IWMS (del inglés Integrated Workplace Management System) o sistema de gestión integrada del espacio de trabajo, es una solución de software integral diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar y optimizar sus carteras inmobiliarias, instalaciones y operaciones en el lugar de trabajo. Al integrar diversas funciones como la gestión de propiedades, la gestión de espacios, las operaciones y el mantenimiento, y la sostenibilidad, IWMS proporciona una plataforma unificada para agilizar la gestión del lugar de trabajo.
La adopción de IWMS está muy extendida en varios sectores, incluidos los bienes raíces corporativos, la salud, la educación y el gobierno. La creciente necesidad de ahorro de costos, mejora de la eficiencia y una experiencia mejorada en el lugar de trabajo impulsa su adopción creciente. Las grandes organizaciones con carteras inmobiliarias complejas se benefician particularmente de las capacidades integrales de IWMS.
En este artículo profundizaremos en 6 razones por las cuales su empresa debería aprovechar un software IWMS. ¡Sigue leyendo para saber más!
1. Mejora de la gestión de recursos y ahorro de costos
La asignación optimizada de recursos es la base de una gestión eficaz de instalaciones, y el IWMS sobresale en esta área al identificar recursos infrautilizados y reasignarlos de manera eficiente. Ya sea espacio, equipos o personal, el IWMS garantiza que cada activo se utilice al máximo, reduciendo el desperdicio y maximizando la productividad.
Los costos de mantenimiento pueden ser un drenaje significativo de recursos, pero el IWMS mitiga esto al programar y rastrear actividades de mantenimiento meticulosamente. Este enfoque proactivo no solo extiende la vida útil de los activos, sino que también minimiza los costos de reparación, contribuyendo a ahorros sustanciales a lo largo del tiempo.
Además, el IWMS mejora la gestión de la cadena de suministro al integrarse con los sistemas de compras, inventario y logística. Esta integración agiliza las operaciones, reduce redundancias y asegura que los recursos estén disponibles cuando se necesiten, impulsando aún más la eficiencia de costos.
La eficiencia energética y la sostenibilidad también son componentes críticos de la gestión de recursos. El IWMS ayuda a las organizaciones a reducir su consumo de energía y huella de carbono al implementar prácticas sostenibles como la iluminación eficiente en energía. Esto no solo reduce los costos operativos, sino que también apoya la responsabilidad ambiental.
Otro beneficio clave de un IWMS es la optimización del espacio. Al aprovechar un IWMS, su empresa puede identificar áreas infrautilizadas, proporcionando información valiosa para una mejor utilización del espacio. Este sistema analiza la ocupación para determinar qué habitaciones o baños requieren limpieza más frecuente, asegurando que el personal se asigne eficientemente a las áreas que realmente necesitan atención.
Finalmente, la toma de decisiones basada en datos es el núcleo del IWMS. Al proporcionar datos y análisis en tiempo real, el IWMS empodera a los gestores de instalaciones para tomar decisiones informadas que optimizan el uso de recursos y generan ahorros de costos. Según un estudio de Verdantix, las empresas que implementan IWMS pueden reducir sus costos de gestión de instalaciones hasta en un 15%, destacando los significativos beneficios financieros de esta tecnología.
2. Mejora de la experiencia y la productividad de los empleados
El compromiso de los empleados con la empresa es un motor crítico de la productividad, y la investigación indica que una experiencia positiva de los empleados puede aumentar significativamente los niveles de compromiso. Los empleados que informan una experiencia positiva están 16 veces más comprometidos que aquellos con una experiencia negativa. Este mayor compromiso se traduce directamente en un aumento de la productividad, beneficiando los resultados de la organización.
La tecnología juega un papel fundamental en la mejora de la experiencia y la satisfacción de los empleados. Herramientas como los Sistemas Integrados de Gestión del Lugar de Trabajo (IWMS) simplifican el proceso para que los empleados informen sobre problemas en el edificio.
Además, como hemos visto en la sección anterior, el IWMS proporciona a los gestores de instalaciones información clara sobre cuándo y dónde se necesitan limpiezas en habitaciones o baños y monitorea la calidad del aire del edificio. Esto conduce a un lugar de trabajo más limpio y saludable.
Asimismo, los IWMS que integran soluciones de edificios inteligentes, como la reserva de salas y la reserva de espacios para grupos, mejoran la experiencia en el lugar de trabajo al permitir que los empleados utilicen el espacio de oficina de manera más eficiente.
3. Boost your Sustainability
Organizations are increasingly integrating sustainability into their core operations, driven by both environmental responsibility and regulatory pressures.
By leveraging an Integrated Workplace Management System (IWMS), you can analyze space usage and identify underutilized areas, rooms, or even entire floors. This information is crucial for reducing energy costs and minimizing your carbon footprint.
An IWMS with an integrated energy efficiency module enables you to control energy usage and make informed decisions based on real-time data.
4. Toma decisiones informadas basadas en análisis de datos
El análisis de datos juega un papel crucial en la toma de decisiones empresariales modernas al transformar datos brutos en información procesable. Este proceso permite a las organizaciones basar sus decisiones en información factual en lugar de la intuición, descubriendo patrones, tendencias y oportunidades que de otro modo podrían permanecer ocultos. Al aprovechar el análisis de datos, las empresas pueden tomar decisiones informadas que impulsan el éxito y la eficiencia operativa.
Las organizaciones impulsadas por datos a menudo superan a sus competidores al tomar mejores decisiones estratégicas, mejorar la satisfacción del cliente y lograr márgenes de beneficio más altos. La capacidad de analizar grandes cantidades de datos en tiempo real permite a las organizaciones identificar oportunidades de crecimiento, optimizar cadenas de suministro y personalizar estrategias de marketing. En última instancia, el análisis de datos es indispensable para las empresas que buscan mantenerse competitivas en el mundo impulsado por datos de hoy.
5. Gestión optimizada del espacio
La gestión y optimización del espacio implican la planificación estratégica y el uso del espacio físico dentro de una organización para maximizar la eficiencia, productividad y rentabilidad. El software IWMS es fundamental en este proceso, ya que ofrece herramientas y datos para analizar, asignar y gestionar el espacio de manera efectiva.
Uno de los principales beneficios del IWMS en la gestión del espacio es la mejora en la utilización del espacio. Al identificar espacios infrautilizados o vacantes, las organizaciones pueden optimizar su cartera inmobiliaria, reduciendo el desperdicio y los costos asociados. La productividad mejorada es otra ventaja significativa, ya que el IWMS garantiza que se asigne la cantidad adecuada de espacio a los equipos y actividades correctos, fomentando una mejor colaboración y eficiencia.
Desafíos como datos inexactos, falta de visibilidad y necesidades cambiantes de la fuerza laboral pueden complicar la gestión del espacio. El IWMS aborda estos problemas al ofrecer características y herramientas que ayudan a las organizaciones a realizar auditorías regulares de espacios, implementar espacios de trabajo flexibles e integrarse con otros sistemas empresariales para una visión integral del uso del espacio.
6. Administración y gestión de arrendamientos
La administración y gestión efectiva de arrendamientos es crucial para organizaciones con carteras inmobiliarias extensas. Un Sistema Integrado de Gestión del Lugar de Trabajo (IWMS) ofrece un repositorio centralizado para todos los documentos y datos relacionados con arrendamientos, incluidos acuerdos financieros, contratos legales y fechas de renovación. Esta centralización reduce el riesgo de pérdida de datos y confusión, asegurando un fácil acceso a información crítica.
El software IWMS optimiza la gestión de documentos, permitiendo un almacenamiento, recuperación y compartición eficientes. Además, las soluciones IWMS son escalables, lo que las hace adecuadas para carteras en crecimiento, asegurando el cumplimiento de normas legales, regulatorias y contables.
La documentación precisa, el seguimiento de cumplimiento y las alertas automatizadas ayudan a prevenir discrepancias financieras y disputas legales. Además, las capacidades de informes y análisis del IWMS proporcionan valiosos insights para la planificación estratégica y la toma de decisiones, mejorando la gestión general de la cartera.
Flexibilidad y escalabilidad del IWMS
La flexibilidad y escalabilidad son atributos fundamentales de un IWMS efectivo. La capacidad de escalar con el crecimiento del negocio asegura que el sistema pueda adaptarse a un aumento en el número de usuarios, ubicaciones y complejidades operativas sin comprometer el rendimiento. Esta escalabilidad es crucial para mantener operaciones fluidas a medida que la empresa se expande.
La flexibilidad en un IWMS permite que se ajuste a las necesidades empresariales en evolución, integrándose con varios sistemas y adaptándose a nuevas tecnologías. Además, las soluciones flexibles permiten a las empresas implementar nuevas capacidades según sea necesario, proporcionando un valor a largo plazo y reduciendo la necesidad de actualizaciones o reemplazos frecuentes.
En última instancia, un IWMS que ofrece tanto flexibilidad como escalabilidad capacita a las empresas para responder rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado, las necesidades de los clientes y los avances tecnológicos. Esta agilidad es esencial para mantenerse competitivo en el entorno empresarial dinámico de hoy, asegurando una gestión de datos eficiente e integración fluida con otros sistemas.
Los beneficios estratégicos de implementar IWMS
En conclusión, implementar un software IWMS ofrece numerosas ventajas para las empresas. Al mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y optimizar la utilización del espacio, el IWMS proporciona un marco sólido para una mejor toma de decisiones y planificación estratégica. Estos beneficios contribuyen colectivamente al crecimiento y éxito general de la organización.
Además, el IWMS ayuda a preparar a las empresas para el futuro al permitirles adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y a los avances tecnológicos. La implementación adecuada del IWMS puede generar retornos significativos sobre la inversión, convirtiéndolo en un activo valioso para cualquier empresa con visión de futuro.
A medida que la industria sigue evolucionando, mantenerse a la vanguardia de las tendencias y aprovechar las capacidades del IWMS será crucial. Para las empresas que consideran esta transición, explorar soluciones ofrecidas por líderes como Spacewell puede ser un paso decisivo hacia el logro de sus objetivos.
