De ervaring van werknemers op de (hybride) werkplek is tegenwoordig een veelbesproken onderwerp. Onze werkervaring wordt grotendeels bepaald door onze collega’s, de inhoud van onze baan en de omgeving waarin we werken. Maar werkplekdiensten spelen ook een belangrijke rol bij het bieden van een goede werkervaring.
Hoewel menselijke vaardigheden essentieel blijven voor het leveren van goede service, kunnen softwaretools het proces stroomlijnen, efficiënter maken en de kosten verlagen. Daarnaast kan het gebruik van sensorgegevens diensten op de werkplek dynamischer en doelgerichter maken, zodat ze worden geleverd waar en wanneer dat het belangrijkst is. In deze blogpost gaan we dieper in op hoe het IoT kan helpen om meer dynamische diensten op de werkplek te creëren.
Het belang van diensten en voorzieningen op de werkplek
77,2 %, dat is het percentage medewerkers wereldwijd dat thee, koffie en andere voorzieningen voor verfrissing als een belangrijk kenmerk van de werkplek beschouwt, blijkt uit onderzoek van Leesman uit 2021, een bedrijf dat gespecialiseerd is in het meten van de werkplekervaring. Een hoge score – hoger dan het belang dat bijvoorbeeld aan geluidsniveaus wordt gehecht. Verrassend? Niet echt. Het is in ieder geval een duidelijke illustratie van het belang dat werknemers hechten aan diensten op de werkplek. Maar hoewel we geneigd zijn om zaken als goede koffie en schone kantoortoiletten als vanzelfsprekend te beschouwen, vereisen ze dagelijks toezicht.
Werkplekdiensten beheren met geïntegreerde workflows
De ruggengraat voor efficiënte, prestatiegerichte facilitaire activiteiten en diensten is IWMS-software (Integrated Workplace Management System). Een dergelijk systeem is meestal modulair en geïntegreerd in verschillende domeinen (bijv. reserveringen, ruimtebeheer, servicebeheer, contracten, onderhoud, vastgoedbeheer). Dat betekent dat je klein kunt beginnen en het systeem kunt uitbreiden naarmate je organisatie zich ontwikkelt. Wanneer je extra IWMS-domeinen toevoegt, worden deze geïntegreerd met wat je al gebruikt (een belangrijk voordeel ten opzichte van standaardoplossingen). Met een goed geïntegreerd IWMS beheer je alles op één plaats (“single source of truth”) en zijn gerelateerde processen met elkaar verbonden. Dus wanneer een technicus reserveonderdelen gebruikt bij een klant, worden de onderhoudsvoorraden automatisch aangepast. En wanneer een vooraf ingestelde drempel wordt bereikt, worden deze onderdelen automatisch bijbesteld. De tijd die een monteur aan een klus besteedt, wordt ook bijgehouden en gebruikt voor de facturatie. En met een mobiele app hebben buitendienstteams op afstand toegang tot alle relevante informatie en kunnen ze hun werk onderweg beheren.
Dynamische werkplekdiensten
Sensorgegevens kunnen de dienstverlening in gebouwen en op de werkplek op verschillende manieren verbeteren. Van schoonmaak en onderhoud tot catering en apparatuurvoorziening. Sensoren kunnen worden geïmplementeerd om een enkele use case te ondersteunen. Bijvoorbeeld deurtellingssensoren in badkamers die de schoonmaak activeren. Sensoren kunnen ook worden gebruikt om meerdere scenario’s mogelijk te maken. Bijvoorbeeld bezettingssensoren in vergaderzalen. Hoewel ze in de eerste plaats dienen om inzicht te krijgen in het gebruik van ruimten en om werknemers te helpen gemakkelijk vrije ruimten te vinden, kunnen de gegevens die ze opleveren ook worden gebruikt om de schoonmaak te optimaliseren. Bijvoorbeeld door schoonmaakfrequenties aan te passen op basis van gebruikstrends of om een automatische werkorder te genereren wanneer een ruimte wordt verlaten na een vergadering. Of zelfs om het schoonmaken helemaal over te slaan als de ruimte niet wordt gebruikt – dit bespaart tijd en voorraden, terwijl schoonmakers worden vrijgemaakt voor andere taken. Om dit praktisch te maken, krijgen schoonmakers een digitaal apparaat dat werkopdrachten weergeeft op digitale plattegronden. Een voorbeeld hiervan is het AZMM ziekenhuis, dat zijn meer dan 100 schoonmakers uitrustte met digitale tablets (voor het gemak bevestigd aan schoonmaakkarren) waarop een slimme service-app draait. Deze nieuwe manier van werken, die papier overbodig maakt, vergrootte de schoonmaakcapaciteit en motivatie van het team, verminderde de jaarlijkse schoonmaakkosten en zorgde zelfs voor een snellere COVID-19 respons.
Betere toewijzing van middelen dankzij inzichten in het gebruik
Terwijl IWMS de basis vormt voor een efficiënte, kosteneffectieve dienstverlening, biedt een IoT-platform extra inzichten in het gebruik. Het werkelijke gebruik van een gebouw verandert voortdurend en is vaak anders dan we ons voorstellen. Vandaag de dag, met veel onzekerheid rond het post-pandemische kantoorgebruik, is dit nog meer het geval. En zolang leiders van werkomgevingen niet begrijpen hoe verschillende werknemers het kantoor zullen gebruiken in het nieuwe werklandschap, is het moeilijk om te weten wat ze moeten aanpassen. Betrouwbare, actuele informatie over hoe een gebouw wordt gebruikt, is daarom belangrijker dan ooit voor slimme besluitvorming. Uiteraard zijn sensoren veel beter dan mensen in het objectief bijhouden van bezetting en gebruik. Datagestuurde inzichten, gevisualiseerd op plattegronden en dashboards, zijn niet alleen essentieel om de juiste kantooroppervlakte te bepalen en de configuratie te optimaliseren, maar ook om flexibele werkplekdiensten succesvol te plannen in een veranderende kantooromgeving. En om snel te kunnen reageren op veranderende omstandigheden, zoals in het hierboven besproken geval van AZMM. Tijdens de opeenvolgende COVID-19 golven ontving het schoonmaakteam van AZMM regelmatig updates op hun digitale apparaten. Op kleurgecodeerde plattegronden konden ze direct zien welke zones verboden terrein waren. En om de veiligheid verder te vergroten, kregen ze ook aangepaste werkopdrachten met aangepaste veiligheids-, hygiëne- en ontsmettingsprocedures.
Beter reactievermogen met realtimegegevens
Sensorgegevens van gebouwen vergroten ons inzicht in brede gebruikspatronen. Zo helpen ze ons om onderhoudsschema’s aan te passen en de planning van middelen te optimaliseren. Maar sensorgegevens kunnen ook zorgen voor meer reacties in realtime. Wanneer sensoren bijvoorbeeld temperatuur- of vochtigheidswaarden buiten het normale bereik registreren, kan het platform een werkorder in het IWMS activeren om de HVAC te controleren. Via regels die in de software zijn ingesteld, worden automatische waarschuwingen naar de juiste onderhoudsdienst gestuurd. Dit leidt tot een snellere oplossing van incidenten en kan zelfs klachten voorkomen.
Een ander voorbeeld is slim schoonmaken. Als sensoren detecteren dat een vergadering vroegtijdig is beëindigd, kan het platform een taak naar de mobiele telefoon van de schoonmaker sturen zodat de schoongemaakte ruimte sneller beschikbaar is. Omgekeerd, als er niemand komt opdagen, krijgt de schoonmaker een melding dat de werkopdracht niet hoeft te worden ingevuld, wat tijd en voorraden bespaart.
Voor de catering kunnen passantensensoren nuttige informatie verschaffen om het aantal maaltijden aan te passen en zo vers mogelijk voedsel te serveren. Sensoren die mensen tellen kunnen ook aangeven hoe lang de rij is, zodat mensen hun bezoek aan de cafetaria kunnen spreiden. Dit bespaart werknemers niet alleen tijd om in de rij te wachten, maar voorkomt ook dat er extra cateringpersoneel moet worden ingezet om pieken op te vangen.
Het bredere plaatje
Zoals de bovenstaande use cases suggereren, kunnen sensorgegevens zorgen voor slimmer onderhoud van bedrijfsmiddelen en dynamischere diensten op de werkplek. Hoewel de voordelen duidelijk zijn, is dienstverlening meestal niet de drijvende kracht achter het toevoegen van IoT-connectiviteit aan een IWMS. Als je echter al een IoT-platform hebt geïmplementeerd voor andere use cases (ruimteoptimalisatie is ontegenzeggelijk de nummer één in de markt), is het heel zinvol om het platform ook in te zetten voor meer dynamische werkplekdiensten.
Aarzel niet om contact met ons op te nemen om na te gaan hoe uw bedrijf voordeel kan halen uit IoT-verbonden software.
