Adopter la flexibilité : la technologie au service des environnements de travail hybrides (Le bureau hybride, article N°1)

Confrontées à une pandémie depuis un an déjà et face à la promesse d’un retour à la normale grâce à la vaccination, les entreprises commencent à se détourner de leur recherche de solutions de bureau adaptées au contexte de la COVID-19 pour entamer une réflexion stratégique sur l’avenir du bureau. Les collaborateurs manifestant leur intérêt pour le télétravail, au moins à temps partiel, les entreprises sont en train d’évaluer les implications d’un « bureau hybride » et d’identifier la meilleure stratégie à adopter pour se préparer à cet environnement de travail en pleine mutation. Ils étudient également la technologie des lieux de travail hybrides pour soutenir un tel environnement.

Le bureau hybride est un concept de bureau permettant aux collaborateurs de travailler à la fois en présentiel et à distance. Le temps et les dates de télétravail varient d’une entreprise à l’autre, voire d’un collaborateur à l’autre, mais un tel changement pourrait altérer radicalement les besoins des entreprises en termes d’espace – en particulier si les collaborateurs travaillent principalement dans des bureaux satellites, plutôt qu’au bureau central. Outre cette évidente difficulté à déterminer la quantité d’espace nécessaire, une autre question se pose : de quel type d’espace les collaborateurs auront-ils besoin lorsqu’ils viendront au bureau pour tirer le meilleur parti de leur expérience de travail en présentiel ?

La gestion de l’espace dans un bureau hybride

Face à cette pandémie, de nombreuses entreprises sont arrivées à la conclusion que bon nombre de collaborateurs se concentrent aussi bien sur leur travail – si ce n’est plus – chez eux qu’au bureau. Néanmoins, de nombreux types de collaboration et de socialisation sont mieux adaptés aux interactions en face à face, en particulier lorsqu’ils impliquent de nouveaux collaborateurs. Par conséquent, nombreuses sont les entreprises qui cherchent à augmenter significativement la disponibilité des salles de conférence, des zones d’échange, et d’autres espaces de collaboration ou flexibles afin de pouvoir adopter ces nouveaux modes de travail. ¹

Cependant, même si le bureau devient un centre de collaboration, la quantité nécessaire de chaque type d’espace et sa fréquence d’utilisation restent une grande incertitude, sans compter que le nombre de collaborateurs autorisé dans chaque espace est déterminé par les recommandations de distanciation sociale. La meilleure manière de répondre à ces questions ne consiste pas à échafauder des théories sur l’avenir du bureau, mais à mettre en place la technologie qui permettra aux gestionnaires d’espaces de contrôler avec précision l’utilisation effective de leur espace et d’optimiser continuellement ce dernier afin de l’adapter à cette mutation de l’utilisation des bureaux.

En plus d’être propice à la collaboration, le bureau hybride devra probablement offrir des postes de travail flexibles, des possibilités d’hébergement ou des bureaux partagés. Ces concepts traduisent parfaitement cette tendance à abandonner les postes de travail attribués au profit des postes de travail temporaires pouvant être gérés grâce à des systèmes de réservation à l’avance ou des processus ad hoc d’enregistrement à l’arrivée/à la sortie. Les concepts de travail flexibles ne sont pas une nouveauté, mais c’est une première pour bon nombre d’entreprises qui ont besoin de mettre en place des systèmes de réservation solides et, idéalement, des capteurs pour veiller à leur bon fonctionnement. Les études montrent qu’un concept de travail flexible bien huilé peut améliorer considérablement la perception de l’environnement de travail et la performance des collaborateurs, mais elles suggèrent également que bon nombre de bureaux pâtissent d’une mauvaise mise en œuvre. ²

L’expérience des collaborateurs dans un environnement de travail hybride

Au-delà de l’optimisation de la configuration des espaces et de la quantité d’espace, de nombreux gestionnaires d’espaces sont également préoccupés par la création d’un environnement centré sur les collaborateurs. Pour faire du bureau un lieu attractif et dissiper les dernières inquiétudes quant à la sécurité de l’environnement de travail, de nouvelles fonctionnalités permettant d’améliorer l’expérience des collaborateurs viendront façonner le bureau.

Une approche adoptée par de nombreuses entreprises a consisté à déployer des applications de lieux de travail permettant aux usagers des bâtiments de procéder à des réservations, de trouver des collègues, de réserver des services, de demander un nettoyage et une maintenance, et de visualiser les mesures de la qualité de l’air intérieur de leur espace. En partageant des informations et en rationalisant les processus, ces applications rendent l’expérience sur le lieu de travail plus agréable et accroissent la productivité. Elles peuvent aussi donner aux employés un plus grand sentiment de contrôle alors qu’ils effectuent leur retour au bureau. Avec le développement du bureau hybride, ces solutions technologiques existantes pour le lieu de travail seront sans aucun doute complétées par de nouvelles fonctionnalités permettant de mieux connecter les employés travaillant à distance et ceux travaillant au bureau.

Pourquoi investir maintenant dans des technologies dédiées à l’environnement de travail ?

Investir dans des technologies dédiées au bureau physique à une époque où les environnements de travail sont désertés pourrait sembler paradoxal. Pourquoi dépenser de l’argent pour le contrôle d’un espace qui ne sera fréquenté que par la moitié de vos collaborateurs ? Pour les gestionnaires d’espaces désireux de connaître la proportion de leur bail qu’ils pourront céder ou reconvertir et de savoir comment reconfigurer au mieux leur espace, ce recueil de données est essentiel. De même, pour les entreprises cherchant à adopter la flexibilité et à améliorer l’expérience de leurs collaborateurs, ces technologies capables de rationaliser les réservations, de promouvoir le bien-être, et d’aider les travailleurs à gérer les complexités inhérentes au concept de bureau hybride peuvent réellement permettre d’éviter un retour au travail chaotique. Bien qu’il puisse être tentant de miser sur un retour au bureau ordinaire, nous sommes convaincus que la clé de la réussite réside dans des décisions guidées par des données d’utilisation recueillies au cas par cas. Étant donné que le télétravail n’a pas affecté toutes les entreprises et tous les groupes démographiques de la même façon ³, le retour au bureau variera d’une entreprise à l’autre.