Pourquoi adopter un logiciel de gestion de l’espace de travail ? Cette question, que de plus en plus d’entreprises se posent, renvoie à la fois à l’évolution contemporaine des modes de travail et aux atouts des logiciels apparus ces dernières années.
Pour bien comprendre l’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion de bureau ou des espaces de travail en général, il faut donc appréhender les nouvelles façons de travailler et les caractéristiques des logiciels désormais disponibles sur le marché.
Ces solutions, plus complètes qu’un simple outil de gestion de bureau ou qu’un logiciel de réservation de salle, s’adaptent à ces nouveaux usages pour favoriser à la fois le bien-être et l’engagement des collaborateurs et la rentabilité de l’entreprise.
Les nouveaux modes de travail
Flex office, télétravail, smart office, digital workplace… Les nouveaux modes de travail se développent dans un nombre croissant d’entreprises. Ce phénomène, accéléré par la crise du Covid 19, a pris une grande ampleur.
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Pourquoi ces changements
Le développement de nouveaux modes de travail est dû à plusieurs tendances actuelles. D’une part, il répond aux attentes d’une nouvelle génération de salariés et collaborateurs adeptes de flexibilité aussi bien dans le temps que dans l’espace. D’autre part, il est permis par les évolutions technologiques qui rendent notamment le travail à distance ou télétravail de plus en plus simple et de moins en moins nocif à la bonne marche des entreprises. Enfin, il coïncide souvent aux besoins des entreprises de réduire leurs coûts de fonctionnement et de fidéliser leurs collaborateurs en s’adaptant à leurs préférences.
Pourquoi les entreprises ont-elles intérêt à accompagner ces changements ?
Certaines entreprises se montrent réticentes à adopter pleinement ces nouveaux modes d’organisation du travail, ce qui est, dans la plupart des cas, une erreur stratégique.
Réduire les coûts
L’adoption de nouveaux modes de travail permet la plupart du temps de réduire les coûts liés à l’immobilier. En favorisant le télétravail ou le flex office, une entreprise peut réduire substantiellement les coûts liés aux espaces de travail, par exemple en réduisant la surface nécessaire ou en partageant des locaux avec d’autres entreprises.
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Répondre aux attentes des collaborateurs
De plus, ces nouveaux modes de travail correspondent aux attentes de la plupart des collaborateurs. Ceux-ci recherchent plus de flexibilité qu’avant, et notamment la possibilité d’adapter leurs horaires et lieux de travail aux contraintes de leur vie personnelle sans pour autant impacter leur vie professionnelle.
Attirer des talents
De nombreuses entreprises connaissent actuellement des difficultés de recrutement, et certaines ont du mal à fidéliser leurs salariés. En s’ouvrant à des modes de travail innovants, votre entreprise sera mieux à même d’attirer les talents qu’elle recherche et de limiter le turnover.
Encourager la productivité
Contrairement à de vieilles idées reçues, les nouvelles manières de travailler telles que le télétravail favorisent généralement une meilleure productivité. Ceci est dû notamment à la réduction du temps passé dans les transports et à la possibilité de mieux se concentrer pour les salariés.
Pour autant, il ne suffit pas de vouloir accepter, adopter ou encourager ces nouveaux modes de travail pour en récolter tous les bénéfices escomptés. Il faut s’organiser en conséquence et surtout adopter les bons outils, dont l’un des incontournables est le logiciel de gestion des espaces de travail.
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Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des espaces de travail ?
L’utilisation d’un logiciel de gestion des espaces de travail présente de nombreux avantages pour les entreprises qui, d’une façon ou d’une autre, sont amenées à optimiser des locaux professionnels.
Adapter l’agencement en fonction des besoins
L’utilisation d’un logiciel gestionnaire d’espace de travail permet d’identifier les modèles d’occupation et les zones de travail préférées des utilisateurs de ces espaces, généralement les salariés. En se basant sur les données collectées par des capteurs d’occupation et de comptage de personnes, vous pouvez utiliser ces informations pour organiser un espace de travail optimisé et le plus adapté possible à ses utilisateurs, ce qui favorise leur bien-être et donc leur engagement.
Réduire les coûts liés aux actifs immobiliers
En récoltant et en analysant les données concernant les modèles d’occupation grâce à un logiciel de gestion de bureau, vous pourrez comprendre l’évolution des taux d’occupation dans le temps. Vous pourrez ainsi adapter la mise à disposition des bureaux et autres espaces aux besoins réels en termes d’occupation, et ainsi faire baisser les coûts immobiliers.
Améliorer l’efficacité et l’engagement
Un logiciel de réservation de gestion des espaces de travail est un outil favorable à la création d’un meilleur environnement pour vos collaborateurs. Ce type de logiciel permet par exemple la réservation d’une salle ou d’un bureau très facilement. Les employés bénéficient alors d’une grande flexibilité pour adapter les espaces de travail à leurs besoins. Leur motivation et leurs performances en sont donc améliorées.
Mettre en place des services intelligents
Le recours à un logiciel de gestion des espaces permet de planifier et d’adapter les services de support technique aux besoins réels du bâtiment et des espaces. En effet, vous acquérez une connaissance fine du taux d’occupation et d’utilisation des salles de réunion, des bureaux et des autres espaces. Si une salle n’a pas du tout été utilisée au cours d’une journée, par exemple, il est inutile de faire appel au personnel d’entretien. Grâce à ces services intelligents, vous réduisez ainsi vos coûts d’exploitation.
Gérer un portefeuille d’espaces
Grâce à un logiciel de gestion des espaces, vous pouvez parcourir tous les emplacements dans une arborescence. Ainsi, vous pouvez visualisez l’utilisation actuelle, historique et future de l’espace et optimisez vos coûts et investissements.
Suivre les équipements
Un logiciel gestionnaire d’espace permet également de suivre l’ensemble des équipements liés à celui-ci. Vous pouvez ainsi conserver une visibilité actualisée sur les inventaires d’équipement, cartographier l’ensemble du mobilier sur des plans d’étage (y compris par un simple glisser-déposer) mais aussi assigner du mobilier à certains lieux ou certains utilisateurs en particulier.
L’utilisation d’un logiciel de gestion des espaces est un outil indispensable pour que la mise en place de nouveaux modes de travail soit bénéfique à la fois à l’entreprise et à ses collaborateurs. Elle permet d’éviter que la flexibilité dans l’utilisation des bureaux, salles de réunion et autres espaces de travail n’entraîne une désorganisation globale et ne se révèle in fine contre-productive.
L’adoption de ce type de logiciel est tout à fait envisageable pour les entreprises déjà installées. Pour les entreprises en phase d’installation, elle sera encore plus bénéfique. Il est donc particulièrement judicieux de se pencher sur cette question dès la planification de l’installation dans de nouveaux locaux.
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