Die Einführung einer agilen Arbeitsfläche ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität und Komfort bieten möchten. Durch die Schaffung eines agilen Umfelds wollen sie die Zusammenarbeit in ihren Teams fördern, die Produktivität der Mitarbeiter verbessern und das langfristige Mitarbeiterengagement unterstützen.
Eine agile Fläche ist fortschrittlicher als das flexible Büro. Daher erfordert sie mehr Vorbereitung vor ihrer Einführung und den Einsatz angepasster Softwarelösungen.
Was ist eine agile Arbeitsfläche?
Definition einer agilen Arbeitsfläche
Eine agile Arbeitsfläche ist ein moderner Arbeitsplatz, der für flexibles, tätigkeitsbezogenes Arbeiten konzipiert ist und durch mobile digitale Tools unterstützt wird. Ziel ist es, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, jederzeit und an jedem Ort so zu arbeiten, wie sie es wünschen. In der Praxis bedeutet das, dass die Mitarbeiter nicht mehr an individuell zugewiesene Schreibtische oder bestimmte Flächen gebunden sind. Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen und Ressourcen wird zur Norm. Zu einer agilen Arbeitsumgebung gehören in der Regel Sitz- und Steharbeitsplätze, weiche Sitzgelegenheiten, Besprechungsräume und Huddle Rooms sowie Arbeitsflächen im Freien.
Die Vorteile einer agilen Arbeitsumgebung
Eine agile Fläche bietet den Mitarbeitern und Führungskräften eines Unternehmens viele Vorteile:
- mehr Freiheit bei der Wahl des Arbeitsplatzes
- verbesserte Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Teams
- Stärkung von Vertrauen, Transparenz und Offenheit
- größere Zufriedenheit und bessere Work-Life-Balance
- mit der Zufriedenheit steigt auch das Mitarbeiterengagement
- ein größerer Talentpool für die Rekrutierung und eine bessere Mitarbeiterbindung
- Flächen- und Kosteneinsparungen und eine geringere CO2-Bilanz
Einige Beispiele für agile Arbeitsflächen
Je nach Art des Unternehmens, den Unternehmenszielen und den Ressourcen kann ein Unternehmen verschiedene Arten von Flächen gestalten, die zusammen eine agile Arbeitsfläche bilden. Diese lassen sich in fünf Hauptkategorien einteilen:
- Konzentrationsflächen
Das sind ruhige Flächen, in denen Sie sich auf komplexe Aufgaben konzentrieren können. Sie können sich abkapseln, um besser nachdenken oder telefonieren zu können. Insbesondere für Introvertierte, die empfindlicher auf äußere Reize reagieren, bieten sie auch die Möglichkeit, dem Stress oder der Ablenkung in offenen Flächen zu entkommen. - Offene Flächen
Bei einem offenen Grundriss gibt es keine Abtrennungen, sodass die Mitarbeiter nicht in Kabinen oder Büros abgeschottet sind. Offene Flächen, die oft einen großen Teil des Büros einnehmen, ermöglichen es den Mitarbeitern, leichter und häufiger miteinander zu kommunizieren. Sie sollen ein Umfeld schaffen, das für die Kreativität, z. B. bei Gruppenprojekten, unerlässlich ist. - Ressourcenflächen
In diesen Bereichen sind alle für die Ausführung bestimmter Aufgaben erforderlichen Instrumente konzentriert: Drucker, Scanner, Bürogeräte usw. Dadurch soll verhindert werden, dass die anderen Mitarbeiter durch diese Aufgaben bei ihrer Arbeit gestört werden. - Entspannungsbereiche
Dabei handelt es sich um gemeinsam genutzte Flächen, in denen die Mitarbeiter eine Pause von ihrem Schreibtisch einlegen und ihre Batterien aufladen können. Sie sind für geselliges Beisammensein und informelle Gespräche unter Kollegen gedacht. So fördern sie den Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Beziehungen innerhalb des Unternehmens. Darüber hinaus können sie auch für improvisierte Meetings genutzt werden.
- Touchdownflächen
In der Regel handelt es sich dabei um laptopzentrierte Flächen, die einen angemessenen Internetzugang für kurze Arbeiten bieten. Dort kann man zum Beispiel schnell einen Computer anschließen, ein Handy aufladen oder eine E-Mail oder einen Anruf zwischen zwei Meetings beantworten.
Was ist der Unterschied zwischen einem flexiblen Büro und einer agilen Arbeitsfläche?
Auch wenn die Konzepte des flexiblen Büros (oder Flex Office) und der agilen Arbeitsfläche relativ nahe beieinander liegen, ist der Begriff der agilen Fläche umfassender. Denn dieses Konzept basiert nicht nur auf gemeinsam genutzten Flächen und flexiblen Sitzordnungen, sondern verfolgt eine langfristige Vision zur Optimierung des Wohlbefindens der Mitarbeiter. Aus diesem Grund ist auch die Umsetzung komplexer.
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Eine gemeinsame Vision: offene Arbeitsflächen
In beiden Fällen machen offene Flächen den größten Teil des Arbeitsplatzes aus. Hier können die Nutzer ohne physische Barrieren zwischen ihnen interagieren, während hierarchische Grenzen zugunsten einer besseren Zusammenarbeit und Transparenz aufgehoben werden.
Unterschiedliche Vision
Doch während das flexible Büro bei der Suche nach Anpassung an die Bedürfnisse stoppt, konzentriert sich die agile Arbeitsfläche auf die Anforderungen der Nutzer, um diese auf individuelle Weise zu erfüllen. Mit anderen Worten: Es geht um den Aufbau einer echten agilen Kultur, die individuellere Lösungen für die Bedürfnisse der Nutzer ermöglicht und den Menschen die Kontrolle über ihre Flächen, ihr Tempo und ihren Arbeitsplatz gibt. Dies erfordert eine Analyse und ein klares Verständnis der Arbeitsweisen der Mitarbeiter, damit die Flächen so eingerichtet werden, dass sie alle unterstützen.
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Wie errichtet man ein agiles, durch digitale Technologie unterstütztes Umfeld?
Daten und ihre Analyse spielen eine wichtige Rolle bei der Einrichtung einer agilen Arbeitsfläche. Aus diesem Grund ist der Einsatz einer Softwareplattform wie Spacewell Workplace Analytics sehr vorteilhaft. Sie kann Sie in diesem Prozess auf fünf Arten unterstützen.
Definieren Sie das Büro auf der Grundlage von Geschäftsergebnissen neu
In einer Welt der flexiblen Nutzung sollte das Büro als leistungsstarkes Instrument für das Wohlbefinden, das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter betrachtet werden. Daher sollte die Optimierung dieses Umfelds die Priorität eines jeden Unternehmens sein. Studien wie der Leesman Index zeigen jedoch, dass nur 57 % der Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihr Arbeitsplatz ihnen ermöglicht, produktiv zu arbeiten. Und das, obwohl die Mitarbeiter die größten Ausgaben eines Unternehmens (durchschnittlich 90 % der Betriebskosten entfallen auf Löhne und Gehälter) und das wertvollste Kapital sind.
Sammeln Sie Informationen über Flächennutzung und Umgebungsbedingungen
Mit der Plattform Workplace Analytics können Sie detaillierte Daten von Sensoren sammeln und nutzen, um sich ein genaues Bild davon zu machen, wie die verschiedenen Flächen im Laufe des Tages genutzt werden und welches Niveau an Service und Komfort den Nutzern geboten wird. Dies ist ein wesentlicher Schritt hin zur Schaffung eines gesunden, auf den Menschen ausgerichteten Arbeitsplatzes.
Durch die Überwachung der Innenraumluftqualität verschiedener Flächen können Facility-Manager beispielsweise problematische Flächen oder Bereiche mit einem zu hohen Risiko der Übertragung von Viren und Krankheiten erkennen.
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Optimieren Sie die Flächen und treffen Sie die richtigen Entscheidungen
Indem sie die Belegung und Auslastung verschiedener Flächen verfolgen, können die Immobilienabteilungen von Unternehmen feststellen, ob sie nicht ausgelastet oder umgekehrt überlastet sind. Auf diese Weise können sie das Flächenangebot leicht an den Bedarf ihrer Mitarbeiter anpassen und unnötige Immobilienkosten durch Auslagerung oder Untervermietung nicht benötigter Flächen vermeiden.
Erhöhen Sie die Transparenz durch eine Echtzeit-Übersicht über die Büronutzung
Mithilfe einer Analyse- und Erlebnisplattform können Sensordaten mit Grundrissen überlagert und dann den Gebäudenutzern über ihre Smartphones zur Verfügung gestellt werden. So können sie die Flächennutzung in Echtzeit verfolgen und die richtigen Flächen für die gewünschten Aufgaben finden und reservieren.
Bieten Sie tätigkeitsbezogene Dienste an
Damit ein Arbeitsumfeld wirklich agil ist, muss die Flexibilität auch für die angebotenen Dienste gelten. Die Dienste sollten nicht mehr nach festen Zeitplänen erfolgen, sondern tätigkeitsbezogen sein, sodass die Anstrengungen dort konzentriert werden können, wo sie am wichtigsten sind, und zwar auf der Grundlage der tatsächlichen Flächennutzung.
Mit der Lösung von Spacewell können Reinigungs-, Wartungs- und Serviceteams auf der Grundlage der Analyse von Nutzungsdaten Anweisungen darüber erhalten, wo Aufgaben durchgeführt werden müssen. Dies verbessert die Qualität der erbrachten Dienste und entlastet die Teams von unnötigen Aufgaben wie der Reinigung nicht genutzter Flächen.
Auf den Punkt gebracht
Unternehmen müssen sich heute nicht nur an neue, hybride Arbeitsformen anpassen, sondern auch proaktiv handeln und ihren Mitarbeitern flexible und agile Arbeitsflächen anbieten. Nur so können sie ein Höchstmaß an Engagement und Produktivität gewährleisten.
Die IoT-verbundene Arbeitsplatzsoftware von Spacewell ist eine gute Wahl, um eine agile Arbeitsumgebung zu schaffen, und bietet Lösungen, die auf die Bedürfnisse jeder Organisation zugeschnitten sind.
