De par les évolutions historiques de la GMAO et l’extension de son champ d’application, sa définition revêt aujourd’hui un caractère protéiforme. Entre l’IWMS (Integrated Workplace Management System), le CMMS (Computerized Maintenance Management System) et l’EAM (Enterprise Asset Management), un logiciel GMAO regroupe de plus en plus de fonctionnalités. De plus, l’avènement du big data, le BIM et l’avènement de l’internet des objets (IoT) rend d’autant plus complexe son appréciation future.
Dès lors, comment définir la GMAO ? En quoi consiste-t-elle ? Quelles sont les principaux atouts et fonctionnalités de la GMAO ?
La définition de la GMAO
Dans sa forme minimaliste, une GMAO ou Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur est un outil informatique spécialisé dans la gestion de la maintenance. Ce programme informatique est utilisé afin de garantir la prise en charge totale et structurée de tous les aspects concernant la maintenance d’un bâtiment et de ses installations.
Cette maintenance est fondamentale pour garantir que l’utilisation qui en est faite soit pérenne et sécurisée. Elle consiste dans ce sens en un ensemble de tâches et opérations préventives et réactives effectuées sur les dites installations ou bâtiments. Le logiciel GMAO facilite l’organisation et la gestion de l’activité de maintenance.
A cause des traductions de l’anglais le terme GMAO peut être interprété/compris de différentes manières.
Le terme GMAO vient au départ de la traduction du terme anglais CMMS (Computerized Maintenance Management System). Il s’agit d’une traduction littérale et donc simple à comprendre. Cependant, il existe d’autres acronymes anglais dans le même domaine mais parfois sont également traduit en français comme GMAO. Voici quelques exemples ci-dessous:
- CAFM : Computer-Assited Management Software, logiciel informatisé de gestion de la maintenance
- IWMS : Integrated Workplace Management System, gestion intégrée de l’environnement de travail
- EAM : Enterprise Asset Management, gestion des biens d’une entreprise
Chacun de ces logiciels a une fonction bien définie et spécifique dans le cadre de la gestion de la maintenance. Cependant chacun de ces acronymes ne dispose pas son pendant en français.
Il est donc bien possible qu’une personne qui parle d’une GMAO fasse référence à l’un ou l’autre de ces logiciels et des fonctionnalités qu’il couvre.
Nous allons pour des raisons de clarté dans cet article nous en tenir à la description originale de la GMAO et ne pas prendre en compte le concept d’IWMS qui est bien plus large que la GMAO. La GMAO est en réalité un des composants fondamentaux d’un IWMS (gestion intégrée de l’environnement de travail). Mais avant cela, intéressons nous aux évolutions historiques de la GMAO.
Les évolutions historiques
La définition de la GMAO est en effet liée à son historique. La gestion de la maintenance d’un bâtiment n’est pas apparue avec l’informatique, bien au contraire.
- Années 1970 : le métier de la maintenance à évolué en même temps que la taille et la complexité des bâtiments. Lors des années 70, on voit les constructions devenir de plus en plus audacieuses, mais également plus complexes. Rapidement les propriétaires de ces grandes constructions se rendent compte que de tels édifices demandent une maintenance organisée et planifiée afin de garantir leur pérennité et de permettre une gestion prospective des coûts de maintenance.
- Années 1980 : les premières formes de maintenances structurelles sont organisées sous forme de tableurs. A partir du moment où les outils informatiques devenaient assez puissant pour le permettre, ces derniers ont été mis à contribution dans le métier de la maintenance. Ce n’est que vers la fin des années 80 que le passage à une maintenance est initié sur base de certains outils spécialisés ou vers des outils tableurs de type Excel.
- Années 1990 : on peut donc dire que la forme la plus répandue de GMAO a longtemps été Excel. Les fonctionnalités étaient limitées, mais permettaient déjà de documenter et structurer une partie des tâches à réaliser dans le cadre de la GMAO. C’est dans les années 90 où l’on voit réellement l’avènement des premiers outils spécifiquement créés pour gérer la gestion de la maintenance.
- Années 2000 : ces années voient les GMAO se transformer avec la popularisation et l’utilisation d’internet. On passe donc progressivement de GMAO sur un ordinateur ou sur un serveur à des GMAO en ligne (on peut aussi parler de GMAO SaaS). Une des fonctions fondamentales de la GMAO étant la bonne diffusion de l’information à toutes les parties et personnes qui gravitent autour du bâtiment, sa déclinaison sur le web fait 100% sens.
- Années 2010 : les GMAO se voient confrontées à de nouveaux types d’informations et possibilités avec la popularisation des smartphones, tablettes et de l’internet des objets (IoT).
- Aujourd’hui : la GMAO continue d’évoluer à mesure que la quantité de données à gérer et organiser devient de plus en plus importante. On parle de gestion de la maintenance dans un cadre de big data. D’autre part, les utilisateurs finaux des installations prennent une place prépondérante au sein de la GMAO. Cette dernière était essentiellement centrée sur les objets dont elle assurait la maintenance, elle se centre dorénavant plus sur les utilisateurs finaux des dits objets.
Les champs d’application de la GMAO : quelle utilité ?
Le champ d’application de l’utilisation d’une GMAO est vaste. Dès que la création ou la construction est finalisée, le logiciel GMAO garantit le suivi en la maintenance de manière adéquate. De nombreux éléments peuvent faire l’objet d’un suivi par un logiciel de GMAO, il peut s’agir des :
- Installations
- Ouvrages
- Matériel
- Appareil
- Bâtiment
- Patrimoine immobilier
Pour chacune de ces applications, la GMAO va garantir, dès la finalisation de la conception de la maintenance en condition, que les éléments couverts par la GMAO puissent répondre aux spécifications pour lesquelles ils ont été conçus.
Les fonctionnalités de la GMAO
La maintenance est un facteur de coût et de risque important dans le domaine de la gestion intégrée de l’immobilier, de l’environnement de travail et des services généraux. La GMAO permet de prendre le contrôle des opérations de maintenance, ainsi que de trouver le bon équilibre entre les coûts de maintenance et les performances des installations techniques.
Planification de la maintenance et performance des installations techniques
Les fonctionnalités sont réparties en 2 grandes catégories :
- la planification et gestion des opérations de maintenance
- l’optimisation de la performance des installations techniques
1. Planifier et gérer efficacement les opérations de maintenance réactives et planifiées
Cette première grande catégorie est en général subdivisée en 2 aspects de la maintenance qui sont distincts, mais complémentaires: la maintenance planifiée et la maintenance réactive.
- Maintenance planifiée:
- Suivre les installations techniques, l’historique de maintenance et la condition actuelle
- Créer un budget et un programme de maintenance pluriannuel préventif réalistes
- Créer des flux de travail efficaces avec des statuts configurables et des notifications automatisées
- Maintenance réactive:
- Connecter les travailleurs mobiles aux informations dont ils ont besoin, au moment opportun.
- Créer les flux et processus de demandes dans le cas d’une demande réactive
- Permettre au capteurs du bâtiment ou de l’installation de faire des demandes réactives sur base de données intelligentes (smart building)
2. Optimiser les performances des installations techniques
- Suivre les processus de répartition des coûts et de facturation
- Améliorer la planification des inventaires de pièces de rechange
- Évaluer les effets de la maintenance préventive en temps d’arrêt ; surveiller les accords de niveaux de services (SLA) sur la maintenance corrective
- Conserver une fiche complète des installations techniques,de l’historique et des performances pour les audits
- Assurer la conformité et l’élaboration de rapports de sécurité des installations
Le logiciel GMAO comme outil de gestion
- Une GMAO aujourd’hui assure l’enregistrement des tickets de maintenance, trace les incidents, assure la gestion des contrats de prestataire de maintenance ou d’inventaire, connecte les utilisateurs du bâtiment à la gestion, en plus de proposer une grande variété de services essentiels. La GMAO est bien loin de la gestion simple d’un plan de maintenance statique.
- La GMAO permet d’organiser et d’optimiser les ressources d’un patrimoine à tous les niveaux : des stations de travail individuelles aux portefeuilles des objets techniques dans leur intégralité. Pour ce faire, il trace les indicateurs clés de performance ou de conformité avec les standards de l’industrie, visualise les données, intègre les processus et améliore l’expérience utilisateur, pour finalement engendrer efficacité et économies de coûts.
La GMAO et l’exploitation des données smart building
Certaines entreprises adoptent une approche par étapes concernant les aspects d’une GMAO à mettre en place. Pourtant une GMAO complète est une solution fonctionnelle transversale pour tous les métiers qui entourent les bâtiments. Lorsqu’une GMAO traite et transforme les données en informations exploitables, les technologies de bâtiments intelligents (smart building) sont en capacité de générer des données en temps réel d’une extrême richesse, concernant l’utilisation de l’espace et les facteurs environnementaux comme l’humidité et la température.
Un bâtiment intelligent exploite une grande variété de capteurs, allant de la lumière au mouvement en passant par des mesures de l’état des installations techniques en temps réel. Ces capteurs collectent automatiquement les données qui sont ensuite transmises à la GMAO. Cette surveillance continuelle peut permettre d’identifier les changements et les inefficacités dans l’utilisation du bâtiment, mais aussi de déterminer des points de déclenchement pour les systèmes de maintenance ou de contrôle.
Par exemple, une baisse de température dans une pièce pourrait automatiquement déclencher le système HVAC afin de rétablir des niveaux confortables. De même, si un capteur de vibration indique une augmentation sur une cage d’ascenseur, la GMAO devrait automatiquement avancer la date de maintenance de l’ascenseur en question.
Les technologies de bâtiments intelligents peuvent également produire de nouveaux points de contacts permettant d’améliorer la prestation de service ainsi que la satisfaction liée au lieu de travail. Les technologies de bâtiments intelligents ont donc le potentiel d’améliorer considérablement la GMAO en automatisant les processus, puisqu’elles offrent des informations encore plus détaillées concernant l’utilisation et génèrent des données qui peuvent permettre aux bâtiments d’opérer une transformation vers des solutions de pointe s’appuyant sur de très gros volumes de données. En d’autres mots, les bâtiments intelligents et les GMAO peuvent surveiller, assister et transformer les lieux de travail en améliorant leur performance, au présent comme au futur.
La GMAO et l’expérience utilisateur améliorée
Les GMAO ne se sont pas uniquement améliorés en terme de périmètre et de fonctionnalités, elles sont également devenues plus conviviales.
- Convivialité d’administration
Par le passé on tremblait à l’idée de devoir changer d’un outil de gestion de maintenance à l’autre. La nature même de l’outil de gestion de la maintenance implique en effet de devoir charger tous les objets qui vont devoir être maintenus. Cet inventaire et ensuite leur chargement dans l’outil ont aujourd’hui fortement été facilités par l’utilisation d’outils d’imports. D’autre part les GMAO permettent aujourd’hui de charger leurs données à partir d’une base plan BIM. On parle alors de BIM GEM (BIM Gestion Exploitation Maintenance).
- Convivialité de communication
L’amélioration de la convivialité est également passée par une ouverture des outils leur permettant de communiquer facilement et via des protocoles ouverts avec d’autres outils. Les GMAO comme nous l’avons vu devraient idéalement être en communication directe et bi-directionelle avec les bâtiments dont ils assurent la maintenance. Dans ce sens les GMAO sont aujourd’hui connectées à la GTB du bâtiment (Gestion Technique du Bâtiment). Les connecteurs avec les GTB existent et permettent une connection et mise en place plus rapide et intuitive.
- Convivialité d’utilisation
Pour terminer les GMAO doivent également s’inviter dans la vie de tout utilisateur ou usager des bâtiments dans laquelle ils sont présents. Ils sont autant d’agents en mesure de remonter des information cruciales sur la bonne vie et la bonne maintenance du bâtiment. Les GMAO sont aujourd’hui présentes sur des applications a destination des employés leur rendant la vie plus simple et plus aisée.
La GMAO pratique et pragmatique a donc encore de beaux jours devant lui.
Questions fréquentes
La maintenance représente un coût et un risque considérable dans la gestion de votre environnement de travail, l’utilisation d’un logiciel de GMAO pour votre maintenance permet de réduire ces deux facteurs importants en maîtrisant les coûts tout en facilitant la maintenance.
L’acronyme GMAO signifie : Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, il s’agit d’un logiciel facilitant la gestion totale de tous les aspects de la maintenance d’un bâtiment et de ses installations.
