Ein Facilitymanagement-Informationssystem (CAFM) ist in vielen Organisationen unentbehrlich geworden. Was sind die Vorteile? Wie wird es eingesetzt? Und wie finden Sie ein CAFM, das zu Ihrer Organisation passt? Spacewell sprach mit Dion Roeffen über seine CAFM-Erfahrungen.
Dion Roeffen arbeitet als Manager für Einkauf, Logistik und Wohnen in der Kindertageseinrichtung Humankind. Mit über 35 Jahren Erfahrung ist diese Organisation in den Niederlanden führend auf dem Gebiet der Kinderbetreuung und -entwicklung. Humankind betreut mit seinen 3.000 Mitarbeitern jede Woche ca. 25.000 Kinder an 420 Standorten. Das Facilitymanagement all dieser Standorte erfolgt mit der Axxerion-Software des Technologieunternehmens Spacewell.
Zerstreute Informationen
„Bei Humankind waren die Facilitydaten extrem zerstreut und nicht auf dem neuesten Stand. Informationen wurden auf Papier notiert, in Excellisten gespeichert oder existierten nur in den Köpfen der Mitarbeiter“, so Dion Roeffen. „Das machte uns als Organisation verwundbar. Das explosive Wachstum der Organisation übte auch Druck auf die Dienstleistungsqualität aus.“
CAFM bringt Struktur
Humankind dachte seit 4 Jahren über ein CAFM nach. „In der Abteilung entstand ein organisches Bedürfnis, Informationen aufzuzeichnen, zu teilen und leicht zugänglich zu machen“, erklärt Dion Roeffen. „Wo nötig, wollten wir auch Verknüpfungen schaffen und Querverbindungen erkennen. Unser Ziel war es, die Dienstleistungen der Einrichtungen auf ein höheres Niveau zu bringen, vorzugsweise ohne zusätzliche Arbeitskräfte.“
Nach einer gründlichen Analyse kamen sie bei Axxerion an. Hier wurde die Funktionalität geboten, die den Ambitionen von Humankind entsprach. Das flexible SaaS-Lizenzmodell – ohne Sorgen um Backups oder Updates – passte ebenfalls perfekt zu Humankinds Vorstellungen.
Umsetzung
„Die Zusammenarbeit lief tadellos“, sagt Dion Roeffen. „Unsere Berater Tim und Silvano haben uns bei der Umsetzung bestmöglich unterstützt. Ein weiterer Pluspunkt war, dass sie viel Wissen über die Facilityprozesse mitbrachten. Nach der Lieferung eines Moduls von Axxerion und während der Testphasen wurden immer schnell Anpassungen vorgenommen, damit alles reibungslos weiterlaufen konnte. Axxerion ist eine Standardsoftware, aber sie fühlt sich an wie maßgeschneidert. Außerdem sind für den Umgang mit der Software keine langen Schulungen notwendig, sodass interne Mitarbeiter schnell damit arbeiten können.“
CAFM-Erfahrung
„Unsere Erfahrungen mit Axxerion sind ausgesprochen positiv“, so Dion Roeffen, „und die Mitarbeiter finden die Software bedienungsfreundlich. Facilitydaten können nun schnell eingesehen werden, sind von überall aus zugänglich und auf dem neuesten Stand. Dadurch sind wir viel weniger von dem individuellen Wissen der Mitarbeiter abhängig. Meldungen kommen an einem einzigen Punkt an, werden zentral ausgewertet und dem internen Kunden kann besser und schneller geholfen werden.“
