Kernpunten
- De hybride werkplek biedt medewerkers meer flexibiliteit wat vastgoedteams tegelijkertijd voor nieuwe uitdagingen stelt.
- Hybride werkplekoplossingen (technologie, data en analyse) helpen bedrijven hun ruimtes aan te passen aan de hybride werkomgeving.
- De belangrijkste doelstellingen zijn de optimalisering van de ruimte (oppervlakte en configuratie) en de verbetering van de medewerkersbeleving.
De hybride werkplek: een nieuwe uitdaging voor bedrijfsvastgoed
Naar aanleiding van de pandemie zijn veel bedrijven de implicaties van een “hybride werkplek” aan het evalueren. Onder hybride werkplek wordt een kantoorconcept verstaan dat medewerkers in staat stelt zowel op het fysieke kantoor als op afstand te werken. Hybride werken is weliswaar geen nieuw fenomeen, maar de populariteit daarvan werd aangewakkerd door de pandemie en het daaropvolgende massale experiment rond telewerken. Ook al zijn medewerkers voorstander hiervan, het hybride werkmodel stelt vastgoed- en werkplekbeheerders voor nieuwe uitdagingen.
Hybride werkplekoplossingen (waaronder software en technologie, data en analyse) kunnen hen helpen een succesvolle hybride werkplek te creëren, die zowel werkbaar is voor het personeel als winstgevend voor het bedrijf. Behalve de voor de hand liggende uitdaging die het berekenen van de benodigde kantooroppervlakte betekent, rijst ook de vraag welk soort ruimte medewerkers precies nodig hebben voor een optimale kantoorervaring.
Technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek
In een hybride kantooropstelling is de bezettingsgraad minder voorspelbaar en vertoont meer variatie gedurende de week. Onder deze omstandigheden bieden slimme werkplektechnologieën – en de daaruit afgeleide gegevens – de broodnodige ondersteuning. In eerste instantie helpen ze bedrijven snel nieuwe werkpatronen te identificeren en hierop in te spelen. Daarnaast helpen ze medewerkers door de flexibele werkomgeving te navigeren dankzij IoT-gegevens in real time. Bovendien bieden ze informatie voor hybride (her)ontwerpstrategieën op de werkplek, waardoor bedrijven werkomgevingen kunnen creëren die zowel het welzijn als de productiviteit van medewerkers bevordert. Kortom, slimme werkplektechnologieën en analyses helpen bedrijven om zo efficiënt mogelijk de overgang te maken van een door de pandemie op zijn kop gezette werkplek naar een postpandemische flexibiliteit en veerkracht.
In een hybride kantooropstelling is de bezettingsgraad minder voorspelbaar en vertoont meer variatie gedurende de week.
Ruimtebeheer in een hybride kantoor
De conclusie die verschillende bedrijven uit de pandemie hebben getrokken, is onder meer dat medewerkers geconcentreerd werk net zo goed – zo niet beter – van thuis uit kunnen verrichten. Bepaalde vormen van samenwerking en socialisatie zijn daarentegen meer geschikt voor face-to-face-interacties, vooral wanneer het om nieuwe medewerkers gaat. Om die reden verwachten veel bedrijven dat ze meer vergaderruimtes, ontmoetingsruimtes en andere flexibele samenwerkingsruimtes nodig zullen hebben om de nieuwe manier van werken te faciliteren.
Maar zelfs als het kantoor in een samenwerkingshub verandert, heerst er nog grote onzekerheid over hoeveel er van de verschillende soorten ruimtes nodig zal zijn, hoe intensief men van elke ruimte gebruik zal maken en in welke mate de behoefte van medewerkers aan ruimte is veranderd als gevolg van ‘social distancing’.
Door te theoretiseren over de toekomst van het kantoor kunnen we echter niet op antwoorden komen. De beste manier hiervoor is om de technologie te implementeren die ruimtebeheerders in staat stelt om
- het werkelijke gebruik van hun ruimte te monitoren,
- hun ruimte voortdurend te optimaliseren en op de veranderende manier van kantoorgebruik in te spelen.
De beleving van medewerkers op een hybride werkplek
Naast de optimalisering van de kantoorconfiguratie en -oppervlakte hebben veel werkplekbeheerders ook te maken met de vraag hoe ze een werkomgeving kunnen creëren waarin de medewerker centraal staat.
Veel bedrijven hebben ervoor gekozen om werkplekapps in te zetten waarmee gebruikers reserveringen kunnen maken, collega’s kunnen opzoeken, diensten kunnen boeken, schoonmaak en onderhoud kunnen aanvragen en gegevens over het binnenklimaat van hun ruimte kunnen raadplegen. Door informatie te delen en processen te stroomlijnen, maken deze apps de werkplekervaring aangenamer en productiever. Daarnaast zorgen ze ervoor dat medewerkers een groter gevoel van controle ervaren bij hun terugkeer naar kantoor.
Naast de optimalisering van de kantoorconfiguratie en -oppervlakte hebben veel werkplekbeheerders ook te maken met de vraag hoe ze een werkomgeving kunnen creëren waarin de medewerker centraal staat.
Waarom nu investeren in hybride werkplekoplossingen?
Het lijkt wellicht tegen de intuïtie in te gaan om in technologie voor het fysieke kantoor te investeren in een tijd waarin we minder mensen op de werkplek zien verschijnen. De vraag dringt zich dan ook op waarom geld uitgeven aan het monitoren van een ruimte die slechts door de helft van uw personeel wordt gebruikt. Gegevens zijn essentieel voor ruimtebeheerders die willen weten hoeveel van hun huurcontracten ze kunnen afstaan of herbestemmen en hoe ze hun ruimte het best kunnen herinrichten. Ook al is het verleidelijk om de trends te volgen die in de richting van een “typisch” postpandemisch kantoor wijzen, we denken dat beslissingen op uw eigen gebruiksgegevens baseren de sleutel tot succes is.
Beslissingen over de werkplek op uw eigen gebruiksgegevens baseren is de sleutel tot succes.
Wat zijn de resultaten die een organisatie kan verwachten van een hybride werkplekoplossing?
De 5 belangrijkste doelstellingen voor hybride werkplekoplossingen
1. Flexibiliteit op de werkplek mogelijk maken
Een van de belangrijkste voorspellingen voor de hybride werkplek is dat dit nieuwe model flexibiliteit in al zijn vormen zal omarmen – ook wat betreft zitplaatsen. Als er slechts een deel van uw medewerkers op een bepaalde dag naar kantoor komt, blijkt al snel dat een vaste zitplaatsopstelling een zeer inefficiënte praktijk is. De verwachte opkomst van niet toegewezen of flexibele zitplaatsen, als gevolg van de nieuwe manieren van werken, zal een belangrijke verschuiving betekenen. Ook al waren toegewezen zitplaatsen vóór de pandemie op veel werkplaatsen in de VS het meest ingeburgerd, onderzoeken – zoals de survey van CBRE “2020 Global Occupier Sentiment Survey” – suggereren dat flexibele zitplaatsen (of flexplekken) waarschijnlijk de nieuwe norm zullen worden.
De uitdaging van flexibiliteit
Met flexibele zitplaatsen kunnen natuurlijk verschillende zaken worden bedoeld. In sommige gevallen gaat het om de reservering van een zitplaats voor een langere periode (zoals een hele dag) één of meer dagen op voorhand. In andere gevallen kunnen medewerkers in de loop van de dag meermaals van plaats wisselen via een ad hoc check-in/check-out-systeem. Of het concept zich in de praktijk in flexplekken, dynamische werkplekboeking of in iets daartussenin vertaalt: flexibiliteit vereist een robuust reserveringssysteem om soepel te kunnen functioneren.
Wat maakt hybride flexibiliteit anders?
De dagelijkse wrijvingen rond flexibele werkplekken bestonden al lang voor de pandemie, maar het hybride kantoor voegt er een extra laag van complexiteit aan toe.
Om te beginnen, nemen de voordelen van een flexibele zitplaatsopstelling in een hybride werkomgeving spectaculair toe.Elke dag (of elk dagdeel) waarop een medewerker van thuis uit werkt, staat voor een lege werkplek wanneer zitplaatsen worden toegewezen. In regio’s met hoge huurprijzen kunnen de kosten van onbezette plekken aanzienlijk oplopen. Werkplekbeheerders kunnen die kosten vermijden door de ruimte aan iemand anders ter beschikking te stellen, te elimineren of tot een samenwerkingsplek te transformeren.
Ten tweede, om voor de betrokkenheid van medewerkers te zorgen die zich niet op kantoor bevinden, krijgen reserveringen een steeds belangrijkere rol als middel om collega’s met elkaar in contact te brengen. Reserveringsgegevens kunnen als basis dienen voor een zoekfunctie in werkplekapps die helpt gemakkelijk na te gaan welke collega’s op kantoor zijn en waar ze zitten. En dat alles zonder de activiteiten van medewerkers te observeren.
Ten slotte zal de veiligheid op kantoor voor het personeel waarschijnlijk nog wel enige tijd een gevoelige kwestie blijven. Werkplekmanagers kunnen informatie over de kantoorbezetting verkrijgen en delen met behulp van live-sensorgegevens. Dat kan een waardevolle aanvulling zijn op de reserveringssystemen die medewerkers helpen ruimten te kiezen in meer of minder drukke zones, al naargelang hun eigen comfortniveau.
2. Optimalisering van de kantooroppervlakte
De meeste bedrijven verwachten veranderingen in de manier van werken die de behoefte aan kantoorruimte in grote mate kunnen beïnvloeden. Tal van nieuwe trends wijzen echter in een andere richting; het is dan ook onduidelijk hoe hardnekkig die trends zich zullen doorzetten. Net zoals er veel rapporten verschenen over “Zoom-moeheid”, kan ook de aantrekkingskracht van hybride werken of telewerken na verloop van tijd afnemen.
Verschillende soorten sensoren kunnen de bezetting en het ruimtegebruik bijhouden.
Het verzamelen en analyseren van betrouwbare gegevens over het werkelijke ruimtegebruik op kantoor is de beste manier om onder deze omstandigheden veranderingen op de werkplek voor te bereiden en hierop te anticiperen. Verschillende soorten sensoren kunnen de werkelijke bezetting en het ruimtegebruik registreren en patronen aantonen zoals:
- Welke collaboratieve ruimtes zijn het populairst en welke blijven leegstaan?
- In welke maten kantoren al verleden tijd zijn of juist een andere invulling krijgen: een plek waar medewerkers zich kunnen onttrekken aan ongewenste afleidingen van thuis.
- In hoeverre de keuze tussen telewerken of op kantoor werken seizoensafhankelijk is, waarbij sommigen volledig naar kantoorwerk overschakelen door een betere airconditioning of verwarming.
- Of werktendensen al dan niet identiek zijn op alle locaties.
Hier is het van cruciaal belang om te vermelden dat sensoren op zich slechts een gedeeltelijke oplossing kunnen bieden. Of men geïnformeerde portfoliobeslissingen kan nemen, hangt uiteindelijk af van de kwaliteit van de analyse-instrumenten en of de ruwe gegevens al dan niet moeiteloos in bruikbare inzichten kunnen worden omgezet. Met andere woorden, de keuze van het geschikte analytische platform is net zo belangrijk als de juiste sensorkeuze.
3. Optimalisering van de kantoorconfiguratie
Hybride werken kan niet alleen een impact hebben op de oppervlakte die het kantoor inneemt, maar ook op het soort ruimtes dat medewerkers zullen gebruiken als ze weer op kantoor komen. Steeds meer analisten voorspellen een verschuiving in de richting van samenwerkings- en socialisatieruimten op kantoor en sommige bedrijven hebben dan ook al stappen genomen hun kantoren een andere lay-out te geven om aan deze verandering tegemoet te komen.
Er zijn weliswaar goede redenen om samenwerking te omarmen en een toenemende vraag naar groepsruimten te verwachten, toch zijn er ook geldige redenen om een voorzichtiger aanpak te hanteren. Voor het gehele vastgoedportfolio te transformeren, kunnen bedrijven er baat bij hebben om de feitelijke gebruiksinformatie nauwlettend in de gaten te houden en op die manier na te gaan naar welke ruimtes de medewerkers in het heropende kantoor toe trekken.
Uw strategie voor kantoorconfiguratie uitwerken
In plaats van kantoren aan te passen naar aanleiding van de voorspellingen over drastische veranderingen in het kantoor, bestaat er een alternatieve strategie voor kantoorconfiguratie gericht op gegevenstrends. Hoewel sommige herstructureringen zeker zinvol zijn, kunnen bedrijven meer baat hebben bij een geleidelijke aanpak waarbij ze zowel de bezetting als het gebruik van de verschillende soorten beschikbare ruimten in het kantoor monitoren. Op die manier kunnen ze vraag en aanbod van ruimte in de tijd op elkaar afstemmen.
Het doel van een dergelijke strategie is om te bepalen welke ruimten over- of ondermaats presteren wat betreft de bezetting (of de ruimten al dan niet worden gebruikt), de benutting (hoe dicht ze bij hun capaciteit worden gebruikt) of beide. Op deze manier kunnen managers bepalen welke ruimten onder- of overbezet zijn en na verloop van tijd aanpassingen doorvoeren om het gebruik van die ruimten te optimaliseren. Deze deliberatieve aanpak:
- biedt meer transparantie in de besluitvorming;
- zorgt ervoor dat bedrijven niet overhaast grote investeringen aangaan die wellicht niet op hun personeelsbestand zijn afgestemd;
- maakt het mogelijk om ruimtestrategieën op maat te ontwikkelen voor verschillende locaties, die aansluiten bij de specifieke behoeften van die kantoren.
Ontdek hoe AXA een dynamisch werkplekconcept creëerde met een reeks gedeelde ruimtes en een werkplek-medewerkersratio van 0,6 (1540 werkstations voor 2600 personeelsleden)
Meer lezen4. Goede binnenluchtkwaliteit waarborgen
Luchtkwaliteit is onzichtbaar, daarom hebben gebouwbeheerders wellicht de neiging om deze te negeren en zich meer te richten op een comfortabele temperatuur of op energiebesparing. Door de pandemie zijn mensen zich echter meer bewust geworden van het belang van het binnenmilieu zodat er meer aandacht is gekomen voor de luchtkwaliteit.
Medewerkers willen erop kunnen vertrouwen dat de lucht in hun werkruimten schoon is wanneer ze weer op kantoor komen. Werkgevers beseffen dan ook dat goede binnenluchtkwaliteit zakelijke voordelen heeft. Omdat onvoldoende luchtkwaliteit in gebouwen niet alleen de gezondheid en het welzijn beïnvloedt, maar ook het risico op ziekteverwekkers in de lucht zoals het coronavirus verhoogt, wordt hierdoor ook onze cognitieve functie aangetast: het vermogen om helder en creatief te denken. Maar hoe weten we of de binnenlucht schoon is?
IoT-monitoring
Tegenwoordig kunnen er allerlei aspecten van de omgevingskwaliteit op kantoor worden gecontroleerd via kleine sensoren. Van de aanwezigheid van vluchtige organische stoffen (VOS) en radioactief radongas tot CO2-concentraties, temperatuur, relatieve vochtigheid, luchtdruk alsook fijnstof, lawaai en licht. De metingen worden opgenomen door een IoT-platform waar ze worden omgezet in nauwkeurige gegevens. Vervolgens worden de gegevens geanalyseerd en gevisualiseerd op plattegronden en dashboards om zo inzicht te krijgen in de manier waarop de binnenluchtkwaliteit kan worden verbeterd.
5. De dynamiek van het hybride kantoor ondersteunen
De dynamiek van het hybride kantoor: een opgave voor facilitair beheer?
De uitdaging van flexibel werken op grote schaal kan simpelweg als volgt worden samengevat: Als de medewerkers onafhankelijk van elkaar grotendeels dezelfde tijdstippen en dagen blijken te clusteren, zal dat vanuit vastgoed-oogpunt waarschijnlijk een zeer inefficiënt resultaat opleveren.
Eén van de voorgestelde oplossingen is het werken met shifts of roterende uurroosters op kantoor. Specifieke teams of afdelingen zouden op bepaalde dagen worden ingedeeld dat het kantoorverkeer grotendeels voorspelbaar zou maken (met een foutmarge om “drop-ins” op te vangen). Voor de ruimtelijke planning zou deze oplossing zich waarschijnlijk doeltreffend tonen in combinatie met een software voor het plannen en reserveren van kantoorruimte die het mogelijk maakt om deze gemakkelijk (opnieuw) toe te wijzen. Dat zou immers de keuzevrijheid en flexibiliteit van medewerkers beperken alsook de kans op toevallige interactie tussen medewerkers die in verschillende rotaties werken. In organisaties met flexibele teams kan dat ook leiden tot onvoorspelbare roosters waardoor er een aantal persoonlijke voordelen van flexibiliteit juist zou worden ondermijnd.
De uitdaging aangaan via monitoring
Strenge maatregelen zijn wellicht niet voor elke organisatie noodzakelijk om het meest uit de hybride werkmethoden te halen. Het hierboven geschetste scenario is slechts een hypothetisch voorbeeld en het gedrag van medewerkers kan uiteraard verschillende patronen volgen. Ouders zouden bijvoorbeeld ervoor kunnen kiezen hun kantoorschema’s rond de haal- en brengtijden van hun kinderen op te bouwen en dus elke dag maar gedeeltelijk op kantoor te komen werken. Andere medewerkers kunnen hun kantoorschema afstemmen op de agenda van hun team of manager of verschillende schema’s volgen afhankelijk van de projectfase waarin ze zich bevinden. Jonge of nieuwe medewerkers kiezen misschien eerder ervoor vaker naar kantoor te komen voor begeleiding en netwerking. Over een heel kantoor bezien, kunnen er aanzienlijk minder pieken en dalen in de bezetting optreden dan in het vorige hypothetische geval, maar ze kunnen ook sterk verschillen van kantoor tot kantoor.
Organisaties die hun vastgoedkeuzes niet onmiddellijk hoeven te maken (misschien omdat hun huurcontracten nog een aantal jaren lopen) hebben het voordeel om uit te stippelen hoe de hybride werkdynamiek zich in de praktijk zal ontplooien. Sensoren zijn een krachtig hulpmiddel voor het vastleggen van tendensen in het verleden, zoals pieken, dalen, gemiddelden en fluctuaties door verschillende locaties en ruimten. Wanneer de gegevens worden samengebracht en door middel van analysetools worden verwerkt, kunnen vastgoedteams aan de hand van de bevindingen de hybride werkpatronen bestuderen en toetsen of deze werkelijk stabiele patronen zijn of ze juist veranderen zodra de initiële nieuwigheid van hybride werken wegebt.
Op gegevens gebaseerde besluitvorming
Op basis van de vastgestelde patronen kunnen dan gegevensgestuurde vastgoedbeslissingen worden genomen die ervoor zorgen dat er voldoende ruimte is om piekmomenten op te vangen zonder al te veel verspilling en om de kantoorinrichting opnieuw te configureren of de zitplaatsopstelling aan te passen met het oog op flexibel werken. De gegevens kunnen ook door andere teams gebruikt worden om betere beslissingen te nemen over dienstverlening en, indien nodig, om een beleid voor telewerken in te voeren of het bestaande te herzien op basis van transparante informatie.
Wilt u een productieve, mensgerichte hybride werkplek creëren? Neem dan contact met ons op om te ontdekken hoe onze oplossingen u van dienst kunnen zijn.
