Optimering av kontorsutrymmets konfiguration – hantering av tillgången i förhållande till efterfrågan (del 4 i serien om hybridkontoret)

Medan den förra artikeln främst handlade om de sätt på vilka hybridarbete kan påverka kontorets storlek handlar den här artikeln om vilka slags utrymmen de anställda kommer att söka sig till när de kommer tillbaka till kontoret. Ett växande antal analytiker förutser en övergång till utrymmen för samarbete och social samvaro på kontoret, och vissa företag håller redan på att göra om sina kontor för att hantera denna förändring. ¹

Samtidigt som det finns goda skäl att främja samarbete och förvänta sig en ökad efterfrågan på grupputrymmen finns det också rimliga skäl att inta en försiktigare hållning. Innan företagen gör om hela fastighetsbeståndet kan de ha nytta av att noga granska information om den faktiska användningen för att se vart anställda tenderar att söka sig på kontoret när det har öppnats igen.

Förväntningar om en samarbetspräglad framtid

Den logiska grunden för förutsägelserna om en samarbetsfokuserad arbetsplats är ganska okomplicerad. Forskning som utförts under pandemin visade att anställdas produktivitet förblev hög eller till och med ökade för många typer av arbetsuppgifter. Något av det svåraste att utföra på fjärrbasis är samarbete och liknande kreativa gruppaktiviteter.

I en bedömning av potentialen för fjärrarbete för 2 000 aktiviteter identifierade McKinsey undervisning, färdighetsträning och vägledning samt rådgivning, kreativt tänkande och kommunikation med kollegor som aktiviteter för vilka det uppstod en oproportionerligt stor förlust av produktivitet vid distansarbete² . Enkäter bland anställda ser ut att ge stöd för detta resultat: Enkätresultat från JLL, till exempel, antyder att 70 procent av de anställda tycker att kontoret är att föredra för teambyggande aktiviteter³ , medan PwC fann att 87 procent av de anställda ser kontoret som viktigt för samarbete^{4 . Anekdotiska belägg från många företag pekar på att det} finns en rädsla för att en brist på ”kreativa kollisioner” skulle kunna minska innovationstakten.

Dessa resultat ger starkt stöd för tanken att kontoret bör ge tillgång till en fysisk miljö som främjar samspel, oavsett om det innebär utformning av utrymmen för att öka sannolikheten för att stöta på kollegor eller att tillhandahålla fler grupputrymmen för målmedveten samverkan.

Är kontoret bara till för samarbete?

Samtidigt som en sådan vision kan kännas intuitivt rätt förbises med den också flera faktorer som skulle kunna fördröja eller förhindra en sådan övergång. Först och främst ger många anställda alltjämt uttryck för att de känner sig nervösa inför att gå tillbaka till kontoret av hälso- och säkerhetsskäl. Anekdotiska belägg antyder också att många anställda upplever en ny social oro⁵ . Även om denna kan vara en kortlivad reaktion på återgången till kontoret kan anställda vara mer försiktiga med att arbeta i större grupper under en viss tid eller kan ha olika förväntningar på hur mycket utrymme de behöver för att känna sig bekväma eller produktiva. Också när anställda faktiskt söker sig till samarbetsutrymmen kan de föredra andra samarbetsutrymmen än arbetsledningen förväntar sig, och välja mindre samlingslokaler framför större konferensrum eller tvärtom.

En andra orsak till att en allmän övergång till öppna samarbetsinriktade kontor kanske inte ger förväntat resultat är att den bygger på antagandet att anställda effektivt kan utföra fokuserat enskilt arbete i hemmet. Undersökningar har dock visat att arbetsplatsens kvalitet och nivån av distraktioner i hemmiljön är mycket varierande. Det finns en stor grupp arbetstagare för vilka hemmiljön inte ger ett bra stöd⁶ och som faktiskt kan behöva kontoret för tyst och fokuserat arbete.

En strategi för kontorets konfiguration

I stället för att göra om kontoren som en reaktion på förutsägelser om dramatiska förändringar av kontoret går det att hantera kontorskonfigurationen genom att fokusera på trender i data. Även om vissa omkonfigurationer av kontor absolut är rimliga kan företag också dra nytta av ett mer successivt arbetssätt där de övervakar både beläggning och användning av olika typer av utrymmen som är tillgängliga på kontoret för att hantera tillgången i förhållande till efterfrågan på utrymme över tid.