Arbetsmiljöhantering är ett område som har blivit allt viktigare under de senaste åren. Verksamhetssektorerna för hantering av lokaler och arbetsutrymmen har utvecklats snabbt under de senaste två decennierna, och företagen har blivit alltmer medvetna om fastigheternas betydelse för att hantera balansräkningen och värdet av en bra arbetsmiljö för de anställdas produktivitet.
För fastighetsförvaltare och arbetsplatsansvariga är fördelarna med att använda en IWMS-lösning betydande när det gäller att förbättra kvaliteten och lönsamheten hos de tjänster de tillhandahåller. En integrerad strategi för arbetsplatshantering gör det möjligt för dem att hålla sig uppdaterade om den senaste utvecklingen på arbetsplatsen och att ta itu med de begränsningar de ställs inför samtidigt som de minskar kostnaderna.
Arbetsmiljöhantering: en definition och de viktigaste utmaningarna
Arbetsplatshantering
Arbetsplatshantering är ett globalt begrepp som omfattar hantering av tjänster, utrustning, processer och teknik som gör det möjligt för de anställda att arbeta, samarbeta, lära sig och förnya sig.
Målet med denna typ av hantering är att sätta arbetsmiljön i arbetstagarnas tjänst (medarbetarcentrerat) för att förbättra deras välbefinnande och användarupplevelse.
Genom att skapa och upprätthålla en god arbetsmiljö kan företagen öka effektiviteten och produktiviteten hos sina anställda. En god hanteringspraxis hjälper till att uppnå dessa mål genom anpassning till nya behov och en samtidig optimering av kostnaderna.
Arbetsplatsprestanda
Arbetsplatshantering är ett koncept som går bortom de traditionella funktionerna för fastighetsförvaltning genom att förbättra medarbetarnas prestationer och samarbete. Det är mer än en enkel stödtjänst, det är ett strategiskt verktyg som kan hjälpa företag att nå sina mål. Det är ett konkret mervärde.
Arbetsplatshantering är en process för kontinuerlig förbättring med fokus på att uppnå högsta möjliga prestanda på företagets arbetsplatser. Gemensamt för de mest produktiva företagen idag är att de erkänner den roll som arbetsplatshanteringen spelar för de anställdas engagemang och produktivitet.
Arbetsplatshantering kan tillämpas i många olika skalor, från hantering av några få kontorsarbetsplatser till hantering av en stor, internationellt spridd fastighetsportfölj. I samtliga fall omfattar det alla processer som förbättrar arbetsutrymmenas prestanda, från strategisk planering till operativ användning av utrustning, inklusive säkerhet, underhåll och catering.
Metodik för rationalisering av arbetsutrymmen
Förutom att öka de anställdas produktivitet gör en god hantering av arbetsplatsen det också möjligt att rationalisera organisationen av utrymme och utrustning och att i slutändan minska kostnaderna.
Denna rationalisering är dock långt ifrån självklar: det har redan visats att den genomsnittliga beläggningsgraden i arbetslokaler i allmänhet ligger mellan 50 och 60 procent. Särskilt vissa kostsamma utrustningar, t.ex. möteslokaler, fordon eller särskilda material, har ofta en låg beläggningsgrad i förhållande till driftskostnaderna.
För att optimera denna beläggningsgrad krävs i allmänhet nya koncept för arbetsplatsen. De mest innovativa företagen vill införa en arbetsmiljö som fokuserar på de anställdas aktiviteter för att främja samarbete och produktivitet. Medarbetarna kan själva välja när, hur och med vem de arbetar, för att anpassa arbetssättet till deras verksamhet och behov.
IWMS: ett svar på den ökande betydelsen av arbetsplatshantering
De som ansvarar för arbetsplatshantering står för närvarande inför ett större behov av kostnadsminskning, öppenhet och flexibilitet i verksamheten. Vilka är de verkliga kostnaderna och var kan man hitta potentiella besparingar? Hur anpassar man fastigheter och tjänster till företagets föränderliga krav? Hur upprätthåller man en hög servicekvalitet på ett kostnadseffektivt sätt? Vilken är den bästa outsourcingstrategin?
Detta är några av de frågor som de måste besvara i dag samtidigt som de följer lagstiftningen, kraven på hållbar utveckling och tekniska innovationer.
I detta sammanhang har arbetsplatsansvariga ett ökat behov av tillförlitlig information på alla nivåer: strategisk, taktisk och operativ. Driftsdata om byggnader och arbetslokaler och deras användning blir allt viktigare för att optimera hanteringen av dem och samtidigt ge användarna en bra arbetsmiljö.
IWMS och de tre nivåerna av arbetsplatsoptimering
En IWMS-lösning kan hjälpa företag att skapa en bra arbetsmiljö för sina anställda och samtidigt optimera kostnaderna på tre olika nivåer.
Strategisk nivå
IWMS gör det möjligt att på medellång och lång sikt anpassa företagets strategier till arbetsplatsen. Många parametrar påverkar denna miljö: tillväxt, nya marknader, förändringar i personalstyrkan, företagssammanslagningar osv.
Genom att använda en integrerad lösning för arbetsplatshantering kan man ta hänsyn till alla dessa förändringar för att fatta de lämpligaste strategiska besluten. Den gör det också möjligt att förutse framtida behov genom att utarbeta olika scenarier i enlighet med möjliga utvecklingar och företagets mål.
Taktisk nivå
Målet med arbetsplatshantering på taktisk nivå är att genomföra den strategi som företaget har fastställt och att säkerställa en kontinuerlig övervakning och kontroll av resultaten för att vid behov förbättra dem.
Som en del av IWMS-lösningen integrerar denna process alla projekt och aktiviteter som gör det möjligt att optimera arbetsplatserna, inklusive hantering och samordning av alla förändringar som är kopplade till företagets utveckling.
Detta möjliggör taktisk hantering av arbetsmiljön, med ett stort antal olika lösningar och analyser för att planera och hantera förändringar i enlighet med utnyttjandegrader och kostnader. Användningen av ett CAD-system (Computer-aided design) gör det till exempel möjligt att visualisera nuvarande och framtida användning av arbetsutrymmet.
Operativ nivå
De strategiska och taktiska aspekterna får dock inte överskugga det viktigaste kravet för en framgångsrik arbetsplatshantering: högsta operativa kvalitet och flexibilitet. Ett kontor där de anställda har svårt att hitta en arbetsplats eller ett mötesrum när de behöver det kan inte anses vara välskött. Det främsta mervärdet av arbetsplatshanteringen är därför att underlätta deras arbete genom att erbjuda dem smarta lösningar för att hitta, reservera och använda de utrymmen och den utrustning de behöver.
Användningen av en IWMS-lösning gör det möjligt att både boka mötesrum och arbetsutrymmen och att använda dem utan bokning om de är tillgängliga. Detta kräver att det används närvarosensorer och ett verktyg för att analysera användningen av utrymmet. För fastighetsansvariga är denna teknik också till stor hjälp när det gäller att begränsa vakansgraden och optimera de tjänster som erbjuds i linje med den faktiska beläggningsgraden i en byggnad.
IWMS: an essential tool for effective workplace management
Det råder ingen tvekan om att man för en effektiv hantering av arbetsplatsen måste ta hänsyn till många parametrar. Därför är det nu viktigt att införa en integrerad lösning för arbetsplatshantering för de som vill ge användarna en bra arbetsmiljö och samtidigt hålla kostnaderna under kontroll.
