Was sollte eine Buchungssoftware für Räume und Schreibtische bieten?
In der modernen Zeit des hybriden Arbeitens sind viele Mitarbeiter sowohl im Büro als auch von anderen Orten aus tätig. Deshalb benötigt jedes Unternehmen, das die Nase vorn behalten will, ein gut durchdachtes Buchungssystems für Arbeitsplätze. Wer einen „pendlerfreundlichen“ Arbeitsplatz bieten möchte, muss ein flexibles Arbeitsumfeld schaffen, das die Zusammenarbeit und Produktivität fördert und gleichzeitig Zugang zu den richtigen Tools und Ressourcen bietet. In diesem Zusammenhang gehört eine Buchungssoftware für Räume und Schreibtische zu den wichtigsten Instrumenten. In diesem Blog und der zugehörigen Infografik werden die wesentlichen Funktionen und Merkmale erörtert, auf die Arbeitsplatzmanager und Mitarbeiter achten sollten, wenn sie eine geeignete Buchungssoftware für ihre Anforderungen auswählen.
Kostenlose Infografik
10 wichtige Überlegungen bei der Auswahl eines Arbeitsplatz-Buchungssystems
10 wichtige Überlegungen bei der Auswahl eines Arbeitsplatz-Buchungssystems
Wesentliche Merkmale eines Arbeitsplatz-Buchungssystems
Aus Sicht der Mitarbeiter:
- Einfache Buchung
Die Buchung eines Schreibtisches, eines Raums oder einer Dienstleistung über verschiedene Touchpoints sollte intuitiv und unkompliziert sein. Je nach persönlichen Vorlieben und aktuellem Standort sollten Mitarbeiter die Möglichkeit haben, aus der Ferne zu buchen (z. B. über ihr Smartphone oder eine Weboberfläche mit Google- und Outlook-Synchronisierung) oder vor Ort (über große Touchscreens wie Kioske in stark frequentierten Bereichen, Raum-Panels vor Besprechungsräumen oder durch kurzes QR-Code-Scannen).
- One-Stop-Shop
Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, alles Nötige in einem Vorgang zu buchen, darunter Räume, Dienstleistungen, Parkplätze und Ausstattung. Das One-Stop-Shop-Konzept spart den Mitarbeitern Zeit und gewährleistet eine nahtlose Buchungsabwicklung.
- Suche nach Kollegen
Die Suche nach Kollegen anhand ihrer Reservierungen erweist sich für die Zusammenarbeit als sehr nützlich. Deshalb sollte die Suche nach einem Bürostandort, der räumliche Nähe zu Kollegen und Teams für Gruppenarbeit ermöglicht, in das Arbeitsplatz-Buchungssystem integriert sein.
- Digitaler Grundriss und effiziente Filterung
Digitale Grundrisse mit Informationsanzeige (Belegung, Komfort, Luftqualität) sind eine weitere hilfreiche Funktion, die zur Effektivität einer Buchungssoftware für Räume und Schreibtische beiträgt. Die Benutzeroberfläche sollte über mehrere Filter verfügen, um den Suchprozess zu verfeinern, und verschiedene Optionen für Standort, Raumtyp und -größe, Verfügbarkeit und Ausstattung bieten.
Aus der Sicht eines Arbeitsplatzmanagers/Facility-Managers:
- Gruppenbuchungen
Gruppenbuchungen erleichtern die gemeinsame Arbeit, wenn persönlicher Kontakt zu anderen Teammitgliedern das Ergebnis fördert. Ein Arbeitsplatz-Buchungssystems sollte Tools bieten, mit denen sich Gruppenbuchungen leicht einrichten lassen.
- CAFM-Integration
Die ordnungsgemäße Verwaltung und Instandhaltung von Einrichtungen erfordert oft eine Mischung aus Soft- und Hard-Services. Die Reservierungssoftware sollte vollständig in eine umfassendere Facility-Management-Plattform (CAFM oder Computer-Aided Facility Management) integriert sein, um Aspekte wie Arbeitsaufträge, Lagerverwaltung und Empfangsdienste zu berücksichtigen, den Check-in-Prozess der Besucher zu optimieren und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
- Integration von Sensordaten
Die Integration von Sensordaten (optional) sorgt für mehr Transparenz, fundiertere Entscheidungen und eine persönlichere Erfahrung am Arbeitsplatz. Vernetzte Sensoren liefern Live-Informationen, sodass Benutzer einen Zugriff auf Echtzeitdaten über die Raumbelegung und die Umgebungsbedingungen wie Raumtemperatur und Luftqualität erhalten. Mit diesen Informationen können Mitarbeiter im Nu die Räume auswählen, die am besten geeignet sind.
- Intelligente Regeln
Die Buchungssoftware sollte konfigurierbare Regeln bereitstellen, um die Ressourcennutzung und das Benutzererlebnis zu verbessern. Ein Beispiel dafür wäre eine Regel, mit der Reservierungen automatisch storniert werden, wenn Räume oder Schreibtische leer bleiben. Oder das Senden einer Benachrichtigung über bevorstehende Besprechungen, Komfortniveaus usw.
- Intelligente Belegungsplanung
Weil das moderne Büro anders strukturiert ist, spielt ein effektives Belegungsmanagement eine entscheidende Rolle. Der Einsatz von Buchungssoftware, um die Belegung zu analysieren und die Arbeitsplatznutzung zu verbessern, ist im Arbeitsplatzmanagement unerlässlich. Die Software hilft bei der Visualisierung und Analyse der wöchentlichen, monatlichen und langfristigen Belegung.
Auswahl eines Buchungssystems für den Arbeitsplatz – Fazit
Die meisten Unternehmen setzen heute ganz selbstverständlich ein leistungsstarkes Arbeitsplatz-Buchungssystem ein. Bei der Auswahl der richtigen Buchungssoftware für Räume und Schreibtische, um die Produktivität und betriebliche Effizienz zu maximieren, muss jedoch auf erweiterte Funktionalität geachtet werden. Interaktive Elemente wie Sensorintegration, intelligente Belegungsplanung und die Festlegung intelligenter Regeln bilden wesentliche Tools zur Weiterentwicklung des Arbeitsplatzes. Ein Buchungssystem für Arbeitsplätze sollte nahtlos in die Arbeitsabläufe integriert sein, um ein erstklassiges Benutzererlebnis sicherzustellen und die Unternehmensleistung zu fördern.
