Die Erfahrungen der Mitarbeiter am (hybriden) Arbeitsplatz sind derzeit ein brisantes Thema. Unsere Erfahrungen bei der Arbeit werden weitgehend von unseren Kollegen, den Arbeitsinhalten und unserer Arbeitsumgebung bestimmt. Doch auch Arbeitsplatzdienste tragen wesentlich zu einem guten Arbeitsklima bei.
Auch wenn menschliche Fähigkeiten für die Erbringung eines guten Dienstes nach wie vor unverzichtbar sind, können Software-Tools die Abläufe rationalisieren, effizienter gestalten und die Kosten senken. Darüber hinaus können Arbeitsplatz-Dienstleistungen durch die Nutzung von Sensordatendynamischer und gezielter gestaltet werden, so dass sie dann und dort erbracht werden, wo es besonders darauf ankommt. In diesem Blogbeitrag werden wir uns genauer ansehen, wie IoT zu dynamischeren Arbeitsplatzdiensten beitragen kann.
Die Bedeutung von Arbeitsplatzdiensten und -angeboten
77,2 – das ist der Prozentsatz der Arbeitnehmer weltweit, die Tee, Kaffee und sonstige Erfrischungsmöglichkeiten als wichtige Arbeitsplatzmerkmale einstufen. Dies geht aus Daten von Leesman aus dem Jahr 2021 hervor, einem Unternehmen, das sich auf die Messung der Arbeitsplatzqualität spezialisiert hat. Ein hoher Prozentsatz – höher als die Bedeutung, die zum Beispiel dem Lärmpegel beigemessen wird. Erstaunlich? Nicht so sehr. Auf jeden Fall zeigt er deutlich, welche Bedeutung die Mitarbeiter den Dienstleistungen am Arbeitsplatz beimessen. Auch wenn wir dazu neigen, Dinge wie guten Kaffee und saubere Bürotoiletten als selbstverständlich zu betrachten, müssen sie täglich überwacht werden.
Verwaltung von Arbeitsplatzdiensten durch integrierte Arbeitsabläufe
Das Rückgrat für einen effizienten, leistungsorientierten Gebäudebetrieb und -service ist CAFM-software (Integrierte Facility Management Software). Ein solches System ist in der Regel modular aufgebaut und umfasst verschiedene Bereiche (z. B. Reservierungen, Raummanagement, Servicemanagement, Verträge, Wartung, Immobilienverwaltung). Das heißt, Sie können klein anfangen und das System mit Zuge der Entwicklung Ihres Unternehmens erweitern. Wenn Sie zusätzliche CAFM-Domänen hinzufügen, werden diese nativ in das bereits bestehende System integriert (was im Vergleich zu Einzellösungen ein entscheidender Vorteil ist). Mit einem gut integrierten CAFM verwalten Sie alles an einem Ort (“Single Source of Truth“) und die damit verbundenen Prozesse sind untereinander verbunden. Wenn also ein Techniker bei einem Kunden Ersatzteile verwendet, werden die Wartungsbestände automatisch aktualisiert. Und wenn ein vorher festgelegter Schwellenwert erreicht ist, werden diese Teile automatisch nachbestellt. Die vom Techniker für einen Auftrag aufgewendete Zeit wird ebenfalls erfasst und dient der Rechnungslegung. Und eine mobile App ermöglicht es den Außendienstteams, von unterwegs auf alle relevanten Informationen zuzugreifen und ihre Arbeit zu verwalten.
Dynamische Arbeitsplatzdienste
Sensordaten können Gebäude- und Arbeitsplatzdienste auf vielfältige Weise verbessern. Von der Reinigung und Wartung bis hin zum Catering und der Bereitstellung von Geräten. Sensoren können zur Unterstützung eines einzelnen Anwendungsfalls implementiert werden. Zum Beispiel können Sensoren in den WC-Türen die Reinigung auslösen. Sensoren können auch mehrere Szenarien ermöglichen. Zum Beispiel Belegungssensoren in Besprechungsräumen. Während sie in erster Linie dazu dienen, Einblicke in die Raumnutzung zu gewinnen und den Mitarbeitern zu helfen, freie Räume zu finden, können die von ihnen abgeleiteten Daten auch zur Optimierung der Reinigung verwendet werden. So kann beispielsweise die Reinigungshäufigkeit auf der Grundlage von Nutzungstrends angepasst oder ein automatischer Arbeitsauftrag erteilt werden, wenn ein Raum nach einer Besprechung frei wird. Oder auch, um die Reinigung ganz auszulassen, wenn der Raum nicht benutzt wurde – das spart Zeit und Reinigungsmittel und setzt die Reinigungskräfte für andere Aufgaben frei. Um dies praktisch umzusetzen, erhalten die Reinigungskräfte ein digitales Gerät, das die Arbeitsaufträge auf digitalen Grundrissen anzeigt. Ein Beispiel hierfür ist das AZMM-Krankenhaus, das sein über 100-köpfiges Reinigungsteam mit digitalen Tablets ausgestattet hat (die der Einfachheit halber an Reinigungswagen befestigt sind), auf denen eine intelligente Service-App läuft. Durch die Abschaffung von Papier hat diese neue Arbeitsweise die Reinigungskapazität und Motivation des Teams erhöht, die jährlichen Reinigungskosten gesenkt und sogar eine schnellere COVID-19-Reaktion ermöglicht.
Verbesserte Ressourcenverteilung durch Kenntnis der Auslastung
Während CAFM die Grundlage für eine effiziente und kostengünstige Servicebereitstellung bildet, bietet eine IoT-Plattform zusätzliche Erkenntnisse über die Nutzung. Die tatsächliche Nutzung eines Gebäudes ändert sich fortlaufend und unterscheidet sich oft von unseren Vorstellungen. Heutzutage ist dies angesichts der großen Unsicherheiten im Zusammenhang mit der Büronutzung nach der Pandemie noch mehr der Fall. Und solange die Arbeitsplatzverantwortlichen nicht verstehen, wie verschiedene Mitarbeiter das Büro im neuen Arbeitsumfeld nutzen werden, ist es schwer zu sagen, was angepasst werden muss. Zuverlässige, aktuelle Informationen darüber, wie ein Gebäude genutzt wird, sind daher für intelligente Entscheidungen wichtiger denn je. Es liegt auf der Hand, dass Sensoren bei der objektiven Verfolgung von Belegung und Nutzung viel besser sind als Menschen. Datengestützte Erkenntnisse, die auf Grundrissplänen und Dashboards visualisiert werden, sind nicht nur für die richtige Größe der Bürofläche und die Optimierung ihrer Konfiguration von entscheidender Bedeutung, sondern auch für die erfolgreiche Planung flexibler Arbeitsplatzdienste in einer veränderten Büroumgebung. Und um schnell auf veränderte Bedingungen reagieren zu können, wie im oben beschriebenen Fall von AZMM. Während der aufeinanderfolgenden COVID-19-Wellen erhielt das AZMM-Reinigungsteam auf seinen digitalen Geräten regelmäßige Upates. Auf farbcodierten Grundrissplänen konnten sie sofort sehen, welche Bereiche nicht zugänglich waren. Um ihre Sicherheit zu gewährleisten, erhielten sie auch individuelle Arbeitsaufträge mit gezielten Sicherheits-, Hygiene- und Desinfektionsmaßnahmen.
Verbesserte Reaktionsfähigkeit durch Echtzeitdaten
Gebäudesensordaten verschaffen uns einen besseren Einblick in allgemeine Nutzungsmuster. Auf diese Weise können wir Servicepläne anpassen und die Ressourcenplanung optimieren. Sensordaten können aber auch eine bessere Reaktionsfähigkeit in Echtzeit ermöglichen. Wenn Sensoren beispielsweise Temperatur- oder Luftfeuchtigkeitswerte außerhalb der normalen Werte erfassen, kann die CAFM-Plattform einen Arbeitsauftrag zur Überprüfung der HLK-Technik auslösen. Durch in der Software eingerichtete Regeln werden automatische Warnungen an den zuständigen Service Provider übermittelt. Dies führt zu einer schnelleren Problemlösung und hilft, Beschwerden vorzugreifen.
Ein weiteres Beispiel ist die intelligente Reinigung. Stellen Sensoren fest, dass eine Besprechung vorzeitig beendet wurde, kann die Plattform einen Auftrag an das Mobiltelefon einer Reinigungskraft senden, so dass der gereinigte Raum schneller wieder zur Verfügung steht. Umgekehrt wird die Reinigungskraft, wenn niemand den Raum genutzt hat, benachrichtigt, dass der Arbeitsauftrag nicht ausgeführt werden muss, was Zeit und Ressourcen spart.
In der Gastronomie können Sensoren zur Erfassung der Besucherzahlen nützliche Informationen liefern, um die Anzahl der Mahlzeiten anzupassen und möglichst frische Speisen zu servieren. Personenzählsensoren können auch anzeigen, wie lang die Schlange ist, so dass die Gäste ihren Besuch in der Cafeteria aufteilen können. Dies erspart den Mitarbeitern nicht nur die Wartezeit in der Schlange, sondern vermeidet auch die Notwendigkeit, zusätzliches Personal für die Verpflegung einzusetzen, um Spitzenzeiten zu bewältigen.
Das Makrobild
Wie die obigen Anwendungsfälle zeigen, können Sensordaten zu einer intelligenteren Wartung von Anlagen und dynamischeren Dienstleistungen am Arbeitsplatz beitragen. Obwohl die Vorteile klar auf der Hand liegen, ist die Bereitstellung von Dienstleistungen in der Regel nicht der Hauptgrund für das Hinzufügen von IoT-Konnektivität zu CAFM. Wenn Sie jedoch bereits eine IoT-Plattform für andere Anwendungsfälle eingeführt haben (Raumoptimierung ist unbestreitbar die Nummer eins auf dem Markt), ist es sehr sinnvoll, die Plattform auch für dynamischere Arbeitsplatzdienste zu nutzen.
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