In de blogpost van vorige week vertelden we hoe sensorgegevens een traditioneel FMIS verrijken met handige nieuwe mogelijkheden om ruimtes te reserveren. Reserveringssystemen zijn, samen met goed ontworpen touchpoints voor gebruikers, echter niet alleen nuttig om conferentie- en vergaderzalen te beheren; ze zijn essentieel om flexibele werkplekken doeltreffend te doen werken. Net zoals bij zaalreserveringen en schoonmaakdiensten kan een goed ontworpen FMIS op zichzelf een aanzienlijke meerwaarde bieden, maar sensortechnologieën die het beheersysteem voor werkplekken verbeteren met realtimegegevens kunnen de productiviteit verhogen en voor een betere gebruikerservaring zorgen.
Flexibel werken: veelbelovend, maar ook riskant
Eerst en vooral is het belangrijk om duidelijk te maken wat we met een flexibele werkplek bedoelen. Vóór de invoering van socialeafstandsmaatregelen zagen we de afgelopen jaren een trend om van toegewezen zitplaatsen over te stappen op meer flexibele werkconcepten. In een flexibele omgeving kunnen medewerkers zitplaatsen delen (hot-desking), vrij kiezen tussen zitplaatsen binnen een bepaalde zone of (zoals op het hoofdkantoor van Spacewell) vrijuit overal in het kantoor gaan zitten – afhankelijk van hun voorkeuren en behoeften in de loop van een werkdag.
In een volledig flexibele omgeving kunnen medewerkers aan een zonnig bureau aan het raam gaan zitten in de voormiddag, naar een druk gedeelde bank verhuizen in de vroege namiddag en voor een afgezonderde concentratiecabine kiezen in de late namiddag. Belangrijk is dat medewerkers niet alleen hun plaats kunnen kiezen op basis van hun voorkeuren, maar dat in een volledig open concept medewerkers op alle niveaus binnen het bedrijf dezelfde ruimtes delen. Daardoor is het veel waarschijnlijker dat er zich waardevolle toevallige ontmoetingen en begeleidingsmomenten voordoen met leidinggevend personeel dan op een traditionele werkplek. Bij Spacewell HQ zit je misschien wel een dagje naast onze CEO.
Uit onderzoek blijkt dat een flexibel concept, als het goed werkt, een gezellige, gebruikersgerichte werkplek kan opleveren die de productiviteit bevordert, de tevredenheid verhoogt en er zo voor zorgt dat medewerkers willen blijven. Toch zijn er tal van horrorverhalen over overvolle kantoren waar nauwelijks een plek te vinden is, waar er te veel lawaai is om goed te kunnen werken en waar de medewerkers ervan overtuigd zijn dat het flexibele concept niet meer is dan een pragmatische poging van hun werkgever om geld te besparen. Deze sterk uiteenlopende resultaten maken duidelijk dat er veel op het spel staat als het flexibele concept niet werkt.
Meer flexibiliteit met real-time gegevens dankzij software voor werkplekbeheer
Hoe kan een slim werkplekbeheer helpen? Reserveringssystemen bieden tal van krachtige mogelijkheden om vlot en zonder stress een zitplaats te bemachtigen en de gebruikers van een gebouw te helpen om op het geschikte moment de geknipte werkomgeving te vinden.
In de eerste plaats kan een slim reserveringssysteem het gemakkelijker maken om een vrije plaats te vinden. Een eenvoudige optie is bijvoorbeeld inchecken op afstand, zodat de gebruikers van een gebouw een bureau kunnen vinden en reserveren om die dag of slechts enkele uren te gebruiken. Een meer geavanceerde versie koppelt een reserveringssysteem aan sensoren die aangeven welke bureaus daadwerkelijk in gebruik zijn, zodat gebruikers gemakkelijk een plek vinden in hun favoriete deel van het gebouw. Deze twee aspecten worden steeds belangrijker, omdat werkgevers de beschikbare ruimte beperken om de sociale afstand te kunnen bewaren.
Het inchecksysteem kan worden uitgebreid met een zoekfunctie voor medewerkers die zich hiervoor aanmelden. Aan de hand van deze functie kunnen afbeeldingen of avatars van medewerkers worden weergegeven op een kaart met vermelding van hun locatie, zodat hun collega’s hen gemakkelijker vinden. Deze functie is tegenwoordig bijzonder nuttig nu er steeds meer aan telewerken wordt gedaan, waardoor het zelfs moeilijk is om te weten wie er welke dag op kantoor is.
Achtergrondinformatie
Een laatste upgrade naar een slim beheersysteem voor werkplekken dat verder gaat dan enkel reserveren, is gebaseerd op contextuele informatie. Terwijl gebruikers op basis van de hierboven vermelde gebruiksgegevens kunnen inschatten hoe druk het in een ruimte zou kunnen zijn, kunnen kleurgecodeerde plattegronden en druktemeldingen het eenvoudiger maken om een rustigere ruimte te vinden – vooral als een gebouw meerdere verdiepingen of vleugels telt. Bovendien kunnen verschillende soorten sensoren andere belangrijke informatie bieden die de gebruiker helpt om een keuze te maken. Comfortsensoren kunnen bijvoorbeeld heel uiteenlopende variabelen meten, waaronder de temperatuur en de luchtvochtigheid. Gebruikers kunnen hun ruimtes ook een score geven, zodat hun collega’s over extra gegevens beschikken. Door middel van een handige mobiele app of een kiosk met touchscreen kan dergelijke contextuele informatie het voor medewerkers eenvoudiger maken om zones te vinden die voldoen aan hun persoonlijke comfortvoorkeuren.
Software voor werkplekbeheer: een blik op de toekomst
Net als de andere eigenschappen die in deze reeks aan bod zijn gekomen, zijn slimme beheersystemen voor werkplekken voortdurend in ontwikkeling. Eén aspect dat intensief wordt onderzocht, is Spacewell Workplace: een mobiele app die alle sensor- en reserveringsgegevens tot bij de gebruiker brengt. Hoewel het nu al krachtige hulpmiddelen zijn, beloven de algoritmen voor machinaal leren en AI in de toekomst echt persoonlijke aanbevelingen te doen. Ook zullen deze technologieën het wellicht mogelijk maken om factoren zoals licht en temperatuur op de persoonlijke voorkeuren af te stemmen dankzij de betere integratie in uiteenlopende gebouwsystemen. Uiteindelijk heeft het bundelen van het traditionele FMIS en geavanceerde sensortechnologieën tot doel om gebouwen en werkplekconcepten beter te doen werken voor elk type gebruiker. Nu al plukken medewerkers, bezoekers en iedereen die hen ondersteunt de vruchten van flexibel werken dankzij slimme beheersystemen voor werkplekken.
Deze post is deel 4 van een lopende blogreeks over FMIS+. In vorige posts ging het over het concept van FMIS+ en gingen we dieper in op slim schoonmaken en ruimtes slim reserveren. Wilt u graag een melding krijgen wanneer een nieuwe post is verschenen of Spacewell nieuwe informatie of kennnis heeft gepubliceerd? Schrijf u hier in..
