CMMS (Computerized Maintenance Management System) is een van de vele mogelijke toepassingen van de Excel-spreadsheet. Hoewel het niet voor dit doel is ontworpen, hebben veel bedrijven het lang gebruikt, of gebruiken het nog steeds, om hun onderhoud te beheren, in plaats van software die specifiek voor deze taak is bestemd.
Waarom zou u dan CMMS-software gebruiken als Excel hetzelfde werk kan doen? Het onderhoudsbeheer verloopt in de praktijk veel vlotter en efficiënter met behulp van een specifieke en innoverende softwareoplossing dan via een simpele spreadsheet die, ondanks zijn voordelen, veel beperkingen heeft.
Maak uw eigen CMMS aan vanuit Excel
De populaire Excel-spreadsheet wordt door veel bedrijven gebruikt als instrument voor onderhoudsbeheer.
Waarom uw onderhoud met Excel beheren?
Voor wie vertrouwd is met dit soort software, is het mogelijk om een eigen CMMS te ontwikkelen op basis van Excel. Als men de nodige tijd en creativiteit inbrengt, kan het zelfs een nuttig instrument zijn voor de planning van onderhoudsinterventies, apparatuurbeheer of inventarisbeheer.
De Microsoft-software heeft in feite diverse voordelen:
- het is gratis (omdat het vaak al geïnstalleerd is op de bedrijfscomputers);
- er is geen specifieke opleiding voor nodig;
- het biedt een grote flexibiliteit bij de keuze van de te registreren gegevens;
- het kan gemakkelijk worden aangepast;
- het maakt de uitwisseling van informatie tussen medewerkers mogelijk.
Om al die redenen heeft Excel al snel na zijn verschijning de papieren documenten in het onderhoudsbeheer vervangen en blijft het tot op heden een oplossing die door veel bedrijven wordt gebruikt, vooral door KMO’s, die het als de meest toegankelijke oplossing beschouwen.
De beperkingen van een CMMS op basis van Excel
Excel heeft niettemin ernstige beperkingen voor wie zijn onderhoudsbeheer wil optimaliseren:
- het beschikt niet over een waarschuwings- of meldingssysteem;
- het kan moeilijk door meerdere gebruikers gelijktijdig worden bediend;
- het leidt tot onzekerheid over de betrouwbaarheid van de beschikbare gegevens, door het risico van fouten en problemen die bij het bijwerken van de documenten kunnen optreden;
- het leidt tot een overmatige centralisatie van informatie, dat terwijl gegevensuitwisseling voor onderhoudsbeheer essentieel is;
- het is beperkt wat betreft de mogelijkheden om grote hoeveelheden gegevens te analyseren en deze met elkaar te vergelijken.
Excel belemmert in het algemeen de informatie-uitwisseling, samenwerkingspraktijken en het teamwerk, die de betrokkenheid van onderhoudsteams sterk bevorderen. Daarnaast ontbreekt het aan functies die specifiek zijn ontworpen om het onderhouds- en werkplekbeheer te vergemakkelijken, een gemiste kans voor werknemers of kantoorgebruikers die baat zouden kunnen hebben bij een toepassingsmogelijkheid die hun kantoorervaring aangenamer zou maken.
Bovendien zijn de xls-spreadsheets niet in staat het verband te leggen tussen een plan, de kantoren, de technische objecten in elk kantoor en de mensen die in het kantoor werken. Concreet houdt dit in dat bij een wijziging in een kantoor het CMMS handmatig moet worden bijgewerkt in Excel, wat een bijzonder tijdrovende en dure praktijk is als het om frequente wijzigingen gaat.
Daarom lijkt de overstap naar een volwaardige CMMS-software die het onderhoud optimaliseert, zinvoller dan het gebruik van de vertrouwde spreadsheet.
Waarom een volwaardige CMMS-software kiezen voor uw onderhoudsbeheer in plaats van Excel?
Er zijn veel redenen waarom u het beste voor een professionele software kunt kiezen in plaats van Excel om uw onderhoud te beheren.
Wat is CMMS-software?
In tegenstelling tot Excel is CMMS-software specifiek ontworpen om het onderhoudsbeheer te faciliteren en te optimaliseren met behulp van digitale hulpmiddelen. Dit type oplossing heeft over het algemeen modules of functies die het mogelijk maken om:
- alle te onderhouden uitrusting en de technische kenmerken daarvan te bepalen, onder meer door de desbetreffende documentatie te registreren;
- aanvragen voor interventies in te plannen en te controleren;
- onderhoudsrapporten in te voeren;
- de geschiedenis van de interventies voor elke uitrusting te raadplegen;
- de toegangs- en wijzigingsrechten voor elk type gebruiker te beheren;
- de voorraden van reserveonderdelen te beheren;
- toegang te hebben tot onderhoudsstatistieken.
Waarom een CMMS-software gebruiken voor onderhoudsbeheer in plaats van Excel?
CMMS-software zorgt voor een eenvoudiger beheer én optimalisering van het onderhoud om de productiviteit van uw bedrijf te verbeteren.
Functionaliteiten voor een optimaal onderhoud
Zoals we in het voorgaande hebben gezien, geeft de implementatie van een CMMS-oplossing toegang tot geavanceerde functies voor onderhoudsbeheer. Hierdoor wordt het mogelijk elke fase van het onderhoud te rationaliseren, van de planning van de interventies tot het beheer van de voorraden reserveonderdelen, via teamplanning of analyse van de bedrijfstoestand van uw apparatuur. Deze rationalisering staat centraal in de optimalisering van het onderhoud en maakt uw onderneming productiever.
Professionele CMMS-software kan bovendien geconfigureerd worden om de functionaliteiten aan de behoeften en specifieke kenmerken van het betrokken bedrijf aan te passen. Dat biedt de flexibiliteit en het aanpassingsvermogen waarover Excel ook beschikt.
Handige ondersteuning
Met een CMMS-software krijgt een bedrijf niet alleen een krachtig instrument voor onderhoudsbeheer maar ook de daaraan gerelateerde diensten, zoals klantenservice. Dankzij deze ondersteuning kunnen onderhoudsbeheerders optimaal gebruik maken van dit instrument zonder zelf naar oplossingen te hoeven zoeken voor eventuele problemen in de toekomst.
Matige kosten
Vaak wordt het feit dat Excel gratis is als argument aangevoerd om de superioriteit ervan aan te tonen. Hoewel de implementering van CMMS-software onvermijdelijk kosten met zich meebrengt, moeten deze toch in het juiste perspectief worden geïnterpreteerd. Enerzijds zijn er tegenwoordig verschillende oplossingen verkrijgbaar op abonnementsbasis: in plaats van een software tegen een hoge prijs aan te schaffen kunnen ondernemingen daar toegang toe krijgen door zich te abonneren op een maandelijkse of jaarlijkse licentie, zonder een aanzienlijke en onzekere financiële investering aan te gaan.
Bovendien worden deze kosten binnen relatief korte termijn ruimschoots gecompenseerd door de tijds- en productiviteitswinst die het gebruik van CMMS-software oplevert.
Innovatie binnen handbereik
Ten slotte kan een bedrijf dat over een volwaardige CMMS-oplossing beschikt, gebruik maken van de meest recente technologische ontwikkelingen om zijn productiviteit te verbeteren. Innovaties zoals IoT (Internet of Things), BIM (building information modeling) en slimme gebouwen, die steeds vaker in het onderhoud worden toegepast, kunnen zo geleidelijk in de bedrijfsvoering en in de werkzaamheden van technici worden geïntegreerd. Dankzij CMMS-software kan een bedrijf zich aanpassen aan de huidige én toekomstige technologische ontwikkelingen voor het behoud en de versterking van zijn concurrentievermogen.
De juiste CMMS-keuze
Het gebruik van een professionele CMMS-oplossing is altijd een stap vooruit in vergelijking met het gebruik van een spreadsheet om uw onderhoud te beheren. Het is echter belangrijk de juiste software te kiezen om het meeste uit deze implementatie te kunnen halen.
Het is vooral belangrijk om een mobiele oplossing te kiezen die beschikbaar is op elk apparaat en gebruiksvriendelijk is. Het gebruiksgemak van het instrument is van cruciaal belang voor een positieve ontvangst van deze verandering door de teams en voor de volledige benutting van zijn potentieel, anders zou deze investering contraproductief kunnen zijn.
Excel mag dan in het verleden een relevante oplossing zijn geweest om het onderhoudsbeheer te faciliteren en te bevorderen, de relatieve voordelen van dit programma zijn geleidelijk vervaagd naarmate de professionele CMMS-software zich meer en meer heeft ontwikkeld.
Tegenwoordig bieden deze systemen tal van voordelen en dat maakt ze veel interessanter voor bedrijven die er een aanzienlijke productiviteitswinst mee kunnen boeken, terwijl het werk van hun onderhoudsteams wordt vergemakkelijkt. CMMS is zonder twijfel de toekomst van het onderhoud.
FAQ
CMMS-software voorziet meestal in de overdracht van statistieken van de oude tool (hier: Excel). Mocht u twijfels hebben, aarzel dan niet om een gratis proefversie aan te vragen op de website van Spacewell voor meer informatie.
CMMS-software biedt aanzienlijk meer mogelijkheden voor onderhoudsbeheer dan Excel. De laatste is bijvoorbeeld niet langer een optimale oplossing wanneer u met meerdere mensen werkt of wanneer u betrouwbare gegevens in real time wilt raadplegen.
