesetzt, das Onboarding und Mentoring neuer Kollegen und Kolleginnen ist schwieriger geworden, und die Mitarbeiter berichten zunehmend, dass sie sich gestresst und isoliert fühlen und unter einer niedrigen Arbeitsmoral leiden. Außerdem glauben nur wenige Führungskräfte, dass die Unternehmenskultur in einem reinen Fernarbeitssystem lebendig gehalten werden kann.

Besprechung von Kollegen am Schreibtisch mit iMac

Übergang zu hybridem Arbeiten

Was bedeutet das für unsere zukünftigen Arbeitsplätze? Umfragen, z. B. die von PwC in den USA durchgeführte Studie zum Thema Remote-Arbeiten, haben gezeigt, dass die meisten Unternehmen auf einen hybriden Arbeitsplatz zusteuern, d. h. Mitarbeiter arbeiten von verschiedenen Standorten aus, wobei das Büro (meist) gemeinsam genutzte (d. h. nicht zugewiesene) Schreibtische, Räume und Annehmlichkeiten bietet:

Das Modell des hybriden Arbeitsplatzes umfasst die Flexibilität, die die meisten Mitarbeiter mittlerweile erwarten. Aber es bringt auch neue Herausforderungen für Immobilienteams und Arbeitsplatzverantwortliche mit sich, wenn es darum geht, wie Büroflächen konfiguriert und verwaltet werden. Es besteht immer noch eine große Unsicherheit in Bezug auf die Büronutzung nach der Pandemie. Und solange die Arbeitsplatzverantwortlichen nicht verstehen, wie verschiedene Mitarbeiter das Büro im neuen Arbeitsumfeld nutzen werden, ist es schwer zu sagen, was angepasst werden muss. Daten sind daher der Schlüssel zur Optimierung des Arbeitsplatzes und zur Schaffung einer großartigen Mitarbeitererfahrung.

Die Rolle von Daten und Analyseplattformen

Wenn Menschen die Wahl haben, besteht die eigentliche Herausforderung für Büros in der Zukunft darin, ein Ort zu werden, den man gerne besucht. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Arbeitsplatz-Analyseplattformen bei diesen Überlegungen helfen können.

1. Definieren Sie das Büro neu, im Zusammenhang mit den Geschäftszielen

Kein Unternehmen will eigentlich wirklich ein Büro. Was Unternehmen wirklich wollen, ist ein „Werkzeug“, das Wohlbefinden, Engagement und Produktivität der Mitarbeiter verbessert. Wenn man weiß, dass 90 % der Betriebskosten eines Unternehmens auf Gehälter entfallen (JLLs 3/30/300-Faustregel), sollte die Optimierung des Arbeitsplatzes für die Mitarbeiter eine geschäftliche Priorität für jedes zukunftsorientierte Unternehmen sein. Doch Leesman, ein Forschungsunternehmen, das sich auf die Messung und Analyse der Mitarbeitererfahrung spezialisiert hat, stellte 2019 fest, dass fast 40 Prozent der Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihr Arbeitsplatz ihnen nicht ermöglicht, produktiv zu arbeiten. Die Rückkehr ins Büro nach der Pandemie bietet eine einzigartige Gelegenheit, es besser zu machen.

2. Gewinnen Sie Einblicke in Raumnutzung und Umgebungsbedingungen

Ein gesunder, menschenorientierter Arbeitsplatz braucht zuverlässige Daten über Raumnutzung und Raumklima.

Moderne Analyseplattformen nutzen detaillierte Sensordaten, um ein genaues Bild davon zu erhalten, wie die verschiedenen Räume in einem Gebäude während des Tages genutzt werden und welchen Komfort sie bieten. Durch die Überwachung der Raumluftqualität in Räumen und Flächen können Gebäudemanager auch erkennen, in welchen Bereichen Umweltprobleme oder ein erhöhtes Risiko der Übertragung von Viren durch die Luft bestehen.

Air quality dashboard

3. Büroflächen richtig dimensionieren und Portfolio-Entscheidungen unterstützen

Durch die Verfolgung von Belegung und Auslastung können Immobilienteams feststellen, welche Räume nicht ausgelastet sind oder stark beansprucht werden und den Arbeitsplatz neu konfigurieren, um Angebot und Nachfrage aufeinander abzustimmen. In einer hybriden Arbeitsumgebung werden zugewiesene Schreibtische die meiste Zeit leer sein, was eine Verschwendung von Platz und Geld ist. Durch die Ermöglichung einer flexiblen Sitzordnung kann die Fläche für Schreibtische zugunsten von kollaborativen Bereichen reduziert werden; alternativ kann ein Teil des Raums untervermietet oder freigegeben werden.

4. Echtzeit-Ansichten der Büronutzung bereitstellen

Für ein reibungsloses Arbeitsplatzerlebnis werden Sensordaten über die Grundrisse gelegt und den Mitarbeitern auf ihren Smartphones und anderen digitalen Touchpoints zur Verfügung gestellt. Die Gebäudenutzung wird vollständig transparent und Mitarbeiter können geeignete Räume mit den gewünschten Einrichtungen und Umgebungsbedingungen leicht finden und reservieren.

Konzept der grünen Kreislaufwirtschaft

5. Aktivitätsbasierte Dienste ermöglichen

Genauso wie Arbeitsplätze mit zugewiesenen Sitzplätzen Platz machen für flexiblere Büroaufteilungen, wird die Servicebereitstellung nach festen Zeitplänen durch aktivitätsbasierte Dienste ersetzt. Diese dynamischere Art der Bereitstellung von Dienstleistungen konzentriert den Einsatz dort, wo er am wichtigsten ist, gesteuert durch aktuelle Richtlinien und die tatsächliche Nutzung, die in Echtzeit verfolgt wird.

Hausmeister erhalten visuelle Anweisungen auf mobilen Geräten, die ihnen auf digitalen Grundrissen zeigen, wohin sie gehen und welche Aufgaben sie ausführen müssen. Die Gebäudenutzer sind zufriedener und die Arbeitszufriedenheit steigt.

Work Assistant

Der Weg in die Zukunft

Die aktuelle Pandemie-Situation ist beispiellos in der jüngeren Geschichte, was bedeutet, dass es keine einfache Vorlage für die Zukunft gibt. Die Maßstäbe des letzten Jahres sind nicht mehr gültig, und wir befinden uns weitgehend auf unbekanntem Terrain. Plattformen für Arbeitsplatzanalytik werden daher entscheidend sein, um die neue Arbeitswelt zu erfassen. Sie liefern Erkenntnisse, die auf tatsächlichen Nutzungsdaten basieren und ermöglichen es Immobilienteams, ein Arbeitsplatzerlebnis zu bieten, das die Bindung von Talenten, Wohlbefinden, Innovation und Wachstum fördert.

Setzen Sie in Ihrem Unternehmen Arbeitsplatzanalysen ein, um das Arbeitsplatzerlebnis zu optimieren? Wir sind an Ihrer Perspektive interessiert. Wenn Sie Fragen oder Kommentare haben oder sich mit uns austauschen möchten, kontaktieren Sie mich bitte über LinkedIn oder nutzen Sie die Kontaktschaltfläche unten.

Von Eric Van Bael

Von Eric Van Bael

CEO von Spacewell

Eric Van Bael ist CEO bei Spacewell, einem anerkannten PropTech- und Beratungsunternehmen, das Kunden auf der ganzen Welt dabei unterstützt, Gebäude für Menschen arbeiten zu lassen.

Bevor Eric zu Spacewell kam, war er in verschiedenen Führungspositionen in den Benelux-Staaten, der EMEA-Region und weltweit bei Hewlett Packard und EDS tätig.

Eric Van Bael ist eine erfahrene Führungskraft im Technologiebereich, die sich leidenschaftlich für strategische Wertschöpfung und den Aufbau dauerhafter Win-win-Beziehungen einsetzt.

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