In diesem Blogbeitrag beschäftigen wir uns damit, wie IoT-Sensortechnologie und die dadurch erlangten Daten die Arbeitsplatzerfahrung optimieren können.
Schauen wir uns zunächst 3 wichtige Arbeitsplatztrends an , die sich durch die Pandemie beschleunigt haben.
1. Der Vormarsch des hybriden Arbeitens
Laut McKinsey ist die Ausprägung nach der Pandemie eindeutig hybrid. Hybrides Arbeiten bedeutet, dass ein Teil des Personals zeitweise außerhalb des traditionellen Büros arbeitet.
Dieser Trend wird durch Daten von Leesman bestätigt, einem Unternehmen, das Mitarbeitereinschätzungen zur Arbeitsplatzeffektivität erfasst und Arbeitsplatz-Performance mit der weltweit größten Datenbank ihrer Art abgleicht. In seinem aktuellsten Datendebriefing – das auch WFH-Daten enthält – berichtet Leesman, dass 47 % der Mitarbeiter in der Zeit nach COVID-19 gerne an 2 bis 3 Tagen pro Woche an ihrem eigentlichen Arbeitsplatz arbeiten würden (37 % 0-1 Tag; 16 % 4-5 Tage).
Weitere Umfragen weisen in die gleiche Richtung. CBREs 2021 Occupier Sentiment Survey (durchgeführt im Frühjahr 2021) kommt zu dem Schluss, dass hybrides Arbeiten sich für Unternehmen weltweit zu einem stärkeren Leitbild entwickelt hat. Dies gilt umso mehr für große multinationale Konzerne, insbesondere in den Bereichen Finanzdienstleistungen und Technologie.
2. Raum und Zweck aufeinander abstimmen
Es ist anzunehmen, dass es am hybriden Arbeitsplatz nach der Pandemie mehr um Zusammenarbeit, Motivation und Kultur geht. Das ergibt intuitiv Sinn. Mit Beginn der Pandemie leerten sich die Büros quasi über Nacht. Wir haben die massenhafte Umstellung auf Telearbeit mithilfe von Kollaborationstools wie Zoom oder Teams organisiert, um mit den Kollegen in Kontakt zu bleiben. Aber jemanden auf dem Bildschirm zu sehen, ist einfach nicht dasselbe wie persönliche Zusammenarbeit. Während der vom Gesetzgeber verordneten Homeoffice-Zeit begannen die Mitarbeiter, sich nach sozialer Interaktion und Möglichkeiten zum Aufbau von Beziehungen zu sehnen, die fester Bestandteil eines physischen Arbeitsplatzes waren. Vor diesem Hintergrund stellen sich viele das Büro nach der Pandemie als soziale Drehscheibe vor – ein Ort, an dem sich Menschen treffen, Kontakte knüpfen und zusammenarbeiten.
Dennoch wäre es eine zu starke Vereinfachung zu sagen, dass es am Arbeitsplatz nach der Pandemie nur um Zusammenarbeit geht. Die Leesman-Daten zeigen, dass individuelles konzentriertes Arbeiten der wichtigste Bedarf bei sowohl fern-als auch büroorientierten Wissensarbeitern bleibt. Um eine gute Arbeitsplatzerfahrung zur Unterstützung der allgemeinen Produktivität zu gewährleisten, müssen hybride Büros daher geeignete Räume für Teamarbeit und für konzentriertes Arbeiten bereitstellen.
3. Mehr Flexibilität und Auswahl
In einem hybriden Modell mit einer Kombination aus Telearbeit und Arbeiten vor Ort führen zugewiesene Sitzplätze unausweichlich zu vielen freien Plätzen und verschwendetem Platz. Mit flexiblen Sitzordnungen (Büro-Hoteling oder Hot-Desking) können Arbeitsplatzmanager die Zahl der Schreibtische reduzieren und frei gewordene Flächen können abgeschafft, untervermietet oder für die Zusammenarbeit umfunktioniert werden. Auswahlbasierte Arbeitsplätze oder Umgebungen mit „freier Platzwahl“ sind daher auf dem Vormarsch. In einem solchen funktionalen Büro mit freier Platzwahl gibt es keine zugewiesenen Schreibtische mehr. Es bietet stattdessen eine Bandbreite an Räumen einschließlich Hot-Desks, Besprechungs- und Gruppenräume, informelle Räume, Telefonkabinen und „stille“ Räume für konzentriertes Arbeiten. An einem typischen Arbeitstag können die Mitarbeiter von einem Raum in den nächsten wechseln, abhängig von ihren persönlichen Präferenzen, ihrem Energielevel und der Arbeit, die sie erledigen möchten.
Unternehmerischer Zweck einer großartigen Arbeitsplatzerfahrung
Eine positive Mitarbeitererfahrung ist keine schöne Nebensache, sie ist eine entscheidende Bedingung für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Dies gilt insbesondere für die Wissensindustrien, in denen Kreativität, Innovation und intellektuelles Engagement enorme Werttreiber sind.
Der physische/digitale Arbeitsplatz spielt eine wichtige Rolle für die allgemeine Mitarbeitererfahrung und -produktivität. Die Zielsetzung liegt dabei im Abbau von Hindernissen für die Produktivität und im Aufbau eines leistungsstarken, flexiblen Umfelds, in dem die Mitarbeiter bestmöglich arbeiten können. Technologie ist dabei das Bindeglied.
Die Bedeutung von Technologie für erfolgreiches hybrides Arbeiten
Intelligente Arbeitsplatztechnologien sind für das reibungslose Funktionieren flexibler Arbeitsplatzkonzepte geradezu unverzichtbar. Beispielsweise ist ein sensorbasiertes Reservierungssystem für Arbeitsplätze immer dann unerlässlich, wenn Teams häufig wechseln, Mitarbeiter regelmäßig zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen hin- und herpendeln und die Desksharing-Quote niedrig ist. Digitale Werkzeuge, die Echtzeitinformationen zur aktuellen Belegung liefern, werden umso mehr benötigt, je näher sich die Nutzung an geschäftigen Bürotagen dem optimalen oder Spitzenwert nähert.
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Ein reaktionsfähiger Arbeitsplatz, angereichert mit Sensordaten
Organisationen, die ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem (CAFM) mit Einbindung des IoT anwenden, haben einen klaren Vorsprung vor anderen. Durch die Erfassung von sensorbasierten Live-Daten kann ein solches System den Mitarbeitern die Echtzeitverfügbarkeit von Räumen in mehreren Stockwerken oder an mehreren Standorten über eine mobile App anzeigen. Ein Beispiel ist die Workplace-App von Spacewell (klicken Sie hier für einen kostenlosen zweiwöchigen Test), die von Mitarbeitern auf ihrem Smartphone oder über andere benutzerfreundliche Touchpoints genutzt werden kann. Die App-Funktionalität erleichtert die Navigation hin zum flexiblen Arbeitsplatz maßgeblich. Suchwerkzeuge helfen den Benutzern zu erkennen, welche Räume verfügbar sind, welche Funktionen in jedem Raum vorhanden sind, welche Umgebungsbedingungen herrschen und wie man zu diesen Räumen gelangt. Mit der Buchungsfunktion können die Benutzer sicherstellen, dass sie sofort Zugang zum Raum haben bzw. ihren Tag im Voraus planen. Durch die Integration mit CAFM können Benutzer Dienstleistungen anfordern und Dienstleister können genau dann tätig werden, wenn der Bedarf besteht.
Aus Sicht der Immobilienmanager liefern solche Arbeitsplatztechnologien wesentliche Informationen darüber, welche Räume von den Mitarbeitern tatsächlich genutzt werden, sodass sie die Raumverteilung optimieren können. Möglicherweise sind Bereiche für konzentriertes Arbeiten in einem Gebäude den ganzen Tag über ausgebucht, während große Besprechungsräume leer stehen, was darauf hindeutet, dass die bereitgestellten Raumtypen nicht mit dem Bedarf übereinstimmen. Oder vielleicht meiden Mitarbeiter Räume, weil sie zu kalt, zu warm oder zu stickig sind.
Drei wichtige Vorteile für die Arbeitsplatzerfahrung durch Nutzung des IoT
1 – Verbesserte Arbeitsplatzterminierung durch Nutzungsdaten in Echtzeit
Live-Sensordaten auf digitalen Grundrissen machen den Arbeitsplatz komplett transparent für die Mitarbeiter. Die Mitarbeiter können auf Ihrem Smartphone oder an anderen digitalen Touchpoints in Echtzeit auf diese Daten zugreifen. Sie können dadurch ganz leicht geeignete Räume mit den gewünschten Einrichtungen und Umgebungsbedingungen finden und reservieren. Hausmeister erhalten außerdem visuelle Anweisungen auf mobilen Geräten, die ihnen anzeigen, wohin sie gehen und welche Aufgaben sie ausführen müssen. Prioritäten können schnell auf Basis von Benutzeranfragen oder Sensorauslösern aktualisiert werden. Das Ergebnis: Die Gebäudenutzer sind zufriedener und die Arbeitszufriedenheit steigt.
2 – Einsatz von Nutzungsdaten für langfristige Planung
Über den Echtzeitnutzen hinaus können Nutzungsdaten von Sensoren auch wichtige Informationen für die langfristige Planung liefern. Sie sind genauer als Informationen aus herkömmlichen Reservierungssystemen und damit eine zuverlässigere Grundlage für den richtigen Büroraummix oder die Bestimmung des idealen Mitarbeiter-Schreibtisch-Verhältnisses.
3 – Wohlbefinden der Mitarbeiter mit Sensordaten verbessern
Viele Quellen für schlechte Raumluft können Auswirkungen auf die Gesundheit und Wahrnehmungen des Menschen haben. Studien zeigen, dass in Büros weltweit schlechte Belüftung, CO2-Ansammlung und Partikel (die VOCs enthalten) zusammenwirken und dadurch die kognitiven Fähigkeiten wesentlich beeinträchtigen. Die Qualität der eingeatmeten Raumluft kann sich auch auf unsere Stimmung und geistige Gesundheit auswirken. Sensoren für Komfort und Raumluftqualität am Arbeitsplatz können viele Aspekte der Umweltqualität überwachen, von flüchtigen organischen Verbindungen (VOC) bis hin zu CO2, Temperatur, Feuchtigkeit und Radon auf lokaler Ebene.
