En av de främsta förutsägelserna när det gäller hybridarbetsplatsen är att denna nya modell kommer att vara inriktad på flexibilitet i alla dess former – vilket inkluderar hanteringen av enskilda arbetsplatser. När bara vissa av dina anställda kommer till kontoret om dagarna visar sig fasta arbetsplatser snabbt vara en mycket ineffektiv lösning. förväntade ökningen av ej tilldelad eller flexibel platsanvändning beroende på nya sätt att arbeta kommer att innebära en stor förändring: fasta arbetsplatser användes på de flesta amerikanska arbetsplatser före pandemin1, men undersökningar pekar på att flexibel platsanvändning förmodligen kommer att bli den nya normen2.
Utmaningen med flexibilitet
Flexibel platsanvändning kan förstås betyda många olika saker. I vissa fall kan det handla om att boka en plats under en längre period (till exempel hela dagen) en eller flera dagar i förväg, medan anställda i andra fall kan byta plats flera gånger under en dag med hjälp av ett system för löpande incheckning/utcheckning. Oavsett om flexibilitet handlar om dynamiska reservationer, icke-fasta arbetsplatser eller något däremellan behövs ett stabilt bokningssystem för att det ska fungera smidigt.
Varför är det så viktigt med ett bokningssystem? Föreställ dig ett scenario där en anställd kommer till kontoret efter en affärsresa. Den anställde kommer dit en bit in på dagen när många platser redan är upptagna. Den anställde kan ha viss kännedom om vilka andra som är på kontoret baserat på inbokade möten, men vet inte riktigt var de sitter eller ens om de bara deltar virtuellt. Om den anställde vill få kontakt med sina kollegor utanför mötet måste han eller hon leta en hel del. Dessutom vet den anställde ännu inte var de sitter eller vilken utrustning som finns tillgänglig på en viss arbetsplats. Han eller hon ägnar därför de första 20 minuterna på kontoret åt att leta efter en plats att sitta på, och har kanske inte ens allt som behövs för att vara fullt produktiv på kontoret. Den anställde saknar inte bara möjligheter att göra sitt bästa, utan får en negativ uppfattning om flexibel platsanvändning som sådan, som inget annat än en kostnadsbesparande åtgärd.
Föreställ dig nu i stället ett scenario där den anställde har tillgång till en enkel arbetsplats-app som ger möjlighet att välja arbetsplats baserat på resurser, till exempel en dockningsstation för laptop och dubbla skärmar, och att söka upp kollegor på våningsplanet. Den anställde kan till exempel använda appen för att enkelt planera i förväg och boka ett utrymme redan före ankomsten till kontoret, för att spara tid och slippa problem, eller enkelt skanna sin telefon vid önskad arbetsplats för att boka den. Flexibiliteten ger med ens de anställda möjlighet att hitta de platser de behöver för dagen, och enkelt växla mellan arbetsuppgifter eller arbetsgrupper.
Vad är unikt med hybridflexibilitet?
Många aspekter av detta scenario är inte nya: vardagliga svårigheter med flexibel platsanvändning fanns redan långt före pandemin och många av de utmaningar som beskrivits ovan var redan välkända. Hybridkontoret leder dock till ytterligare komplexitet på den flexibla arbetsplatsen.
För det första ökar fördelarna med flexibel platsanvändning dramatiskt i en hybridarbetsmiljö. Varje dag (eller del av en dag) då en anställd arbetar hemma betyder att en arbetsplats står tom när fasta arbetsplatser används. I områden med höga hyror kan kostnaden för oanvända platser vara betydande, och utgöra ett outnyttjat utrymme som skulle kunna vara tillgängligt för någon annan, som skulle kunna elimineras eller skulle kunna användas för samarbete i stället. Samtidigt som mängden outnyttjade resurser skulle kunna minskas genom att en och samma plats tilldelas till flera personer som turas om att använda den så underminerar denna metod ett av de största skälen till att anställda brukar gilla fasta arbetsplatser: personanpassning. Dessutom beaktas genom arbetspassbaserade tilldelningar inte det faktum att många anställda växlar mellan olika typer av utrymmen och aktiviteter på jobbet och kanske inte har nytta av att vara knutna till en enskild arbetsplats. En metod för flexibel platsanvändning innebär därför förtjänster när det gäller fastighetskostnader och i form av produktivitetsfördelar för anställda som vill hitta platser som passar för deras föränderliga behov.
För det andra innebär behovet av att ta hänsyn till och engagera anställda som inte är på kontoret att det blir allt viktigare med bokningar som ett verktyg för att knyta samman människor. Bokningsdata kan användas som grund för en funktion för personsökning i arbetsplats-appar som gör det enkelt att ta reda på vilka som är på kontoret och var de sitter – allt utan att spåra de anställdas förflyttningar. Att göra det möjligt för anställda att avstå och att dela information på ett transparent sätt kan hjälpa anställda att få kontakt med varandra när de är på kontoret utan att vara alltför påträngande.
Slutligen kommer det förmodligen att fortsätta att råda en viss känslighet bland de anställda en tid framöver när det gäller säkerheten på kontoret. Flexibla kontorslösningar har tidigare införts i syfte att öka förtätningen, ett mål som kan stå i konflikt med vissa anställdas oro för hälsan. Mätning och delning av information om trängseln på kontoret med hjälp av realtidsdata från sensorer kan vara ett värdefullt komplement till bokningssystem, för att hjälpa anställda att välja utrymmen i områden där det är olika grader av trängsel beroende på deras komfortnivå. Om dessa system används tillsammans kan anställda känna sig säkra samtidigt som utrymmet används effektivt.
Planering i förväg
Det pandemin i slutändan visade var hur viktigt det är att arbetsplatser snabbt kan anpassas vid förändringar. Flexibla bokningssystem som kombineras med realtidsdata från sensorer för att snabbt och noggrant övervaka användningen kan hjälpa chefer att fatta välgrundade beslut om hur de ska hantera nya risker på arbetsplatsen. Stabila bokningssystem som snabbt kan införa anpassningar beroende på behovet av socialt avstånd, problem med trängsel och flexibelt arbete kan vara kraftfulla verktyg både för att skapa avkastning och för att hantera risker, vilket gör dem till en viktig del av ett framtidssäkert kontor.
Denna artikel ingår i en serie om hur arbetsplatsteknik kan möjliggöra ett hybridkontor och förändra sättet att arbeta.
- Se Gensler (2020). “US Workplace Survey 2020” https://www.gensler.com/workplace-surveys and CBRE (2020). “The Future of the Office Survey” https://www.cbre.com/-/media/files/future%20of%20work/future-of-the-office-v2.pdf för uppskattningar av användningen av fasta arbetsplatser.
- Undersökningsresultat från CBRE pekar på att 70 procent av arbetsplatserna i betydande grad eller till största delen kommer att ha ej tilldelade platser i framtiden. https://www.gensler.com/workplace-surveys
