Medewerkersbeleving op de (hybride) werkplek is tegenwoordig een hot topic. Hoe we ons werk ervaren wordt grotendeels bepaald door onze collega’s, de inhoud van ons werk en de omgeving waarin we werken. Maar werkplekservices dragen ook in belangrijke mate bij aan een goede medewerkersbeleving.
Goede dienstverlening blijft weliswaar gebaseerd op menselijke vaardigheden, maar softwaretools kunnen het proces stroomlijnen, efficiënter maken en de kosten verlagen. Bovendien kan het gebruik van sensorgegevens de dienstverlening op de werkplek dynamischer en doelgerichter maken, zodat deze op het juiste moment en op de juiste plaats wordt geleverd. In deze blogpost gaan we er dieper op in hoe het IoT kan helpen om dynamischere werkplekdiensten te creëren.
Het belang van diensten en voorzieningen op de werkplek
77,2 %, dat is het percentage medewerkers wereldwijd dat thee, koffie en andere voorzieningen voor verfrissing als een belangrijk kenmerk van de werkplek beschouwt, blijkt uit onderzoek van Leesman uit 2021, een bedrijf dat gespecialiseerd is in het meten van de werkplekervaring. Een hoge score – hoger dan het belang dat wordt gehecht aan geluidsniveaus, bijvoorbeeld. Verrassend? Niet zozeer. Het geeft duidelijk aan hoeveel belang werknemers hechten aan werkplekvoorzieningen. Maar ook al hebben we de neiging om zaken als goede koffie en schone kantoortoiletten als vanzelfsprekend te beschouwen, daar moet wel dagelijks voor worden gezorgd.
Werkplekdiensten beheren met geïntegreerde workflows
Om efficiënt en prestatiegericht te kunnen werken en diensten te kunnen verlenen, is FMIS-software (Facilitair Management Informatie Systeem) van essentieel belang. Zo’n systeem is meestal modulair en geïntegreerd over verschillende domeinen (bv. reserveringen, ruimtebeheer, servicebeheer, contracten, onderhoud, vastgoedbeheer). Op die manier kunt u op kleine schaal beginnen en het systeem uitbreiden naarmate uw organisatie evolueert. Wanneer u extra FMIS-domeinen toevoegt, worden deze geïntegreerd met wat u al gebruikt (een belangrijk voordeel tegenover ‘point solutions’). Met een goed geïntegreerd FMIS beheert u alles op één plaats (‘single source of truth’) en gerelateerde processen zijn met elkaar verbonden. Dus, wanneer een technicus reserveonderdelen gebruikt bij een klant, worden de onderhoudsvoorraden automatisch aangepast. En wanneer een vooraf ingestelde drempel wordt bereikt, worden deze onderdelen automatisch nabesteld. De tijd die de technicus aan een opdracht besteedt, wordt ook bijgehouden en voor de facturering gebruikt. Dankzij een mobiele app hebben medewerkers in het veld van op afstand toegang tot alle relevante informatie en kunnen ze hun werk onderweg beheren.
Dynamische werkplekdiensten
Sensorgegevens kunnen de dienstverlening in gebouwen en op de werkplek op verschillende manieren verbeteren: van schoonmaak en onderhoud tot catering en apparatuurvoorziening. Sensoren kunnen worden geïmplementeerd ter ondersteuning van één enkele gebruikssituatie, zoals deursensoren in de toiletten die aansturen op schoonmaak. Sensoren kunnen immers ook worden ingezet om meerdere scenario’s mogelijk te maken, denk bijvoorbeeld aan bezettingssensoren in vergaderzalen. Hoewel ze in de eerste plaats dienen om inzichten te verschaffen over het gebruik van de ruimte en om werknemers te helpen gemakkelijk vrije ruimtes te vinden, kunnen de gegevens die ze opleveren ook worden gebruikt om de schoonmaak te optimaliseren. Bijvoorbeeld door de frequentie van schoonmaakbeurten aan te passen op basis van gebruikstrends of door automatisch een werkbon te genereren wanneer ruimtes na een vergadering worden verlaten. Of zelfs om het schoonmaken helemaal over te slaan als de ruimte niet werd gebruikt – wat tijd en voorraden bespaart én het schoonmaakpersoneel voor andere taken vrijmaakt. Om dit praktisch mogelijk te maken, krijgen schoonmakers een toestel dat werkbonnen op digitale plattegronden toont. Een voorbeeld hiervan is het AZMM-ziekenhuis, dat zijn 100+ schoonmaakteam uitrustte met digitale tablets (bevestigd aan schoonmaakkarretjes voor gebruiksgemak) met een slimme serviceapp. Deze nieuwe, volledig papierloze, manier van werken verhoogde de schoonmaakcapaciteit en -motivatie van het team, verminderde de jaarlijkse schoonmaakkosten en maakte zelfs een snellere COVID-19-reactie mogelijk.
Betere toewijzing van middelen dankzij inzichten in het gebruik
Naast een FMIS dat de basis legt voor een efficiënte, kosteneffectieve dienstverlening, biedt een IoT-platform extra inzichten in gebruikstendensen. Het werkelijke gebruik van een gebouw is voortdurend in ontwikkeling en komt vaak niet overeen met wat we ons daarbij voorstellen. Tegenwoordig, met veel onzekerheid rond de postpandemische kantoorbezetting, is dat nog meer het geval. En zolang leidinggevenden niet goed weten hoe medewerkers de werkplek zullen gebruiken in het nieuwe kantoorlandschap, valt het moeilijk in te schatten wat er moet worden aangepast. Betrouwbare, actuele informatie over het gebruik van een gebouw is daarom belangrijker dan ooit voor slimme besluitvorming. Uiteraard zijn sensoren veel efficiënter dan mensen in het objectief bijhouden van bezetting en ruimtegebruik. Op gegevens gebaseerde inzichten die worden gevisualiseerd op plattegronden en dashboards, zijn cruciaal, niet alleen om de kantooroppervlakte correct aan te passen en de configuratie te optimaliseren, maar ook om flexibele werkplekdiensten te plannen met succes in een steeds evoluerende kantooromgeving. En om snel te kunnen reageren op veranderende omstandigheden, zoals in het hierboven geschetste geval van AZMM. Tijdens de opeenvolgende COVID-19-golven kreeg het schoonmaakteam van AZMM regelmatig updates op hun digitale toestellen. Ze konden dankzij de kleurcodes op plattegronden onmiddellijk zien welke zones verboden waren. En om hun veiligheid nog verder te verhogen, kregen ze ook aangepaste opdrachten met speciale veiligheids-, hygiëne- en ontsmettingsprocedures.
Beter reactievermogen met realtimegegevens
Met sensorgegevens over gebouwen krijgen we meer inzichten in algemene gebruikspatronen. Dat helpt ons om de planning van services bij te sturen en de resourceplanning te optimaliseren. Sensorgegevens kunnen bovendien zorgen voor meer reactiesnelheid in real time. Wanneer sensoren bijvoorbeeld temperatuur- of vochtigheidswaarden buiten het normale bereik registreren, kan het platform een werkbon in het FMIS genereren om de HVAC te controleren. Door middel van regels die in de software zijn ingesteld, worden geautomatiseerde waarschuwingen naar de juiste onderhoudsdienst gestuurd. Hierdoor worden incidenten sneller opgelost en kunnen zelfs klachten worden voorkomen.
Een ander voorbeeld is de slimme schoonmaak. Als sensoren detecteren dat een vergadering vroeger is beëindigd, kan het platform een taak naar het mobiele toestel van een schoonmaker sturen, zodat de schone ruimte sneller beschikbaar wordt. Omgekeerd, als er niemand komt opdagen, krijgt het schoonmaakpersoneel een melding dat de werkbon niet hoeft te worden uitgevoerd, waardoor tijd en materialen worden bespaard.
Voor de catering kunnen telsensoren nuttige informatie verschaffen om het aantal maaltijden aan te passen en zo vers mogelijk voedsel te serveren. Sensoren voor het tellen van het aantal mensen kunnen ook aangeven hoe lang de rij is, zodat mensen hun bezoek aan de cafetaria kunnen spreiden. Dit bespaart medewerkers niet alleen tijd bij het aanschuiven, maar voorkomt ook dat er extra cateringpersoneel moet worden ingezet om piekmomenten op te vangen.
Het bredere plaatje
Zoals de bovenstaande use cases suggereren, bieden sensorgegevens mogelijkheden voor slimmer onderhoud van assets en dynamischere werkplekdiensten. De voordelen spreken voor zich, maar dienstverlening is doorgaans niet de drijfveer om IoT-connectiviteit te integreren in een FMIS. Wanneer u echter al een IoT-platform hebt geadopteerd voor andere use cases (waaronder ruimteoptimalisatie is ongetwijfeld de nummer één in de markt), kan het zinvol zijn om het platform ook in te zetten om dynamischere werkplekservices aan te bieden.
Aarzel niet om contact met ons op te nemen om na te gaan hoe uw bedrijf voordeel kan halen uit IoT-verbonden software.
