I förra veckans blogginlägg diskuterade vi möjligheterna med sensordata för att skapa nya funktioner för rumsbokning i ett traditionellt IWMS. Men bokningssystem – tillsammans med kontaktpunkter med bra design – är inte bara användbara för att hantera konferens- och mötesrum, de är avgörande för att få flexibla arbetsplatser att fungera effektivt. Som med rumsbokningar och städning kan ett väldesignat IWMS vara kraftfullt i sig själv, men sensorteknologi som tillhandahåller data i realtid till arbetsplatshanteringssystemet kan öka produktiviteten och förbättra användarnas upplevelser.
Möjligheter och risker med flexibelt arbete
Till att börja med är det viktigt att reda ut vad vi menar med en flexibel arbetsplats. Innan social distansering infördes såg vi under de senaste åren en utveckling bort från tilldelade arbetsplatser mot mera flexibla arbetsmetoder. I en flexibel omgivning kan anställda dela på skrivbord (hot-desking), fritt kunna välja bland sittplatser inom ett avgränsat område, eller – som i Spacewells huvudkontor – fritt sitta var de vill på kontoret beroende på vad de föredrar och behoven under en arbetsdag.
I en helt flexibel omgivning kan de anställda exempelvis sitta i solen vid ett skrivbord på morgonen, flytta till en delad bänk på tidiga eftermiddagen, och sitta i ett avskilt bås på sena eftermiddagen. En viktig punkt är att de anställda inte bara kan välja var de vill sitta beroende på vad de föredrar, men med ett helt öppet koncept delar personalen på alla nivåer i företaget på samma utrymmen, vilket innebär att slumpmässiga möten och möjligheter till mentorskap är mycket mer sannolikt än på en traditionell arbetsplats. På Spacewells huvudkontor kanske du sitter bredvid vår VD under dagen.
Forskningen visar att när det fungerar bra kan ett flexibelt koncept skapa en välkomnande, användarcentrerad arbetsplats som stimulerar produktiviteten, gör de anställda mera nöjda och bidrar till att de anställda stannar kvar i företaget. Ändå finns det många skräckhistorier om kontor där folk trängs, det är svårt att hitta utrymmen, ljudnivån påverkar arbetet negativt och de anställda är övertygade om att det flexibla konceptet bara är ett kallsinnigt sätt för arbetsgivaren att spara pengar. Med dessa helt olika resultat är det klart att insatserna för att få det flexibla konceptet att fungera är höga.
Programvara för hantering av arbetsplatser: Förbättra flexibiliteten med realtidsdata
Hur fungerar smart hantering av arbetsplatsen? Det finns flera kraftfulla funktioner i bokningssystem som kan minska friktionen i processen för att hitta utrymmen och som kan stödja användarna i fastigheten när det gäller att hitta rätt arbetsplats i rätt tid.
Till att börja med kan ett smart bokningssystem göra det enklare att hitta en ledig plats. Till att börja med kan ett smart bokningssystem göra det enklare att hitta en ledig plats. Ett enkelt alternativ är att tillåta fjärrincheckning, där användarna kan hitta och boka ett skrivbord för dagen eller bara för några timmar. En mer avancerad version kopplar bokningssystemet till sensorer som indikerar vilka skrivbord som faktiskt används, så att användarna enkelt kan hitta en plats i sin favoritdel av byggnaden. Dessa två funktioner blir allt viktigare då arbetsgivare begränsar de tillgängliga utrymmena på grund av social distansering.
Incheckningssystemet kan uppgraderas ytterligare till en sökfunktion för anställda som godkänner det. Med denna funktion kan deras porträtt eller en avbildning visas på en karta med deras bokningsplats för att göra det enklare för deras kollegor att hitta dem – en speciellt värdefull funktion för tillfället då mer distansarbete gör det svårt att veta vem som ens är på kontoret på en viss dag.
Kontextuell information
En slutlig uppgradering av ett system för smart hantering av arbetsplatsen som går bortom bara bokningar använder situationsberoende information. Medan användarna kan gissa hur många personer som finns i ett visst område baserat på den användningsdata som nämns ovan kan färgkodade markeringar och meddelanden om områden där många befinner sig göra det enklare att hitta lugnare områden, speciellt i flera våningar eller delar av en byggnad. Dessutom kan olika typer av sensorer ge annan viktig information som kan vägleda användarna. Till exempel kan komfortsensorer mäta många olika variabler, inklusive temperatur och luftfuktighet. Användarna kan också betygsätta sina områden som ytterligare information till sina kollegor. Inmatad via en lättanvänd mobil- eller kioskapp kan sådan situationsberoende information göra det enklare för anställda att hitta områden som passar deras personliga preferenser när det gäller komfort.
Programvara för hantering av arbetsplatser: Framtidsutsikter
Precis som de andra funktionerna vi har tagit upp i denna serie utvecklas system för smart hantering av arbetsplatsen hela tiden. Ett intensivt forskningsområde är den personliga assistenten, en mobilapp som presenterar all sensor- och bokningsdata för användaren. Det är redan ett kraftfullt verktyg, men algoritmer för maskininlärning och AI öppnar möjligheten för verkligt individuella rekommendationer och – med mer integrering av många olika fastighetssystem – möjligheten att individualisera faktorer som belysning och temperatur. I slutändan är målet med att föra samman traditionella IWMS och avancerad sensorteknologi att få koncept för fastigheter och arbetsplatser att fungera bättre för alla typer av användare. System för smart hantering av arbetsplatsen förbättrar redan det flexibla arbetet för anställda, besökare och de personer som understödjer dem.
Detta inlägg är del 4 av en pågående serie om IWMS+. Tidigare inlägg har introducerat konceptet IWMS+ och har diskuterat smart städning och smarta rumsbokningar. Om du vill bli informerad om kommande inlägg i denna serie och få annan information från Spacewell, registrera dig här.
