Cuando Booking.com se trasladó a su nueva sede de 65,000 metros cuadrados en Ámsterdam, se enfrentó a un enorme desafío: cómo gestionar eficazmente las instalaciones a esta escala. Este traslado, que consolidó varias oficinas más pequeñas en un campus centralizado, trajo consigo importantes responsabilidades, como hacerse cargo de servicios técnicos como HVAC, sistemas eléctricos y fontanería, tareas que anteriormente gestionaban los propietarios de los edificios.
Para abordar estas complejidades, Booking.com se asoció con Spacewell para implementar un Sistema Integrado de Gestión del Lugar de Trabajo (IWMS). Este sistema no solo resolvió los desafíos inmediatos, sino que también transformó su enfoque hacia la gestión de instalaciones, optimizándola y basándola en datos.
El Desafío: Una Nueva Escala de Complejidad
El nuevo campus de Booking.com es un centro de innovación, pero gestionar un espacio tan grande y diseñado de manera compleja planteaba desafíos únicos:
- Responsabilidades Ampliadas: El equipo de Workplace Services asumió la gestión de servicios técnicos previamente delegados a los propietarios, incluyendo el mantenimiento del edificio y la coordinación con proveedores.
- Procesos Obsoletos: La dependencia de Excel y flujos de trabajo manuales dificultaba la eficiencia, complicando el seguimiento de solicitudes de servicio, la gestión de cronogramas de mantenimiento y la comunicación efectiva con los proveedores.
- Visibilidad Limitada: Sin datos en tiempo real, priorizar tareas y garantizar una asignación óptima de recursos era un gran desafío.
La Solución: Una Plataforma IWMS Centralizada
La solución llegó con el Sistema Integrado de Gestión del Lugar de Trabajo (IWMS) de Spacewell, un centro integral diseñado para optimizar la gestión de instalaciones. Al integrar funciones clave como la gestión unificada de datos, el seguimiento del rendimiento y herramientas de mantenimiento proactivo, Booking.com logró reinventar sus operaciones de instalaciones.
Algunos de los beneficios del IWMS de Spacewell incluyeron:
- Datos Unificados: Una única fuente de información para activos, solicitudes de servicio y el rendimiento de los proveedores.
- Planificación Proactiva: Herramientas para planificar y presupuestar las necesidades de mantenimiento mientras se anticipan posibles problemas.
- Información Basada en Datos: Paneles en tiempo real para priorizar tareas con base en información procesable.
Resultados: De la Gestión Reactiva a la Proactiva
La implementación del IWMS de Spacewell marcó un punto de inflexión para Booking.com. Una mejor comunicación, mayor transparencia y un control mejorado permitieron al equipo de Workplace Services operar con mayor precisión y eficiencia.
«Antes de adoptar el IWMS de Spacewell, la gestión de instalaciones era compleja y reactiva. Ahora gestionamos con datos, no con intuición, lo que se alinea perfectamente con nuestros valores como empresa orientada a los datos.» – Joran Lise, Gerente de Contratos de Servicios Técnicos, Booking.com
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