Vad bör du förvänta dig av mjukvara för rums- och skrivbordsbokning på arbetsplatsen?
Med dagens hybridarbetsplatser, där många anställda kan arbeta både på kontoret och på distans, är det viktigt att alla företag som vill ligga steget före har ett väl utformat bokningssystem för kontor. För att skapa en ”pendlingsvärd” arbetsplats måste man skapa en flexibel arbetsmiljö som uppmuntrar till samarbete och produktivitet samtidigt som man ger tillgång till rätt verktyg och resurser. Ett av de viktigaste verktygen i detta sammanhang är mjukvara för bokning av rum och arbetsplatser. I denna blogg och tillhörande infografik diskuteras de grundläggande funktioner och möjligheter som chefer och anställda på arbetsplatsen bör förvänta sig när de letar efter ett bokningsprogram som uppfyller deras behov.
Gratis infografik
Tio viktiga överväganden vid val av bokningssystem för kontor
Tio viktiga överväganden vid val av bokningssystem för kontor
Viktiga funktioner för ett bokningssystem för kontor
Ur ett medarbetarperspektiv:
- Enkel bokning
Att boka en arbetsplats, ett rum eller en tjänst via en rad olika touchpoints ska vara intuitivt och enkelt. Beroende på personliga preferenser och plats bör medarbetarna kunna boka på distans (t.ex. med sin smartphone eller via ett webbgränssnitt med Google- och Outlook-synkronisering) eller på plats (via stora pekskärmar i kiosker placerade i högtrafikerade områden, på rumsdisplayer utanför möteslokaler eller med snabb QR-kodsavläsning).
- En lösning för allt
Medarbetarna bör kunna boka allt de behöver på en gång, inklusive utrymmen, tjänster, parkeringsplatser och bekvämligheter. Helhetskonceptet sparar tid för medarbetarna och ger en enhetlig bokningsupplevelse.
- Hitta kollegor
Möjligheten att hitta kollegor baserat på deras bokningar är en användbar funktion för gruppsamarbete. Möjligheten att hitta kontorsplats och tillgänglighet till kollegor och team för grupparbete är effektiv när den är integrerad i arbetsplatsens bokningssystem.
- Digital planöversikt och effektiv filtrering
Digitala planritningar med informationsöverlägg (beläggning, komfort, luftkvalitet) är en annan användbar funktion för att förbättra rums- och bokningsmjukvarans effektivitet. Gränssnittet bör ha flera filter för att förfina sökprocessen och erbjuda olika alternativ för plats, utrymmestyp och storlek, tillgänglighet och bekvämligheter.
Ur en arbetsplatschefs/fastighetsansvarigs perspektiv:
- Gruppbokningar
Gruppbokningar underlättar samarbete som gynnas av närheten till teammedlemmarna. Ett bokningssystem för kontor bör innehålla verktyg som gör det enkelt att skapa gruppbokningar.
- IWMS-integrering
Smidig förvaltning och underhåll av anläggningar innebär ofta en blandning av mjuka och hårda tjänster. Bokningsmjukvara bör vara helt integrerad med en bredare plattform för fastighetsförvaltning (IWMS eller Integrated Workplace Management System) för aspekter som arbetsorder, lagerhantering och receptionstjänster, för att effektivisera besökarnas incheckningsprocess och säkerställa en smidig verksamhet.
- Integrering av sensordata
Integrering av sensordata (tillval) möjliggör ökad transparens, bättre underbyggda val och en mer personlig upplevelse på arbetsplatsen. Nätverksanslutna sensorer ger information i realtid, vilket ger användarna tillgång till aktuella data om hur utrymmet används och om omgivningsförhållanden som rumstemperatur och luftkvalitet. Med den informationen nära till hands kan medarbetarna direkt välja de utrymmen som passar dem bäst.
- Smarta regler
Bokningsmjukvara bör ge möjlighet att ställa in konfigurerbara regler för att förbättra resursanvändningen och användarupplevelsen. Till exempel bör det gå att skapa regler för automatisk annullering av bokningar när rum eller arbetsplatser står tomma. Eller för att få meddelanden om kommande möten, komfortnivåer och annat.
- Information om beläggningsgrad
Strukturen på det moderna kontoret har förändrats, och effektiv hantering av beläggning är av avgörande betydelse. Att använda bokningsmjukvara för att analysera beläggningen och förbättra utnyttjandet av arbetsutrymmen är avgörande för arbetsplatshanteringen. Det underlättar visualisering och analys av beläggningen per vecka, per månad och på längre sikt.
Att välja ett bokningssystem för kontor – Sammanfattning
Införandet av ett robust bokningssystem för kontor har blivit normen för de flesta organisationer. Men att välja rätt mjukvara för bokning av rum och arbetsplatser som maximerar produktiviteten och effektiviteten i verksamheten handlar om mer än enkla funktioner. Interaktiva element som sensorintegrering, beläggningsinformation och möjlighet till smarta regler bör vara viktiga verktyg för att förbättra utvecklingen av arbetsplatsen. Ett bokningssystem för kontor bör vara helhetsintegrerat med arbetsplatsens verksamhet för att erbjuda en utmärkt användarupplevelse och förbättra företagets resultat.
