Die Erfahrung der Mitarbeiter am (hybriden) Arbeitsplatz ist heutzutage ein heißes Thema. Unsere Erfahrungen bei der Arbeit werden größtenteils durch unsere Kollegen, den Arbeitsinhalt und die Umgebung, in der wir arbeiten, bestimmt. Aber auch Arbeitsplatzservices spielen eine wichtige Rolle bei der Schaffung einer großartigen Mitarbeitererfahrung.
Auch wenn menschliche Fähigkeiten für die Erbringung eines guten Services nach wie vor unerlässlich sind, können Software-Tools den Prozess rationalisieren, effizienter gestalten und Kosten senken. Darüber hinaus kann der Einsatz von Sensordaten den Service am Arbeitsplatz dynamischer und gezielter gestalten, so dass er genau dann und dort erbracht wird, wo es am wichtigsten ist. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie das IoT dazu beitragen kann, dynamischere Dienstleistungen am Arbeitsplatz zu schaffen.
Die Bedeutung von Arbeitsplatzdiensten und -angeboten
77,2 – das ist der Prozentsatz der Arbeitnehmer weltweit, die Tee, Kaffee und sonstige Erfrischungsmöglichkeiten als wichtige Arbeitsplatzmerkmale einstufen. Dies geht aus Daten von Leesman aus dem Jahr 2021 hervor, einem Unternehmen, das sich auf die Messung der Arbeitsplatzqualität spezialisiert hat. Eine hohe Punktzahl – höher als die Bedeutung, die zum Beispiel dem Lärmpegel beigemessen wird. Überraschend? Nicht so sehr. Auf jeden Fall zeigt es deutlich, welche Bedeutung die Mitarbeiter den Dienstleistungen am Arbeitsplatz beimessen. Obwohl wir Dinge wie guten Kaffee und saubere Bürotoiletten als selbstverständlich ansehen, müssen sie täglich überwacht werden.
Verwaltung von Arbeitsplatzdiensten durch integrierte Arbeitsabläufe
Das Rückgrat für den effizienten, leistungsorientierten Betrieb von Gebäuden und Dienstleistungen ist IWMS-Software (Integrated Workplace Management System). Ein solches System ist in der Regel modular aufgebaut und über verschiedene Bereiche hinweg integriert (z.B. Reservierungen, Raummanagement, Servicemanagement, Verträge, Wartung, Immobilienverwaltung). Das heißt, Sie können klein anfangen und das System erweitern, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt. Wenn Sie zusätzliche IWMS-Domänen hinzufügen, werden diese nativ in das System integriert, das Sie bereits verwenden (ein entscheidender Vorteil im Vergleich zu Einzellösungen). Mit einem gut integrierten IWMS verwalten Sie alles an einem Ort („Single Source of Truth“) und die entsprechenden Prozesse sind miteinander verbunden. Wenn also ein Techniker bei einem Kunden Ersatzteile verbraucht, werden die Wartungsbestände automatisch angepasst. Und wenn ein vorher festgelegter Schwellenwert erreicht wird, werden diese Teile automatisch nachbestellt. Die Zeit, die der Techniker für einen Auftrag aufwendet, wird ebenfalls erfasst und für die Rechnungsstellung verwendet. Und eine mobile App ermöglicht es Außendienstmitarbeitern, aus der Ferne auf alle relevanten Informationen zuzugreifen und ihre Arbeit von unterwegs aus zu erledigen.
Dynamische Arbeitsplatzdienste
Sensordaten können Gebäude- und Arbeitsplatzdienste auf vielfältige Weise verbessern. Von der Reinigung und Wartung bis hin zum Catering und der Bereitstellung von Geräten. Sensoren können zur Unterstützung eines einzelnen Anwendungsfalls eingesetzt werden. Zum Beispiel Türzählsensoren in Badezimmern, die eine Reinigung auslösen. Sensoren können auch verwendet werden, um mehrere Szenarien zu ermöglichen. Zum Beispiel Belegungssensoren in Besprechungsräumen. Sie dienen zwar in erster Linie dazu, einen Einblick in die Raumnutzung zu erhalten und den Mitarbeitern zu helfen, freie Räume zu finden, aber die von ihnen abgeleiteten Daten können auch zur Optimierung der Reinigung verwendet werden. Zum Beispiel durch Anpassung der Reinigungshäufigkeit auf der Grundlage von Nutzungstrends oder durch Generierung eines automatischen Arbeitsauftrags, wenn ein Raum nach einer Besprechung geräumt wird. Oder auch, um die Reinigung ganz auszulassen, wenn der Raum nicht benutzt wurde – das spart Zeit und Material und macht die Reinigungskräfte frei für andere Aufgaben. Um dies praktisch zu machen, erhalten die Reinigungskräfte ein digitales Gerät, das die Arbeitsaufträge auf digitalen Grundrissen anzeigt. Ein Beispiel hierfür ist das AZMM-Krankenhaus, das sein über 100-köpfiges Reinigungsteam mit digitalen Tablets ausgestattet hat (die der Einfachheit halber an Reinigungswagen befestigt sind), auf denen eine intelligente Service-App läuft. Durch die Abschaffung von Papier hat diese neue Arbeitsweise die Reinigungskapazität und die Motivation des Teams erhöht, die jährlichen Reinigungskosten gesenkt und sogar eine schnellere Reaktion von COVID-19 ermöglicht.
Verbesserte Ressourcenverteilung durch Kenntnis der Auslastung
Während IWMS die Grundlage für eine effiziente, kostengünstige Servicebereitstellung bildet, bietet eine IoT-Plattform zusätzliche Einblicke in die Nutzung. Die tatsächliche Nutzung eines Gebäudes entwickelt sich ständig weiter und unterscheidet sich oft von dem, was wir uns vorstellen. Heutzutage, wo die Auslastung der Büros nach der Pandemie sehr ungewiss ist, ist dies noch mehr der Fall. Und solange die Arbeitsplatzverantwortlichen nicht verstehen, wie verschiedene Mitarbeiter das Büro im neuen Arbeitsumfeld nutzen werden, ist es schwer zu sagen, was angepasst werden muss. Zuverlässige, aktuelle Informationen darüber, wie ein Gebäude genutzt wird, sind daher für intelligente Entscheidungen wichtiger denn je. Es liegt auf der Hand, dass Sensoren bei der objektiven Verfolgung von Belegung und Nutzung viel besser sind als Menschen. Datengestützte Erkenntnisse, die auf Grundrissen und Dashboards visualisiert werden, sind nicht nur für die richtige Dimensionierung der Bürofläche und die Optimierung der Konfiguration wichtig, sondern auch für die erfolgreiche Planung flexibler Arbeitsplatzdienste in einer veränderten Büroumgebung. Und um schnell auf veränderte Bedingungen reagieren zu können, wie im oben beschriebenen Fall von AZMM. Während der aufeinanderfolgenden COVID-19-Wellen erhielt das Reinigungsteam von AZMM häufige Updates auf ihren digitalen Geräten. Sie konnten auf farbcodierten Grundrissen sofort sehen, welche Bereiche gesperrt waren. Und um sie noch sicherer zu machen, erhielten sie auch individuelle Arbeitsaufträge mit maßgeschneiderten Sicherheits-, Hygiene- und Desinfektionsverfahren.
Verbesserte Reaktionsfähigkeit durch Echtzeitdaten
Gebäudesensordaten geben uns einen besseren Einblick in die allgemeinen Nutzungsmuster. So helfen sie uns, Servicepläne anzupassen und die Ressourcenplanung zu optimieren. Aber Sensordaten können auch zu mehr Reaktionsfähigkeit in Echtzeit führen. Wenn die Sensoren beispielsweise Temperatur- oder Luftfeuchtigkeitswerte außerhalb des normalen Bereichs erfassen, kann die Plattform im IWMS einen Arbeitsauftrag zur Überprüfung der HLK auslösen. Durch in der Software eingerichtete Regeln werden automatische Warnungen an den richtigen Wartungsdienstleister gesendet. Dies führt zu einer schnelleren Lösung von Problemen und kann sogar Beschwerden vorbeugen.
Ein weiteres Beispiel ist die intelligente Reinigung. Wenn Sensoren erkennen, dass eine Besprechung vorzeitig beendet wurde, kann die Plattform eine Aufgabe an das Handy einer Reinigungskraft senden, damit der gereinigte Raum schneller zur Verfügung steht. Umgekehrt wird die Reinigungskraft, wenn niemand erschienen ist, benachrichtigt, dass der Arbeitsauftrag nicht ausgeführt werden muss, was Zeit und Material spart.
In der Gastronomie können Sensoren zur Erfassung der Besucherzahlen nützliche Informationen liefern, um die Anzahl der Mahlzeiten anzupassen und möglichst frische Speisen zu servieren. Personenzählsensoren können auch anzeigen, wie lang die Schlange ist, so dass die Leute ihren Besuch in der Cafeteria aufteilen können. Dies erspart den Mitarbeitern nicht nur die Wartezeit in der Schlange, sondern vermeidet auch, dass zusätzliches Personal für die Bewältigung von Spitzenzeiten eingesetzt werden muss.
Das Makrobild
Wie die oben genannten Anwendungsfälle zeigen, können Sensordaten zu einer intelligenteren Wartung von Anlagen und dynamischeren Dienstleistungen am Arbeitsplatz beitragen. Auch wenn die Vorteile auf der Hand liegen, ist die Bereitstellung von Diensten in der Regel nicht die treibende Kraft für die Integration von IoT-Konnektivität in ein IWMS. Wenn Sie jedoch bereits eine IoT-Plattform für andere Anwendungsfälle eingeführt haben (Raumoptimierung ist unbestreitbar die Nummer eins auf dem Markt), ist es sehr sinnvoll, die Plattform auch für dynamischere Arbeitsplatzdienste zu nutzen.
Bitte kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen von der IoT-gestützten Software profitieren kann.
