Facto har publicerat en djupgående artikel om den nederländska centralregeringens pilotprojekt för ett ledningssystem för arbetsplatser, baserat på en intervju med Paul Pegels, programchef för fysisk arbetsmiljö vid inrikesministeriet och Kingdom Relations. I intervjun berättar han om hur regeringen använder arbetsplatsdata för att tänka om när det gäller arbetsplatser och fastigheter. Spacewell är stolt över att vara teknikpartnern bakom det här systemet, som omvandlar 14 500 rörelsesensorer till användbara insikter om närvaro, beteende och arbetsplatsbehov.
Datadriven arbetsplatshantering inom offentlig förvaltning
Pilotprojektet för arbetsplatshantering inleddes på åtta statliga kontor. Målet var att få en objektiv bild av användningen av arbetsplatserna. Tidigare förlitade sig teamen på manuella räkningar och magkänsla. Nu, med sensorer vid arbetsstationer och i mötesrum, kan fastighetsteamen faktiskt se vad som händer. Med sensordata som samlas in i realtid kan anläggningsteamen äntligen se vilka utrymmen som faktiskt används och vilka som inte gör det. Detta belyser också orsakerna till låg användning. Vissa rum är för varma eller för kalla. Andra passar helt enkelt inte in i hur människor arbetar idag. Istället för att förlita sig på antaganden kan teamen fatta beslut baserade på fakta.
Insikter om arbetsplatsbeläggning från data
En av de viktigaste insikterna är att den upplevda toppbeläggningen ofta är en myt: medarbetarna kan uppleva kontoret som fullt, medan data visar att den faktiska beläggningen sällan överstiger cirka 60 procent. Det innebär att diskussionen kan flyttas från ”vi behöver fler skrivbord” till ”vi behöver en bättre mix av utrymmen”, till exempel fler fokusområden, telefonkiosker och informella samarbetszoner, och färre stora mötesrum som aldrig är fullbelagda.
Sekretess och införande av system för hantering av arbetsplatsen
Att införa ett system för hantering av arbetsplatsen handlar lika mycket om människor som om teknik. Frågor om integritet och övervakning dyker snabbt upp. Systemet registrerar därför närvarodata, inte personuppgifter. Bokningar anonymiseras efter användning och profiler är endast synliga om medarbetarna väljer detta.
Det finns också praktiska utmaningar. Människor flyttar möbler, så digitala planritningar och verkligheten stämmer inte längre överens. Andra försöker manipulera systemet genom att täcka över eller flytta sensorer. Var och en av dessa situationer leder till nya diskussioner och finjusteringar. Paul Pegels betonade att arbetsplatsdata är som mest värdefulla när de används för att skapa verkliga, faktabaserade samtal med medarbetarna om deras behov och hur arbetsplatsen kan stödja det sätt som de vill arbeta på.
”Ofta behöver man inte fler platser, utan en större variation av platser”
– Paul Pegels
Programansvarig | Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Skalning av Spacewell Workplace till nederländska myndighetskontor
Pilotprojektet är en del av ett bredare samarbete där den nederländska centralregeringen har valt Spacewell för att tillhandahålla sin programvara för arbetsplatshantering i stor skala. Ett formellt avtal har ingåtts för att rulla ut Spacewell Workplace nationellt till ungefär hälften av regeringens 159 kontor, med fokus på platser med mer än 1 000 arbetsplatser och utrusta dem med sensorer i faser från 2026 till 2027.
Spacewells plattform stödjer både medarbetare och fastighetsförvaltare i denna omvandling: medarbetarna kan hitta och boka lämpliga arbetsplatser, medan aggregerade och anonymiserade data ger fastighets- och HR-teamen en gemensam, faktabaserad bild av hur arbetsplatsen verkligen används. Detta gör det möjligt att optimera layouter, justera arbetsplatspolicyer och ompröva portföljen, till exempel genom att konsolidera kvadratmeter som strukturellt sett är underutnyttjade.
Använda arbetsplatsdata för sociala mål och hållbarhetsmål
En viktig poäng i intervjun är att data från arbetsplatser kan skapa värde långt utöver FM. När beläggnings- och användningsmönstren är konsekvent låga blir det realistiskt att överväga att avyttra kontorsbyggnader och omvandla dem till välbehövliga bostäder, vilket gör att arbetsplatsdata blir ett konkret socialt bidrag.
Pegels jämför till och med denna kombination av arbetsplatsinsikter och annan anläggningsinformation med att hitta ”gåsen som lägger guldägget”, vilket fångar hans tro på att smartare användning av data kommer att frigöra stort värde för hybridarbete, fastighetsoptimering och hållbarhet. Framöver är ambitionen att berika systemet för arbetsplatshantering med ytterligare datakällor som CO₂-sensorer och personräknare, och att koppla det till system som passerkontroll så att insikter om närvaro, luftkvalitet och användning ytterligare kan förbättra medarbetarnas upplevelse och stödja mer hållbara, framtidssäkra myndighetskontor, med Spacewells teknik som en viktig möjliggörare.
Läsare som vill ha alla detaljer om detta inspirerande regeringsärende kan klicka här för att läsa hela den nederländska artikeln på Factos webbplats.
Begär en demo
Vill du uppnå liknande datadrivna arbetsplatsinsikter och kontorsoptimering i din egen organisation? Fyll i formuläret nedan så hjälper vi dig att komma igång.
