Das Management der Arbeitsumgebung ist ein Bereich, der in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen hat. In den letzten zwei Jahrzehnten haben sich die Bereiche Facility- und Arbeitsplatzmanagement rasant entwickelt, da sich Unternehmen zunehmend der Bedeutung von Immobilien bei der Verwaltung ihrer Bilanzen und des Wertes einer guten Arbeitsumgebung für die Produktivität ihrer Mitarbeiter bewusst wurden.
Für Facility-Manager und Arbeitsplatzspezialisten ist der Einsatz einer CAFM-Lösung von erheblichem Nutzen für die Verbesserung der Qualität und Rentabilität der von ihnen angebotenen Dienstleistungen. Ein integrierter Ansatz beim Arbeitsplatzmanagement ermöglicht es ihnen, mit den neuesten Entwicklungen am Arbeitsplatz Schritt zu halten und den mit Kostensenkungen verbundenen Zwängen zu begegnen.
Arbeitsplatzmanagement: Begriffsbestimmung und wichtigste Herausforderungen
Arbeitsplatzmanagement
Das Arbeitsplatzmanagement ist ein umfassendes Konzept, das die Verwaltung von Dienstleistungen, Ausrüstung, Prozessen und Technologien umfasst, die es den Mitarbeitern ermöglichen, (zusammen) zu arbeiten, zu lernen und innovativ zu sein.
Ziel dieser Art des Managements ist es, das Arbeitsumfeld in den Dienst der Mitarbeiter zu stellen (Mitarbeiterorientierung), um ihr Wohlbefinden und ihre Nutzererfahrung zu verbessern.
Durch die Schaffung und Aufrechterhaltung eines guten Arbeitsumfelds können Unternehmen die Effizienz und Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern. Eine gute Managementpraxis trägt zum Erreichen dieser Ziele bei, indem sie sich an die sich ändernden Bedürfnisse anpasst und gleichzeitig die Kosten optimiert.
Leistung am Arbeitsplatz
Das Arbeitsplatzmanagement ist ein Konzept, das über die herkömmlichen Funktionen des Facilitymanagements hinausgeht, indem es die Leistung und Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessert. Weit mehr als ein einfacher Unterstützungsdienst ist es ein strategisches Instrument, das Unternehmen helfen kann, ihre Ziele zu erreichen. Es stellt einen konkreten Mehrwert dar.
Das Arbeitsplatzmanagement ist ein Prozess der kontinuierlichen Verbesserung, der darauf abzielt, ein Höchstmaß an Leistung an den Arbeitsplätzen eines Unternehmens zu erreichen. Die produktivsten Unternehmen eint heute, dass sie die Rolle des Arbeitsplatzmanagements für die Motivation und die Produktivität ihrer Mitarbeiter erkannt haben.
Die Größenordnung des Arbeitsplatzmanagements kann variieren: Von der Verwaltung einiger weniger Arbeitsplätze bis hin zur Verwaltung eines großen, international verteilten Immobilienportfolios. In jedem Fall umfasst es alle Prozesse, die das Leistungsniveau von Arbeitsplätzen verbessern, von der strategischen Planung bis hin zur operativen Nutzung der Ausrüstung, einschließlich Sicherheit, Wartung und Catering.
Methodik zur Rationalisierung von Arbeitsflächen
Über die bloße Steigerung der Mitarbeiterproduktivität hinaus ermöglicht ein gutes Arbeitsplatzmanagement auch eine rationelle Organisation von Raum und Ausstattung und damit letztlich eine Kostensenkung.
Diese Rationalisierung ist jedoch alles andere als selbstverständlich: Es wurde bereits nachgewiesen, dass der durchschnittliche Belegungsgrad von Arbeitsflächen im Allgemeinen zwischen 50 und 60 % liegt. Insbesondere bestimmte kostspielige Ausrüstungen wie Besprechungsräume, Fahrzeuge oder spezielle Materialien sind im Vergleich zu ihren Betriebskosten oft nur gering ausgelastet.
Die Optimierung dieser Belegungsrate erfordert in der Regel die Einführung neuer Konzepte rund um den Arbeitsplatz. Die innovativsten Unternehmen versuchen, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die sich auf die Aktivität ihrer Mitarbeiter konzentriert, um Zusammenarbeit und Produktivität zu fördern. Die Mitarbeiter können selbst entscheiden, wann, wie und mit wem sie arbeiten, um ihre Arbeitsweise an ihre Tätigkeiten und Bedürfnisse anzupassen.
CAFM: eine Antwort auf die zunehmende Bedeutung des Arbeitsplatzmanagements
Fachleute für Arbeitsplatzmanagement sehen sich derzeit mit einem größeren Bedarf an Kostensenkung, Transparenz und Flexibilität in ihrem Unternehmen konfrontiert. Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten und wo gibt es Einsparpotenziale? Wie können Immobilien und Dienstleistungen an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens angepasst werden? Wie lässt sich ein hohes Maß an Servicequalität kostengünstig aufrechterhalten? Was ist die beste Outsourcing-Strategie?
Dies sind nur einige der zu beantwortenden Fragen, während gleichzeitig die Gesetzgebung, die Anforderungen der nachhaltigen Entwicklung und technologische Innovationen erfüllt werden müssen.
In diesem Zusammenhang haben Arbeitsplatz-Fachleute einen erhöhten Bedarf an zuverlässigen Informationen auf allen Ebenen: strategisch, taktisch und operativ. Betriebsdaten von Gebäuden und Arbeitsflächen sowie deren Nutzung werden immer wichtiger, um deren Verwaltung zu optimieren, und gleichzeitig den Bewohnern ein angenehmes Arbeitsumfeld zu bieten.
CAFM und die drei Ebenen der Arbeitsplatzoptimierung
Eine CAFM-Lösung kann Unternehmen dabei helfen, ein gutes Arbeitsumfeld für ihre Mitarbeiter zu schaffen und gleichzeitig die Kosten auf drei verschiedenen Ebenen zu optimieren.
Strategische Ebene
CAFM ermöglicht die mittel- und langfristige Abstimmung von Unternehmensstrategien auf den Arbeitsplatz. Viele Parameter beeinflussen dieses Umfeld: Wachstum, neue Märkte, Veränderungen in der Belegschaft, Unternehmenszusammenschlüsse usw.
Durch den Einsatz einer integrierten Arbeitsplatzmanagementlösung können all diese Entwicklungen berücksichtigt werden, um die am besten geeigneten strategischen Entscheidungen zu treffen. Sie ermöglicht auch die Vorwegnahme künftiger Bedürfnisse durch die Ausarbeitung verschiedener Szenarien je nach den möglichen Entwicklungen und den Zielen des Unternehmens.
Taktische Ebene
Auf der taktischen Ebene besteht das Ziel des Arbeitsplatzmanagements darin, die vom Unternehmen festgelegte Strategie umzusetzen und eine kontinuierliche Überwachung und Kontrolle der Leistung zu gewährleisten, um sie gegebenenfalls zu verbessern.
Als Teil des CAFM integriert dieser Prozess alle Projekte und Aktivitäten, die eine Optimierung der Arbeitsflächen ermöglichen, einschließlich der Verwaltung und Koordinierung aller mit der Entwicklung des Unternehmens verbundenen Änderungen.
Dies ermöglicht das taktische Management der Arbeitsumgebung mit einer Vielzahl von Lösungen und Analysen zur Planung und Verwaltung von Veränderungen in Abhängigkeit von Auslastung und Kosten. Der Einsatz eines computergestützten Konstruktionssystems (CAD) ermöglicht beispielsweise die Visualisierung der aktuellen und zukünftigen Nutzung des Arbeitsbereichs.
Operative Ebene
Die strategischen und taktischen Aspekte sollten jedoch nicht die wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeitsplatzmanagement in den Hintergrund treten lassen: operative Exzellenz und Flexibilität. Ein Arbeitsbereich, in dem die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, den benötigten Arbeitsplatz oder Konferenzraum zu finden, kann nicht als gut verwaltet bezeichnet werden. Der primäre Mehrwert des Arbeitsplatzmanagements besteht daher darin, den Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, indem ihnen intelligente Lösungen angeboten werden, um die von ihnen benötigten Räume und Ausrüstung zu finden, zu reservieren und zu nutzen.
Der Einsatz einer CAFM-Lösung ermöglicht sowohl die Reservierung von Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen als auch deren Nutzung ohne Reservierung, falls verfügbar. Dies erfordert die Implementierung von Belegungssensoren und ein Tool zur Analyse der Flächennutzungsraten. Für Facility-Manager sind diese Technologien auch eine große Hilfe bei der Begrenzung der Leerstandsquote und der Optimierung der angebotenen Dienstleistungen in Abhängigkeit von der tatsächlichen Belegung eines Gebäudes.
IWMS: an essential tool for effective workplace management
Es steht außer Frage, dass ein effektives Arbeitsplatzmanagement viele Parameter berücksichtigen muss. Aus diesem Grund ist die Einführung einer integrierten Arbeitsplatzmanagementlösung für Fachleute, die ihren Nutzern ein gutes Arbeitsumfeld bieten und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle halten wollen, heute unerlässlich.
