Reducering av fastighetsportföljen är den strategiska processen att minska ett företags fastighetstillgångar för att optimera utrymmet, minska driftskostnaderna och förbättra den övergripande effektiviteten. I dagens snabbt föränderliga arbetsmiljö, som kännetecknas av allt fler hybrida arbetsmodeller, har detta tillvägagångssätt fått stor betydelse. Företag upptäcker allt oftare att deras kontorsutrymmen är underutnyttjade, vilket leder till ett behov av att omvärdera och effektivisera deras fastighetsinnehav.
Genom att minska sina fastighetsportföljer kan organisationer uppnå betydande kostnadsbesparingar på hyra, el och underhåll. Dessutom kan en smalare portfölj leda till förbättrad operativ effektivitet, vilket möjliggör bättre resursallokering och en mer flexibel affärsverksamhet. Det är dock viktigt att balansera dessa minskningar med att upprätthålla en positiv medarbetarupplevelse och se till att de återstående utrymmena bidrar till produktivitet och engagemang.
Utvärdering av lokalbehov
En bedömning av utrymmesbehovet är ett viktigt steg för att optimera ett företags CRE-portfölj och samtidigt säkerställa en positiv medarbetarupplevelse och bibehållen produktivitet. Processen innebär en grundlig utvärdering av nuvarande och framtida utrymmesbehov för att anpassa dem till både affärsmål och medarbetarnas behov.
En viktig del i denna bedömning är att förstå de olika trenderna i arbetsplatslandskapet och efterfrågan på lokaler. Låt oss fördjupa oss i fyra viktiga trender:
4 Trender i efterfrågan på arbetsplatsytor
1. Hybridarbete
Hybridarbetsmodellen, som blandar distansarbete och arbete på kontoret, har blivit en hörnsten i moderna arbetsplatsstrategier. Forskning visar att hybridarbete kan leda till små till måttliga produktivitetsförbättringar. Medarbetarna rapporterar ofta bättre balans mellan arbete och privatliv, minskad utbrändhet och högre övergripande tillfredsställelse. Dessa faktorer bidrar till lägre personalomsättning och en mer engagerad personalstyrka.
Hybridarbete är dock inte helt utan utmaningar. Den utbredda användningen av hybridarbete har lett till minskningar av kontorsytor. Utnyttjandegraden av kontorsytor ligger för närvarande under 40%, vilket är en betydande minskning från det globala genomsnittet på 64% före pandemin. För att hantera detta optimerar många organisationer sina portföljer, med planer på att minska storleken med över 30% under de kommande tre åren.
Fastighetsförvaltare måste utnyttja detaljerade användningsdata för att bättre förstå medarbetarnas arbetssätt, minska beläggningskostnaderna och möjliggöra dynamisk fastighetsförvaltning. Denna högre nivå av insikt kommer att underlätta informerat beslutsfattande och optimera arbetsmiljön.
2. Hot Desking och hotellverksamhet
Hot desking och hoteling är två framträdande strategier inom utrymmesoptimering, som är särskilt relevanta i samband med hybrida arbetsmodeller. Hot desking innebär ett flexibelt arbetsutrymme där medarbetarna inte har tilldelade skrivbord utan använder tillgängliga arbetsstationer enligt principen ” först till kvarn”. Detta tillvägagångssätt kan avsevärt minska fastighetskostnaderna genom att maximera utrymmesutnyttjandet.
Å andra sidan erbjuder hoteling ett mer strukturerat system där medarbetarna reserverar specifika arbetsstationer i förväg, ofta genom en virtuell planlösning och ett bokningssystem. Den här metoden ger en balans mellan flexibilitet och förutsägbarhet och passar medarbetare som föredrar en viss grad av säkerhet när det gäller deras arbetsutrymmen.
Båda strategierna har sina egna fördelar och utmaningar. De kan leda till betydande kostnadsminskningar och förbättrad operativ effektivitet, men de kräver också en noggrann implementering. För en smidig övergång är det avgörande att säkerställa sömlös uppkoppling, effektiva bokningssystem och hantering av arbetsytans densitet. Dessutom är medarbetarnas feedback och engagemang avgörande för att hantera oro för förlust av personligt utrymme och för att upprätthålla arbetsglädje och produktivitet.
3. Aktivitetsbaserade arbetsytor
Aktivitetsbaserade arbetsytor innebär en betydande förändring av kontorsutformningen och är skräddarsydda för de olika arbetsuppgifter som medarbetarna utför under en arbetsdag. Detta tillvägagångssätt ger en mängd olika arbetsmiljöer, var och en optimerad för specifika aktiviteter, vilket ökar både produktiviteten och medarbetarnöjdheten. Genom att erbjuda olika miljöer, t.ex. tysta fokusrum, lounger för samarbete och delade skrivbord, kan företag tillgodose individuella arbetsstilar och preferenser.
De grundläggande principerna för aktivitetsbaserade arbetsytor är att anpassa uppgiften till miljön och att erbjuda flexibilitet och valmöjligheter. Medarbetarna har friheten att välja den arbetsyta som passar bäst för den aktuella uppgiften, oavsett om den kräver djup koncentration eller samarbete i grupp. Denna flexibilitet ökar inte bara produktiviteten utan förbättrar också utrymmesutnyttjandet, eftersom företagen kan optimera sitt fastighetsavtryck utan att kompromissa med kvaliteten på arbetsmiljön.
Att implementera aktivitetsbaserade arbetsytor innebär dock en del utmaningar, som att hantera beläggning i realtid och uppmuntra medarbetarna att anpassa sig till nya rutiner. Effektiv användning av teknik, t.ex. smartphone-appar som visar användningsdata i realtid, kan hjälpa till att hantera dessa utmaningar genom att säkerställa att rätt utrymmen är tillgängliga när de behövs och vägleda medarbetarna om hur de ska använda varje område på bästa sätt.
4. Uppföljning av lokalutnyttjande och beläggning
Före covid-19-pandemin handlade optimering av kontorsytor främst om att öka densiteten genom att få plats med fler anställda på mindre yta. Pandemin har dock drastiskt förändrat detta tillvägagångssätt, vilket har gjort det nödvändigt att sänka beläggningsgränserna och införa åtgärder för social distansering. Även efter att dessa restriktioner har upphävts fortsätter medarbetarna att föredra mindre trånga arbetsmiljöer. Detta skifte mot avdensifiering bidrar inte bara till att minimera röran och förenkla städningen utan ökar också den totala produktiviteten.
Som svar på detta prioriterar många organisationer nu avlastning av arbetsytor. Istället för att utöka sina fastigheter fokuserar de på att spåra utrymmesutnyttjandet och återanvända underutnyttjade områden. Införandet av hybrida arbetsplatsmodeller stöder denna strategi ytterligare genom att minska antalet anställda som befinner sig på kontoret vid varje given tidpunkt.
Mjukvara och IoT för rymdoptimering
Teknikintegration är det strategiska införlivandet av digitala verktyg och system i företagens fastighetsförvaltning för att öka effektiviteten och produktiviteten. Med dessa föränderliga modeller för arbetsytor spelar tekniken en avgörande roll för att optimera ytanvändningen, spåra beläggningsanalyser och förbättra den övergripande upplevelsen av arbetsplatsen.
Avancerade program för lokalhantering integrerar nu beläggningsdata med system för bokning, schemaläggning, hyresadministration och underhåll av lokaler. Denna integration ger en heltäckande bild av lokalanvändningen och tillhörande kostnader per rum.
Dessa insikter hjälper organisationer att identifiera vilka utrymmen som uppfyller förväntningarna, vilka som är underutnyttjade och vilka som är mycket efterfrågade, vilket möjliggör en mer effektiv utrymmesoptimering.
Tänk om du, utöver att analysera data och dra slutsatser, också kunde simulera ditt utrymme exakt med programvara för att visuellt utforska hur du kan omorganisera och optimera det? Om det låter spännande har du inte råd att missa det här webbinariet!
Webbinarium om rymdsimulator
Kom med nästa måndag, den 24 juni kl. 11.30 CEST, på vårt nya spännande webbseminarium! Vi är mycket glada över att Veronika Korchunova, Product Marketing Manager på Spacewell och expert på konsumenttrender och arbetsplatsinnovationer, är vår gästtalare. Missa inte att ta del av hennes ovärderliga insikter!
Här är vad du kommer att lära dig:
- Aktuella trender inom utrymmesoptimering: Upptäck hur minskningen av CRE-portföljen påverkar företag idag.
- Förstå utrymmesekvationen: Vi fördjupar oss i de faktorer som påverkar tillgång och efterfrågan på utrymme i en hybridarbetsmiljö.
- Mätning av hybridarbetets effektivitet: Lär dig hur du mäter framgången med din policy för hybridarbete med hjälp av datadrivna insikter.
- Optimera dina utrymmesbehov: Upptäck hur du får rätt storlek på ditt kontorsutrymme för kostnadsbesparingar och hållbarhet.
- Vi presenterar Spacewells nyaste rymdsimulator: Få en live-demo av vårt banbrytande verktyg som hjälper dig att visualisera och optimera ditt utrymmesutnyttjande.
Genom att delta i detta webinar får du kunskap och verktyg för att:
- Fatta välgrundade beslut om din strategi för kontorslokaler.
- Minska kostnaderna och förbättra den operativa effektiviteten.
- Skapa en mer hållbar miljö på arbetsplatsen.
- Förbättra medarbetarnas upplevelse och tillfredsställelse.
Gå inte miste om något! Registrera dig nu för detta kostnadsfria webbseminarium och börja optimera ditt kontorsutrymme för framtiden.
