In seiner einfachsten Form ermöglicht ein Raumreservierungssystem für Konferenzräume den Gebäudenutzern, einen bestimmten Raum auszuwählen und für eine bestimmte Zeit zur Einzel- oder Gruppennutzung zu reservieren. Dieses Grundprinzip kann auf vielfältige Weise modifiziert werden, häufig ohne dass Sensoren integriert werden müssen. Zu den gefragten Funktionen bei Reservierungssystemen zählen u. a.:
- Beschränkung des Zugangs zu bestimmten Räumen
- Buchen von Services oder Ausrüstung zusammen mit dem Raum
- Automatische Zeitzuweisung für Einrichtung und Reinigung
- Rückbuchungen
- Daten abblocken
- Buchungsbestätigung und Anmelde-Verfahren
- Mehrere Buchungs-Touchpoints
Ein durchdachtes CAFM ist in der Lage, all diese Bedürfnisse (und mehr) zu erfüllen. Was ein herkömmliches CAFM-Reservierungssystem von einem Intelligenten Reservierungssystem unterscheidet, ist die Art und Weise, wie Letzteres in der Lage ist, Daten über die tatsächliche Nutzung zu erfassen und darauf zu reagieren. So geht es bei einem Intelligenten Reservierungssystem um viel mehr als nur um Räume und Zeiten.
Verbesserte Reservierung von Konferenzräumen mit Nutzungsdaten in Echtzeit
Zunächst einmal arbeitet ein Intelligentes Reservierungssystem mithilfe von Sensoren, die in buchbaren Räumen wie Konferenzräumen oder Arbeitsplätzen installiert sind, um zu überwachen, ob (und, je nach Sensortyp, von wie vielen Personen) ein Raum genutzt wird – unabhängig von der Reservierung selbst. Dieses Wissen kann die Effizienz der Raumnutzung im gesamten Gebäude erheblich verbessern.
Zum Beispiel kann allein das Wissen, ob ein gebuchter Raum genutzt wird oder nicht, zur Vermeidung sogenannter „Geisterbesprechungen“ verwendet werden. Zu solchen Besprechungen kommt es häufig dann, wenn jemand einen Raum wiederholt für einen längeren Zeitraum „für alle Fälle“ bucht. Es kann zwar sehr bequem sein, den Raum zur Verfügung zu haben, verhindert aber auch, dass andere den Raum nutzen. Durch den Einsatz von Echtzeit-Sensordaten können Räume jedoch automatisch für die Nutzung durch andere freigegeben werden, wenn ein reservierter Raum nach Beginn der Sitzung für eine bestimmte Zeit, sagen wir 10 Minuten, nicht belegt wurde. Überraschenderweise zeigt die Erfahrung unserer Kunden einen weiteren Nutzen dieses Systems: Die Einführung einer Raumüberwachung in Echtzeit führt tatsächlich zu Verhaltensänderungen. Nach der Installation der Sensoren ging die Zahl der „Geisterbuchungen“ dramatisch zurück, sodass die Gemeinschaftsräume für das gesamte Team leichter verfügbar waren.
Umgekehrt können Sensoren auch helfen, wenn ein Raum nicht reserviert wurde, aber dennoch genutzt wird. Intelligente Reservierungssysteme können Räume, die ohne Reservierung belegt sind, registrieren und anzeigen. So erfahren die Gebäudemanager, dass das Reservierungssystem nicht wie vorgesehen genutzt wird und andere Nutzer können zwischen den verschiedenen verfügbaren Räumen für Ad-hoc-Buchungen wählen.
Verbesserte Reservierung durch Nutzungsdaten für langfristige Planung
Neben ihrem Echtzeit-Nutzen bei der Verwaltung der verfügbaren Räume liefern Nutzungsdaten, die mit einem Reservierungssystem verknüpft sind, auch wertvolle Informationen für die langfristige Planung. Während es normalerweise möglich ist, einer Raumreservierung ein Feld hinzuzufügen, das die Anzahl der erwarteten Benutzer angibt, bieten die tatsächlichen Nutzungsdaten eine weitaus größere Genauigkeit.
Warum sollten diese Daten wichtig sein? Untersuchungen deuten darauf hin, dass Räume in der Regel falsch genutzt werden. Große Konferenzräume werden in der Regel von weit weniger Personen genutzt, als es die Raumkapazität zulässt, während kleine Räume häufig überfüllt sind. Wenn ein Gebäudemanager feststellt, dass Konferenzräume ständig unter ihrer Kapazität belegt sind, kann er Trennwände installieren oder sogar den Grundriss ändern, um eine größere Anzahl von nachgefragten Räumen zu schaffen. Ebenso kann die Kenntnis darüber, wie viele Menschen sich in der Regel in kleinere Räume drängen, Aufschluss darüber geben, welche Art von Raumgröße optimal wäre.
Untersuchungen zur Bürogestaltung legen nahe, dass es von zentraler Bedeutung ist, die richtige Art von Raum dann zur Verfügung zu haben, wenn die Mitarbeiter ihn benötigen, damit agile Arbeitskonzepte effizient funktionieren, dass also weniger Zeit mit der Suche nach Räumen verschwendet wird und die Gebäudenutzer generell zufriedener sind.
Verbesserung der Benutzererfahrung mit Sensordaten
Dieser letzte Punkt ist entscheidend für ein weiteres Schlüsselmerkmal Intelligenter Reservierungen: Während sie den Gebäudemanagern zahlreiche Vorteile bieten, sind auch die Vorteile für Mitarbeiter und Besucher erheblich. In der aktuellen Gesundheitssituation schätzen Gebäudenutzer den Mehrwert automatischer Reinigungsauslöser und die Möglichkeit, im Voraus prüfen zu können, ob sie in einem voraussichtlich leeren Raum auf eine andere Person treffen oder nicht. Eine neue Funktion vieler Intelligenter Reservierungssysteme gibt Aufschluss über die Menschenansammlung über Stockwerke oder Räume hinweg, was nicht nur der Gesundheit, sondern auch der Abschätzung von Lärmpegeln zugutekommt.
Die persönlichen Assistenten, die Intelligente Reservierungen ermöglichen, bieten auch zahlreiche weitere Funktionen, die den Gebäudenutzern das Leben erleichtern: von der Anzeige von Echtzeitdaten des öffentlichen Nahverkehrs bis hin zu Informationen über Temperatur und Luftqualität. Mit der Zeit kennen solche Apps möglicherweise die Vorlieben der Benutzer darüber, welche Arten von Räumen sie bevorzugen, welche Arten von Services sie buchen möchten oder wann sie Besprechungen planen, und können entsprechende Vorschläge machen. Mit den Fortschritten im Bereich des maschinellen Lernens und der KI werden diese Systeme schließlich in der Lage sein, über mehrere Benutzer hinweg zu koordinieren, um gemeinsame Präferenzen zu berücksichtigen und insgesamt eine bessere Benutzererfahrung zu bieten.
Dieser Beitrag ist Teil 3 einer laufenden Blog-Serie über CAFM+. In früheren Blogs wurde das Konzept CAFM+ vorgestellt und die intelligente Reinigung erläutert. Wenn Sie Benachrichtigungen über zukünftige Ergänzungen dieser Serie und andere Spacewell-Wissensinhalte erhalten möchten, melden Sie sich bitte hier an
