Gemeente Den Helder, de noordelijkste gemeente op het Nederlandse vasteland, maakt sinds 2016 gebruik van O-Prognose. John Wokke is sinds 2016 werkzaam als technisch adviseur op de afdeling Vastgoed Ontwikkeling bij Gemeente Den Helder. Hij vertelt hoe Gemeente Den Helder haar vastgoed in optimale staat houdt met behulp van de onderhoudssoftware O-Prognose. “Ik ben samen met een aantal collega’s verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van een groot aantal objecten die de gemeente in haar bezit heeft. Denk hierbij aan woningen, monumenten , de brandweerkazerne, het stadhuis en een aantal bunkers.
Deze objecten werden eerst beheerd door een externe partij. Om betere service te kunnen leveren en meer feeling te krijgen met onze huurders en gebruikers, hebben we in 2016 besloten alle bezittingen terug in eigen beheer te nemen. Overigens is een deel van de vastgoedportefeuille ook belegd bij verbonden partijen. Bouwkundig adviesbureau Helix, zelf enthousiast gebruiker van O-Prognose, heeft ons geholpen om O-Prognose in te zetten. Voor ons planmatig onderhoud gebruiken we de Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) module. Voor ons dagelijks onderhoud wordt de Gebouwbeheer module ingezet. Dankzij O-Prognose weten we nu precies wat er speelt in ieder complex. Door beter inzicht in geplande en ongeplande werkzaamheden kunnen we nu een goed onderbouwde financiële planning maken.”
Jaarlijkse inspectie is een stuk eenvoudiger
Wokke vervolgt: “In 2016 ben ik gestart met het inspecteren van al ons vastgoed volgens de NEN2767 conditiemeting methodiek. Ons vastgoed is vervolgens vastgelegd in O-Prognose met de bijbehorende conditie. Voor panden die in de nabije toekomst verkocht of gesloopt worden is geen uitgebreide MJOP gemaakt maar is slechts een stelpost voor onderhoud opgenomen. De jaarlijkse inspectie is een stuk eenvoudiger geworden en dankzij de software hebben we nu optimaal inzicht in de staat van het onderhoud.
Voor klachten en storingen hebben we een centraal telefoonnummer. Na melding wordt de klacht door onze eigen medewerkers ingevoerd in de module Gebouwbeheer waarna deze direct wordt doorgezet naar de verantwoordelijke uitvoerder of aannemer. Ik ben erg enthousiast over O-Prognose. De software is zeer gebruiksvriendelijk en overzichtelijk. Met 1 druk op de knop hebben we alle informatie over onze panden beschikbaar. Het systeem wordt in de toekomst dan ook steeds breder ingezet. We willen bijvoorbeeld ook onze asbestbeheersplannen, brandscans en legionella rapporten gaan toevoegen.”
Duurzaamheidsscan
Sinds 2012 is de Europese Energie-Efficiency Richtlijn (EED) vastgesteld. Deze verplicht overheidsinstanties en bedrijven om hun energieverbruik met 20% te verlagen in 2020. Ook de Gemeente Den Helder moet haar vastgoed steeds verder verduurzamen. Wokke licht toe: “Een adviesbureau heeft voor ons een duurzaamheidsscan uitgevoerd. Deze gegevens zijn in O-Prognose ondergebracht onder een aparte rubricering. Voor alle geplande werkzaamheden moet bekeken worden hoe dit duurzamer kan. Denk hierbij aan het gebruik van zonneboilers, zonnepanelen, Ledverlichting of isolatie. Zo wordt onze standaard MJOP in de toekomst een Duurzaam Meerjarenonderhoudsplan (DMJOP)”.
Voor de toekomst wil Wokke ook de volledige budgetbewaking van het planmatig en dagelijks onderhoud in O-Prognose onderbrengen. Daarnaast wil hij de mogelijkheden van de iPad tool voor inspecties op locatie verder onderzoeken. Verder wordt het systeem steeds verder aangevuld met tekeningen en rapportages waardoor er nog meer informatie beschikbaar komt.
Wokke besluit: “In de relatief korte tijd hebben we al veel bereikt. We hebben een grote sprong voorwaarts gemaakt in ons gebouwbeheer. Voorheen was het onderhoud van ons vastgoed bezit niet volledig in kaart. Nu is zo goed als al het bezit volledig in kaart gebracht en hiervoor een MJOP voor de komende 25 jaar gemaakt. We kunnen het dagelijks onderhoud nu filteren per pand en krijgen zo direct inzicht in onze onderhoudsuitgaven.”
