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5 façons d’améliorer le fonctionnement du bureau hybride grâce à l’analyse de l’environnement de travail

18 mai 2021

Avec le début de la pandémie l’an dernier, un nombre d’employés jamais égalé auparavant s’est retrouvé en télétravail. Les recommandations de confinement et les restrictions ont quasiment vidé les bureaux du jour au lendemain. Dans certaines entreprises, le travail (occasionnel) à distance n’était pas une nouveauté, pour d’autres ce fut plutôt un choc. De manière générale cependant, les premiers retours liés à cette expérience massive et obligatoire de télétravail ont été extrêmement positifs : la plupart des employés sont restés productifs pendant la quarantaine, ce qui a rapidement soulevé la question de l’utilité de conserver les bureaux.

Bien qu’elles soient maintenant formulées de manière plus radicale qu’auparavant, les questions relatives à la valeur du bureau ne sont pas nouvelles. Les enquêtes de référence de Leesman avaient déjà démontré par exemple que de nombreux bureaux ne permettent pas aux employés de travailler de manière productive. Non seulement les bureaux déçoivent les employés, mais ils ont également tendance à gaspiller près de la moitié de l’espace.

Tandis que le passage au télétravail se poursuit, les employés ont commencé à ressentir l’impact négatif lié à la perte d’accès à des espaces physiques partagés et au contact en personne avec leurs collègues. Une lassitude de Zoom s’est installée, il est devenu plus difficile de recruter de nouveaux collègues et de les conseiller, et les employés signalent de plus en plus souvent éprouver des sentiments de stress, d’isolement et de déprime. De plus, une majorité de cadres pense que la culture de l’entreprise ne pourra pas être perpétuée dans un contexte exclusivement à distance.

Collègues se réunissant à un bureau avec un iMac

Le passage à l’hybride

Qu’est-ce que cela signifie pour nos futurs lieux de travail ? Des études, dont une sur le télétravail aux États-Unis intitulée US Remote Work Survey, réalisée par PwC, suggèrent que la plupart des entreprises s’orientent vers une configuration de lieu de travail hybride, qui concerne des employés travaillant dans différents lieux, et où les bâtiments proposent (principalement) des bureaux, espaces et équipements partagés (c’est-à-dire non attitrés) pour :

  • Établir une communauté, une culture et créer des relations
  • Soutenir le travail axé sur l’individu
  • Faciliter le travail d’équipe, la créativité et l’innovation

Le modèle du lieu de travail hybride adopte la flexibilité qui était attendue par la plupart des employés. Mais il pose également de nouveaux défis aux équipes de gestion immobilière et aux responsables des environnements de travail en termes de configuration et de gestion des espaces de travail. Il reste de nombreuses incertitudes quant à l’utilisation des bureaux après la pandémie. Et il est difficile de savoir ce qu’il faut ajuster tant que les responsables des environnements de travail n’auront pas compris comment les différents employés utiliseront le bureau dans le nouveau panorama du lieu de travail. En conséquence, les données seront essentielles pour optimiser l’environnement de travail et fournir une excellente expérience employé.

Le rôle des données et des plateformes d’analyse

Avec des employés qui auront le choix, le véritable défi qui attend les bureaux sera de devenir une destination où les employés veulent se rendre. Voici 5 façons dont les plateformes d’analyse d’environnement de travail peuvent aider dans ce processus.

1. Redéfinissez le bureau en fonction des résultats de l’entreprise

Aucune entreprise ne veut en réalité avoir un bureau ; ce que les entreprises veulent vraiment, c’est un « outil » qui améliore le bien-être, l’engagement et la productivité des employés. Lorsque vous savez que 90 % des coûts d’exploitation d’une entreprise sont liés à la paie (règle de base du 3-30-300 de JLL), l’optimisation de l’environnement de travail des employés devrait être une priorité pour toute entreprise tournée vers l’avenir. Leesman, une société de recherche spécialisée dans la mesure et l’analyse de l’expérience employé, a cependant constaté en 2019 que près de 40 % des employés estimaient que leur lieu de travail ne leur permettait pas de travailler de manière productive. Le retour au bureau après la pandémie représente une opportunité unique de faire mieux.

2. Obtenez des informations sur l’utilisation de l’espace et les conditions ambiantes

Un lieu de travail sain et centré sur l’humain a besoin de données fiables sur l’utilisation de l’espace et le climat intérieur.

Les plateformes d’analyse modernes exploitent les données détaillées des capteurs pour brosser un tableau précis de l’utilisation des différents espaces dans un bâtiment pendant la journée et du niveau de confort fourni. En suivant la qualité de l’air intérieur dans des pièces et espaces, les gestionnaires de bâtiments peuvent également comprendre quelles zones présentent des problèmes environnementaux ou un risque accru de transmission aérienne de virus.

Tableau de bord de la qualité de l'air

3. Réajustez l’espace de bureau et soutenez la prise de décision en matière de portefeuille

En suivant l’occupation et l’utilisation, les équipes de gestion immobilière peuvent voir les espaces sous-utilisés ou très demandés et reconfigurer le lieu de travail pour mettre en adéquation l’offre et la demande. Dans un environnement de travail hybride, les bureaux attitrés resteront très souvent vides, ce qui représente une perte d’espace et d’argent. En permettant des bureaux flexibles, l’espace dédié aux bureaux peut être réduit au profit d’espaces collaboratifs ; autre possibilité, une partie de cet espace peut être sous-louée ou le bail renégocié.

4. Fournissez des aperçus en temps réel de l’utilisation du bureau

Pour une expérience harmonieuse sur le lieu de travail, les données des capteurs sont superposées aux plans d’étage et mises à disposition des employés sur leurs smartphones et autres points de contact numériques. L’utilisation des bâtiments devient entièrement transparente et les employés peuvent facilement trouver et réserver des espaces adaptés, avec les équipements et conditions ambiantes adaptés.

Concept d'économie circulaire verte

5. Permettez les services basés sur les activités

Tout comme les postes de travail avec bureaux attitrés laissent la place à des agencements de bureaux plus fluides, les prestations de services selon des horaires fixes sont remplacées par des services basés sur les activités. Cette manière plus dynamique de fournir des services concentre les efforts où ils sont les plus importants, en fonction des recommandations en cours et de l’utilisation réelle, suivie en temps réel.

Les employés des services de nettoyage et d’entretien reçoivent des instructions visuelles sur leurs dispositifs mobiles, leur indiquant où se rendre sur les plans d’étage numériques et les tâches à effectuer. Les utilisateurs du bâtiment sont plus heureux et la satisfaction au travail augmente.

Work Assistant

La voie à suivre

La situation actuelle liée à la pandémie est sans précédent dans l’histoire récente, ce qui signifie qu’il n’y a pas de modèle « clé en main » nous indiquant la voie à suivre. Les références de l’an dernier ne sont plus valables, et nous sommes en grande partie en territoire inconnu. Les plateformes d’analyse de l’environnement de travail seront donc cruciales pour comprendre le nouveau monde du travail. En fournissant des informations basées sur les données d’utilisation réelles, elles permettront aux équipes de gestion immobilière de proposer une expérience sur le lieu de travail qui favorise la rétention des talents, le bien-être, l’innovation et la croissance.

Utilisez-vous l’analyse de l’environnement de travail dans votre entreprise pour optimiser l’expérience sur le lieu de travail ? Votre point de vue nous intéresse.

Eric Van Bael

Eric Van Bael

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