El uso de una solución IWMS está cada vez más extendido entre las organizaciones que gestionan espacios de trabajo o inmuebles. Si aún no has dado el paso y quieres saber qué puede hacer por ti el software IWMS, consulta a continuación las distintas ventajas de este tipo de solución.
¿Qué es el software IWMS?
El término SGITE significa Sistema Integrado de Gestión del Puesto de Trabajo.
El software IWMS es una plataforma digital que ayuda a las empresas a optimizar la forma en que utilizan los recursos para gestionar el lugar de trabajo, incluidos los bienes inmuebles, las infraestructuras, los equipos y la gestión de los recursos humanos. La solución suele incluir varios módulos.
Módulo de gestión inmobiliaria
El módulo de Gestión Inmobiliaria abarca todas las líneas de negocio relacionadas con la compra, el arrendamiento, la gestión financiera y la enajenación de activos inmobiliarios gestionados por una empresa.
El módulo de gestión inmobiliaria que viene con un IWMS incluye gestión de cartera, contabilidad de arrendamientos, gestión fiscal, gestión de transacciones y planificación estratégica.
Módulo de gestión del puesto de trabajo
El módulo de Gestión de Espacios y Puestos de Trabajo ofrece funciones que se utilizan para gestionar los espacios de trabajo (organización del espacio, reserva de salas y puestos de trabajo, gestión del aire y la energía, etc.). Con planos 2D o 3D integrados, este módulo también puede incluir datos de sensores (presencia, temperatura, etc.) y puede conectarse al módulo de gestión del mantenimiento.
Lectura recomendada: Software de gestión de instalaciones IWMS de nueva generación que se conecta con el IoT
Módulo de gestión del mantenimiento
El módulo de gestión del mantenimiento supervisa, analiza y programa distintos tipos de mantenimiento: correctivo (o reactivo), preventivo, condicional o predictivo.
Una solución de software IWMS eficaz debe integrar a todos los equipos de mantenimiento, ya sean internos o externos, cuando utiliza proveedores de servicios.
Módulo de gestión de servicios integrados
El módulo de gestión integrada que incorporan algunas soluciones de software IWMS proporciona a los clientes potenciales de la empresa un portal de servicios a través del cual pueden realizar solicitudes de intervención, reservar puestos de trabajo u ofrecer contenidos externos.
Módulo de gestión energética y sostenibilidad
El último software IWMS incorpora un módulo dedicado específicamente a gestionar y controlar el consumo de energía para ayudar a las organizaciones a reducir la cantidad y el coste del consumo energético.
¿Por qué adoptar una solución de software IWMS?
Implantar y utilizar un software IWMS puede reducir significativamente los costes asociados a la gestión inmobiliaria y de instalaciones, al tiempo que mejora la productividad.
Estos costes, que generalmente ascienden a casi el 20% de los gastos totales, pueden limitarse:
- reduciendo los costes de mantenimiento de los equipos (hasta un -14%);
- mejora de la utilización y ocupación de los espacios de trabajo;
- un uso más eficiente de las instalaciones (hasta un 42%).
Cómo aprovechar al máximo el software IWMS
Las ventajas potenciales del software IWMS son considerables. Sin embargo, antes de hacer tu elección y adoptar una solución, es muy recomendable que hagas una lista precisa de los beneficios que esperas de ella, para que puedas empezar a elaborar una especificación eficaz.
Para ayudarte a hacerlo, a continuación se enumeran las 5 características principales que generalmente se esperan de un software IWMS, como la solución propuesta por el líder del mercado Spacewell.
Lectura recomendada: Spacewell reconocido como líder en el mercado de IWMS
Adquiere verdaderos conocimientos con el software IWSM
Muchas empresas son conscientes de que un mal conocimiento de la cartera inmobiliaria -en el sentido más amplio de la palabra- conlleva importantes riesgos de costes, cumplimiento y continuidad de la actividad. Si te encuentras en esta situación, una solución IWMS te ayudará significativamente a planificar tu mantenimiento, gestionar tus proveedores, evaluar el valor y las características de tus activos, etc.
Una herramienta tan potente como ésta te proporciona una visión de águila de tu negocio al crear una base de datos estandarizada para todos los procesos de gestión de espacios, equipos y propiedades: obtendrás una imagen de la superficie exacta que ocupas y podrás hacer un seguimiento detallado del trabajo de tus subcontratistas.
Cumplimiento garantizado
Garantizar el cumplimiento de la legislación y la normativa se está convirtiendo cada vez más en un rompecabezas interminable para los gestores de instalaciones. Ya se refieran a la seguridad, el mantenimiento o el medio ambiente, las normas son cada vez más numerosas y estrictas, y sus cambios son difíciles de seguir.
Para asegurarte de que tus instalaciones cumplen la normativa y poder demostrarlo en caso de auditoría o incidentes, es fundamental tener a mano una documentación bien organizada y de fácil acceso.
El software IWMS suele ofrecer funciones que garantizan el cumplimiento de las normas y ponen los documentos necesarios a disposición de todos los empleados que los necesiten para realizar sus tareas.
Lectura recomendada: ¿Cómo mejorar la gestión de tu lugar de trabajo con IWMS?
Mejor gestión del espacio
Muchas empresas infrautilizan sus espacios de trabajo, a veces sin que los directivos se den cuenta. Un IWMS puede servir tanto para hacer un diagnóstico fiable de la tasa de ocupación de despachos, puestos de trabajo y salas de reuniones, como para implantar un patrón de trabajo diferente que reduzca las superficies puestas a disposición de los empleados, y por tanto los costes.
El diagnóstico analiza e identifica la ineficacia, las pérdidas innecesarias, los cuellos de botella y los excesos de presupuesto. Además del diagnóstico inicial, una solución de software IWMS puede utilizarse para evaluar y mejorar continuamente los procesos con el fin de aumentar la productividad y la satisfacción del cliente/usuario.
El software IWMS proporciona apoyo a la toma de decisiones
Hoy en día, es cada vez más vital que los líderes empresariales puedan tomar decisiones informadas y oportunas. Para ello, deben poder contar con datos precisos, completos, fiables y rápidamente disponibles.
Con una solución integrada de gestión del puesto de trabajo, tienen todos estos datos a su alcance gracias a varios tipos de informes, análisis y cuadros de mando. Incluso tienen acceso a previsiones para apoyar su toma de decisiones.
Costes reducidos
Todas las ventajas enumeradas anteriormente afectan a los costes. Aunque es difícil poner un precio exacto a todos ellos, algunos estudios apuntan a una reducción de los costes de espacio del 10-15%, de los costes de proceso del 5-8% y de los costes de alquiler del 5-8%. En términos más generales, el ahorro en inmuebles e instalaciones gracias al control y la transparencia de los datos es del 10 al 20%.
Adquirir una solución de software IWMS permite a las empresas y organizaciones avanzar considerablemente en la organización y gestión del espacio, y reducir sustancialmente sus costes de funcionamiento. Este enfoque debe prepararse, construirse y compartirse para maximizar su eficacia, eligiendo la herramienta adecuada e implicando a todos los futuros usuarios.
Para ello, los equipos de Spacewell están a tu disposición para ayudarte a formular tus expectativas y determinar tus necesidades, para ofrecerte una solución que se adapte a tu organización y a tus necesidades.
