La implementación de un espacio de trabajo ágil es un paso esencial para las empresas que quieren ofrecer más flexibilidad y comodidad a sus empleados. Al crear un entorno ágil, se pretende impulsar la colaboración dentro de sus equipos, mejorar la productividad de los empleados y fomentar un compromiso a largo plazo.
Más avanzado que la oficina flexible, el espacio ágil requiere, por tanto, mas preparación antes de ser implantado, así como el uso de soluciones informáticas avanzadas.
¿Qué es un espacio de trabajo ágil?
Definición de un espacio de trabajo ágil
Un espacio de trabajo ágil es un espacio de trabajo moderno, diseñado para trabajar de forma flexible y en función de las actividades, con el apoyo de herramientas digitales móviles. Su objetivo es proporcionar a los empleados la capacidad de trabajar de la manera que prefieran, en cualquier momento y en cualquier lugar. En la práctica, los empleados ya no están vinculados a escritorios asignados individualmente o a espacios dedicados. Las mesas y los recursos compartidos se convierten en la norma. El entorno de trabajo ágil suele incluir puestos de trabajo para trabajar sentado o de pie, zonas de butacas, salas de reuniones y huddle, y espacios de trabajo al aire libre.
Las ventajas de un entorno de trabajo ágil
Un espacio ágil tiene numerosas ventajas para los empleados y los directivos de una empresa:
- Más libertad en la forma de trabajar
- Mejor colaboración dentro de los equipos y entre ellos
- Mayor confianza, transparencia y apertura
- Mayor satisfacción y mejor conciliación de la vida laboral y familiar
- Empleados más felices son también empleados más comprometidos
- Un mayor número de talentos para contratar y una mejor retención de los empleados
- Ahorro de espacio y costes y una huella de carbono menor
Algunos ejemplos de espacios de trabajo ágiles
En función de la naturaleza del negocio, los objetivos corporativos y los recursos, una empresa puede establecer distintos tipos de espacios que, en conjunto, conforman un espacio de trabajo ágil. Estos pueden agruparse en cinco categorías principales:
- Espacios de concentración
Estas zonas son tranquilas y permiten concentrarse en tareas complejas. La persona puede aislarse para pensar mejor o para hacer llamadas telefónicas. También ofrecen la oportunidad de huir del estrés o las distracciones de los espacios más abiertos, especialmente a aquellas personas más introvertidas que son más sensibles a los estímulos externos. - Espacios abiertos
Una distribución diáfana elimina los tabiques para que los empleados no estén encerrados en cubículos u oficinas. Los espacios abiertos, que a menudo ocupan una gran parte de la oficina, permiten a los empleados interactuar entre ellos con mayor facilidad y frecuencia. Están pensados para proporcionar un entorno esencial para la creatividad, por ejemplo para proyectos en equipo. - Espacios de recursos
Estas zonas concentran todas las herramientas necesarias para realizar determinadas tareas: impresoras, escáneres, material de oficina… Están pensados para evitar que estas tareas molesten a los demás colaboradores durante su trabajo. - Zonas de descanso
Se trata de espacios compartidos en los que las personas pueden hacer una pausa, dejar sus escritorios y recargar las pilas. Están pensados para socializar y charlar de manera informal con los compañeros. Estas zonas fomentan los intercambios entre los distintos departamentos y las relaciones dentro de la empresa, y también pueden utilizarse para reuniones improvisadas.
- Espacios de uso ocasional
Suelen ser espacios centrados en los ordenadores portátiles, que ofrecen un acceso adecuado a Internet para trabajos de corta duración. Sirven para enchufar rápidamente un ordenador o recargar un móvil, por ejemplo. O para responder rápidamente a un correo electrónico o a una llamada entre reunión y reunión.
¿Cuál es la diferencia entre una oficina flexible y un espacio de trabajo ágil?
Si los conceptos de oficina flexible y espacio de trabajo ágil son relativamente parecidos, la noción de espacio ágil va más allá. En realidad, no solo se basa en espacios compartidos y disposición flexible de los asientos, sino que adopta una visión a largo plazo para optimizar el bienestar de los empleados y, por lo tanto, su implementación es más compleja.
Lea también: 5 Ways Workplace Analytics Make the Hybrid Office Work Better
Una visión común: espacios de trabajo abiertos
En ambos casos, los espacios abiertos ocupan la mayor parte del espacio de trabajo. Aquí, los usuarios pueden interactuar sin barreras físicas entre ellos y las fronteras jerárquicas se eliminan en favor de una mejor colaboración y transparencia.
Diferencias de visión
Pero allí donde la oficina flexible se detendría en su intento de adaptarse a las necesidades, el espacio de trabajo ágil se centra en las demandas de los usuarios para satisfacerlas de forma personalizada. En otras palabras, se focaliza en construir una verdadera cultura ágil que permita soluciones más personalizadas en torno a las necesidades del usuario. Para que las personas puedan controlar su espacio, su ritmo y su lugar de trabajo, es necesario analizar y comprender claramente los estilos de trabajo de los empleados, para que los espacios se adapten a las necesidades de todos.
Lea también: Optimizing Office Space Configuration – Aligning Supply and Demand
Cómo crear un entorno ágil con la ayuda de la tecnología digital
Los datos y su análisis desempeñan un importante papel en la creación de un espacio de trabajo ágil. Esta es la razón por la que la plataforma informática de Spacewell Workplace Analytics ofrece muchas ventajas. Puede ayudarle en este proceso de cinco modos:
Redefinir la oficina en función de los resultados empresariales
En un mundo de uso flexible, la oficina debería considerarse una herramienta de alto rendimiento para el bienestar, el compromiso y la productividad de los empleados. Por consiguiente, optimizar este entorno debería ser una prioridad para las empresas. Sin embargo, estudios como el índice Leesman muestran que solo el 57 % de los empleados sienten que su lugar de trabajo les permite trabajar de manera productiva. Y todo ello a pesar de que los empleados representan el mayor gasto de una empresa (de media, el 90 % de los costes operativos se destinan a nóminas) y el activo más valioso.
Reunir información sobre el uso del espacio y las condiciones ambientales
Con la plataforma Workplace Analytics, podrá recopilar y aprovechar los datos detallados de los sensores para hacerse una idea precisa de cómo se usan los distintos espacios a lo largo del día y del nivel de servicio y comodidad que se ofrece a sus usuarios. Este es un paso esencial para construir un espacio de trabajo saludable y centrado en las personas.
Mediante el seguimiento de la calidad del aire interior en distintos espacios, por ejemplo, los gestores de instalaciones pueden identificar espacios problemáticos o zonas con un riesgo demasiado alto de transmisión de virus y enfermedades.
Lea también: Embracing Flexibility: Technology to Support Hybrid work Workplaces
Optimizar el espacio y tomar las decisiones adecuadas
Mediante el seguimiento de los índices de ocupación y del uso de los distintos espacios, los departamentos inmobiliarios de las empresas pueden determinar si están infrautilizados o, por el contrario, sobreutilizados. Esto les permite ajustar fácilmente la provisión de espacio a las necesidades de los empleados y evitar costes inmobiliarios innecesarios descargando o subarrendando el espacio innecesario.
Aumentar la transparencia con una visión general en tiempo real del uso de la oficina
Gracias a una plataforma de análisis y experiencia, los datos de los sensores pueden superponerse a los planos de planta y ponerse a disposición de los usuarios del edificio a través de sus teléfonos inteligentes. De este modo pueden ver el uso del espacio en tiempo real y encontrar y reservar los espacios adecuados para las tareas que desean realizar.
Prestar servicios basados en actividades
Para que un entorno de trabajo sea verdaderamente ágil, la flexibilidad debe aplicarse también a los servicios prestados. Los servicios ya no deben regirse por horarios fijos, sino basarse en las actividades, lo que permite concentrar los esfuerzos donde más importa, en función del uso real del espacio.
Con la solución de Spacewell, los equipos de limpieza, mantenimiento y servicio pueden recibir instrucciones sobre las tareas que deben llevarse a cabo, en función del análisis de los datos de uso, lo cual mejora la calidad de los servicios prestados y evita a estos equipos tareas innecesarias, como la limpieza de espacios que no se han utilizado.
Para resumir
En la actualidad, las empresas no solo deben adaptarse a nuevos modos híbridos de trabajo, sino que han de ser proactivas a la hora de ofrecer a sus empleados espacios de trabajo flexibles y ágiles. Solo así se garantizará la máxima productividad y compromiso.
El software conectado al IoT Spacewell Workplace resulta una magnífica opción para crear un entorno de trabajo ágil, ya que ofrece soluciones adaptadas a las necesidades de cada organización.
