L’expérience des employés sur le lieu de travail (hybride) est un sujet d’actualité. Notre expérience au travail est largement déterminée par nos collègues, le contenu de notre travail et l’environnement dans lequel nous travaillons. Mais les services sur le lieu de travail jouent également un rôle important dans l’amélioration de l’expérience des employés.
Bien que les compétences humaines restent essentielles pour fournir un bon service, les outils logiciels peuvent rationaliser le processus, le rendre plus efficace et réduire les coûts. En outre, l’utilisation de données de capteurs peut rendre les services sur le lieu de travail plus dynamiques et mieux ciblés, afin qu’ils soient fournis au moment et à l’endroit les plus importants. Dans cet article de blog, nous allons examiner de plus près comment l’IdO peut contribuer à créer des services plus dynamiques sur le lieu de travail.
L’importance des services et des équipements sur le lieu de travail
77,2 %, c’est le pourcentage d’employés dans le monde qui classent le thé, le café et autres rafraîchissements comme une composante importante du lieu de travail, selon les données de 2021 de Leesman, une société spécialisée dans la mesure de l’expérience du lieu de travail. Un score élevé, supérieur à l’importance accordée aux niveaux de bruit, par exemple. Surprenant ? Pas vraiment. En tout cas, cela illustre clairement l’importance que les salariés attachent aux services sur le lieu de travail. Bien que nous ayons tendance à considérer comme acquis des éléments tels qu’un bon café et des toilettes propres, ils nécessitent une surveillance quotidienne.
Gérer les services sur le lieu de travail avec des flux de travail intégrés
Le logiciel IWMS (Integrated Workplace Management System) constitue l’épine dorsale des opérations et des services efficaces et axés sur les performances. Un tel système est généralement modulaire et intégré dans différents domaines (par exemple, les réservations, la gestion de l’espace, la gestion des services, les contrats, la maintenance, la gestion immobilière). Cela signifie que vous pouvez commencer à petite échelle et étendre le système au fur et à mesure de l’évolution de votre organisation. Lorsque vous ajoutez des domaines IWMS supplémentaires, ceux-ci seront intégrés de manière native à ce que vous utilisez déjà (un avantage clé par rapport aux solutions ponctuelles). Avec un IWMS bien intégré, vous gérez tout en un seul endroit (« source unique de vérité ») et les processus connexes sont connectés. Ainsi, lorsqu’un technicien utilise des pièces détachées sur le site d’un client, les niveaux de stock de maintenance sont automatiquement ajustés. Et lorsqu’un seuil prédéfini est atteint, ces pièces sont automatiquement commandées à nouveau. Le temps passé par le technicien sur une tâche est également suivi et utilisé pour la facturation. Une application mobile permet aux équipes de terrain d’accéder à distance à toutes les informations pertinentes et de gérer leur travail en déplacement.
Services dynamiques sur le lieu de travail
Les données des capteurs peuvent améliorer les services des bâtiments et des lieux de travail de diverses manières. Du nettoyage et de l’entretien à la restauration et à la fourniture d’équipements, les capteurs peuvent être mis en œuvre pour soutenir un seul cas d’utilisation. Les capteurs peuvent être mis en œuvre pour répondre à un seul cas d’utilisation. Par exemple, des capteurs de comptage de portes dans les salles de bains qui déclenchent le nettoyage. Les capteurs peuvent également être utilisés pour permettre plusieurs scénarios. Par exemple, des capteurs d’occupation dans les salles de réunion. S’ils servent avant tout à mieux connaître l’utilisation des espaces et à aider les employés à trouver facilement des salles libres, les données qui en découlent peuvent également être utilisées pour optimiser le nettoyage. En ajustant les fréquences de nettoyage en fonction des tendances d’utilisation, par exemple, ou en générant un ordre de travail automatique lorsqu’une salle est libérée après une réunion. Il est même possible de ne pas effectuer de nettoyage lorsque la pièce n’a pas été utilisée, ce qui permet d’économiser du temps et des fournitures, tout en libérant les agents d’entretien pour d’autres tâches. Pour que cela soit pratique, les agents d’entretien reçoivent un appareil numérique qui affiche les ordres de travail sur des plans d’étage numériques. L’hôpital AZMM en est un exemple : il a équipé sa centaine d’agents d’entretien de tablettes numériques (fixées à des chariots de nettoyage pour plus de commodité) fonctionnant à l’aide d’une application de service intelligente. En éliminant le papier, cette nouvelle méthode de travail a augmenté la capacité et la motivation de l’équipe de nettoyage, a réduit les coûts annuels de nettoyage et a même facilité une réponse plus rapide au COVID-19.
Améliorer l’allocation des ressources grâce à des informations sur leur utilisation
Si l’IWMS constitue la base d’une prestation de services efficace et rentable, une plateforme IoT offre des perspectives supplémentaires en matière d’utilisation. L’utilisation réelle d’un bâtiment est en constante évolution et est souvent différente de ce que nous imaginons. Ces jours-ci, avec beaucoup d’incertitude sur l’utilisation des bureaux après la pandémie, c’est encore plus le cas. Et tant que les responsables du lieu de travail ne comprennent pas comment les différents employés utiliseront le bureau dans le nouveau paysage professionnel, il est difficile de savoir ce qu’il faut ajuster. Des informations fiables et actualisées sur l’utilisation d’un bâtiment sont donc plus que jamais indispensables à une prise de décision intelligente. De toute évidence, les capteurs sont bien meilleurs que les humains pour suivre objectivement l’occupation et l’utilisation des locaux. Les données visualisées sur des plans d’étage et des tableaux de bord sont essentielles non seulement pour dimensionner correctement l’empreinte des bureaux et optimiser leur configuration, mais aussi pour planifier avec succès des services agiles sur le lieu de travail dans un environnement de bureau en mutation. Et pour pouvoir réagir rapidement à des conditions changeantes, comme dans le cas de l’AZMM évoqué plus haut. Au cours des vagues successives de COVID-19, l’équipe de nettoyage de l’AZMM a reçu des mises à jour fréquentes sur ses appareils numériques. Ils pouvaient instantanément voir sur des plans d’étage codés en couleur quelles zones étaient interdites. Et pour renforcer leur sécurité, ils recevaient également des ordres de travail personnalisés avec des procédures de sécurité, d’hygiène et de désinfection adaptées.
Améliorer la réactivité grâce aux données en temps réel
Les données des capteurs des bâtiments nous permettent de mieux comprendre les schémas d’utilisation généraux. Elles nous aident ainsi à ajuster les horaires de service et à optimiser la planification des ressources. Mais les données des capteurs peuvent également favoriser une plus grande réactivité en temps réel. Par exemple, lorsque les capteurs enregistrent des valeurs de température ou d’humidité en dehors de la plage normale, la plateforme peut déclencher un ordre de travail dans l’IWMS pour vérifier le système de chauffage, de ventilation et de climatisation. Grâce à des règles définies dans le logiciel, des alertes automatisées sont envoyées au prestataire de services de maintenance approprié. Cela permet de résoudre plus rapidement les incidents et même d’éviter les plaintes.
Le nettoyage intelligent en est un autre exemple. Si les capteurs détectent qu’une réunion s’est terminée plus tôt que prévu, la plateforme peut envoyer une tâche au téléphone portable de l’agent d’entretien afin que la salle nettoyée soit disponible plus rapidement. Inversement, si personne ne s’est présenté, l’agent d’entretien est informé que le bon de travail n’a pas besoin d’être rempli, ce qui permet d’économiser du temps et des fournitures.
Pour la restauration, les capteurs de fréquentation peuvent fournir des informations utiles pour ajuster le nombre de repas et servir des aliments aussi frais que possible. Les capteurs de comptage de personnes peuvent également indiquer la longueur de la file d’attente, ce qui permet aux gens d’étaler leur visite à la cafétéria. Cela permet non seulement aux employés de gagner du temps dans les files d’attente, mais aussi d’éviter de devoir faire appel à du personnel de restauration supplémentaire pour faire face aux pics d’affluence.
Vue d’ensemble
Comme le suggèrent les cas d’utilisation ci-dessus, les données des capteurs peuvent permettre une maintenance plus intelligente des actifs et des services plus dynamiques sur le lieu de travail. Si les avantages sont évidents, la fourniture de services n’est généralement pas le moteur de l’ajout d’une connectivité IoT à un IWMS. Cependant, lorsque vous avez déjà adopté une plateforme IoT pour d’autres cas d’utilisation (l’optimisation de l’espace est indéniablement le numéro un sur le marché), il est tout à fait logique d’exploiter la plateforme pour mettre en place des services plus dynamiques sur le lieu de travail également.
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