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CAFM+ und Intelligentes Arbeitsplatzmanagement

Agiles Arbeiten besser machen
18. August 2020

Im Blog-Beitrag der letzten Woche haben wir über die Leistungsfähigkeit von Sensordaten diskutiert, um neue Raumreservierungsfunktionen in einem herkömmlichen CAFM verfügbar zu machen. Reservierungssysteme sind jedoch – zusammen mit gut konzipierten Benutzer-Touchpoints – nicht nur hilfreich für die Verwaltung von Konferenz- und Besprechungsräumen, sondern auch unerlässlich für die funktionelle Wirksamkeit agiler Arbeitsplätze. Wie bei der Raumreservierung und -reinigung kann ein gut konzipiertes CAFM für sich allein genommen leistungsstark sein, aber Sensortechnologien, die das Arbeitsplatzmanagementsystem mit Echtzeitdaten aufrüsten, können die Produktivität steigern und gleichzeitig die Benutzererfahrung verbessern.

Bild CAFM+ und Intelligentes Arbeitsplatzmanagement

Das Versprechen und die Gefahr agiler Arbeitskonzepte

Zunächst einmal ist es wichtig zu klären, was wir unter einem agilen Arbeitsplatz verstehen. Vor der Einführung räumlicher Distanzierungsmaßnahmen war in den letzten Jahren ein zunehmender Trend weg von zugewiesener Sitzordnung hin zu flexibleren Arbeitskonzepten zu beobachten. In einer agilen Arbeitsumgebung könnten sich die Mitarbeiter Sitzplätze teilen („Hot-Desking“), frei zwischen Sitzplätzen innerhalb eines abgegrenzten Bereichs wählen oder – wie im Fall der Spacewell-Zentrale – je nach ihren Präferenzen und Bedürfnissen im Laufe eines Arbeitstages überall im Büro Platz nehmen dürfen.

In einer völlig agilen Arbeitswelt könnten die Mitarbeiter morgens an einem sonnigen Fensterschreibtisch sitzen, sich am frühen Nachmittag an einen betriebsamen Bench begeben und am späten Nachmittag in einer abgeschirmten Rückzugskabine sitzen. Dabei können die Mitarbeiter ihren Sitzplatz nicht nur nach ihren Präferenzen wählen, sondern in einem vollständig offenen Konzept teilen sich die Mitarbeiter auf allen Ebenen innerhalb des Unternehmens die gleichen Räume. Damit sind spontane Begegnungen und Mentoring-Gelegenheiten mit dem oberen Management viel wahrscheinlicher als an einem herkömmlichen Arbeitsplatz. In der Spacewell-Zentrale sitzt man vielleicht einen ganzen Tag lang neben unserem CEO.

Untersuchungen zeigen, dass ein agiles Konzept, wenn es gut funktioniert, zu einem angenehmen, benutzerzentrierten Arbeitsplatz führen kann, der die Produktivität fördert, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht und zur Mitarbeiterbindung beiträgt. Dennoch gibt es unzählige Horrorgeschichten von überfüllten Büros, in denen Räume schwer zu finden sind, der Lärmpegel ein reibungsloses Funktionieren behindert und die Mitarbeiter davon überzeugt sind, dass das agile Konzept nichts anderes ist als der skrupellose Versuch ihres Arbeitgebers, Geld zu sparen. Angesichts dieser stark divergierenden Ergebnisse ist klar, dass die Anforderungen für die richtige Umsetzung des agilen Arbeitskonzepts hoch sind.

Verbesserung der Agilität mit Echtzeitdaten

Welche Unterstützung bietet also das Intelligente Arbeitsplatzmanagement? Es gibt mehrere leistungsstarke Funktionen in Reservierungssystemen, die die Reibungen bei der Suche nach einem Sitzplatz verringern und die Gebäudenutzer dabei unterstützen können, den richtigen Arbeitsplatz zur richtigen Zeit zu finden.

Zunächst einmal kann ein Intelligentes Reservierungssystem die Suche nach einem freien Sitzplatz erleichtern. Eine einfache Möglichkeit besteht darin, Check-ins aus der Ferne zuzulassen, bei denen die Gebäudenutzer einen Schreibtisch für den Tag oder nur für ein paar Stunden finden und reservieren. Bei einer komplexeren Version wird ein Reservierungssystem mit Sensoren gekoppelt, die anzeigen, welche Schreibtische tatsächlich genutzt werden, sodass die Benutzer leicht einen Platz in einem bevorzugten Teil des Gebäudes finden können. Diese beiden Merkmale gewinnen zunehmend an Bedeutung, da Arbeitgeber die verfügbaren Räume aufgrund der räumlichen Distanzierung reduzieren.

Für Mitarbeiter, die sich dafür entscheiden, kann das Check-in-System durch eine Personensuchfunktion (‚People Finder‘) weiter ergänzt werden. Mit dieser Funktion können die Porträts oder Avatare der Mitarbeiter auf einer Karte mit ihrem Reservierungsort angezeigt werden, um den Kollegen das Auffinden zu erleichtern – ein besonders wertvolles Feature in der heutigen Zeit, in der es aufgrund des höheren Anteils an Telearbeit schwierig ist, zu wissen, wer überhaupt an einem bestimmten Tag im Büro ist.

Ein letztes Upgrade auf ein Intelligentes Arbeitsplatzmanagement, das über die Reservierungen hinausgeht, enthält darüber hinaus Kontextinformationen. Während Benutzer anhand der oben erwähnten Nutzungsdaten erahnen können, wie viele Personen sich in einem Bereich befinden, können farbcodierte Zuordnungen und Überfüllungswarnungen die Suche nach ruhigeren Bereichen erleichtern, insbesondere über mehrere Etagen oder Gebäudeflügel hinweg. Darüber hinaus können verschiedene Arten von Sensoren weitere wichtige Informationen liefern, die den Benutzer bei seiner Wahl leiten können. Beispielsweise können Komfortsensoren eine Vielzahl von Variablen wie Temperatur und Feuchtigkeit messen. Benutzer können ihre Räume außerdem bewerten und so zusätzliche Datenpunkte für ihre Kollegen bereitstellen. Über eine praktische Mobil- oder Kiosk-App können solche kontextbezogenen Informationen es den Mitarbeitern erleichtern, Bereiche zu finden, die ihren persönlichen Komfortwünschen entsprechen.

Blick in die Zukunft

Wie bei den anderen Funktionen, die in dieser Serie hervorgehoben wurden, entwickeln sich intelligente Arbeitsplatzmanagementsysteme ständig weiter. Intensiv erforscht wird der Bereich des persönlichen Assistenten, eine mobile App, die dem Benutzer alle Sensor- und Reservierungsdaten bereitstellt. Obwohl maschinelle Lernalgorithmen und KI bereits leistungsfähige Tools sind, eröffnen sie außerdem Perspektiven für wirklich individualisierte Empfehlungen und – mit zunehmender Integration in einer Vielzahl von Gebäudesystemen – die Möglichkeit, Faktoren wie Licht und Temperatur zu personalisieren. Letztendlich besteht das Ziel der Zusammenführung des herkömmlichen CAFM und fortschrittlichen Sensortechnologien darin, die Funktionalität der Gebäude und Arbeitsplatzkonzepte für jeden Nutzertyp zu verbessern. Intelligente Arbeitsplatzmanagementsysteme verbessern bereits agiles Arbeiten für Mitarbeiter, Besucher und alle Personen, die sie unterstützen.

Dieser Beitrag ist Teil 4 einer laufenden Serie über CAFM+. In früheren Blogs wurde das Konzept CAFM+ vorgestellt und intelligente Reinigung und intelligente Raumreservierungen wurden diskutiert. Wenn Sie Benachrichtigungen über zukünftige Ergänzungen dieser Serie und andere Spacewell-Wissensinhalte erhalten möchten, melden Sie sich bitte hier an.

Von Nicole Weygandt, Ph.D.

Leiterin Strategische Entwicklung bei Spacewell

Dr. Weygandt ist Leiterin Strategische Entwicklung bei Spacewell und verfügt über Berufserfahrung in den Bereichen Finanzen, Energie und Hochschulbildung. Zuvor arbeitete sie als Forschungsleiterin bei der Projektfinanzierungs-Beratungsfirma Taylor-DeJongh und hatte Forschungsstipendien an der Princeton University und der Northwestern University. Dr. Weygandt erhielt ihren Doktortitel von der Cornell University und hat Abschlüsse von der Georgetown University und der University of Chicago.

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