Införandet av ett agilt arbetsutrymme är ett viktigt steg för företag som vill ge sina anställda mer flexibilitet och bekvämlighet. Genom att skapa en agil miljö vill de uppmuntra samarbete inom sina team, förbättra medarbetarnas produktivitet och främja långsiktigt engagemang.
Det agila utrymmet är mer avancerat än det flexibla kontoret och kräver därför mer förberedelser innan det implementeras och dessutom användning av anpassade mjukvarulösningar.
Vad är ett agilt arbetsutrymme?
Definition av ett agilt arbetsutrymme
Ett agilt arbetsutrymme är en modern arbetsplats som är utformad för flexibelt, aktivitetsbaserat arbete med stöd av mobila digitala verktyg. Målet är att ge de anställda möjlighet att arbeta på det sätt de föredrar, när som helst och var som helst. I praktiken är de anställda inte längre bundna till individuellt tilldelade arbetsplatser eller särskilda utrymmen. Gemensamt utnyttjande av arbetsplatser och resurser blir normen. Den agila arbetsmiljön omfattar vanligtvis arbetsstationer för sittande och stående arbete, mjuka sittplatser, mötes- och samlingsrum samt arbetsytor utomhus.
Fördelarna med en agil arbetsmiljö
Ett flexibelt utrymme har många fördelar för anställda och chefer i ett företag:
- Större frihet när det gäller hur människor väljer att arbeta
- Förbättrat samarbete inom och mellan team
- Ökning av förtroende, transparens och öppenhet
- Större tillfredsställelse och bättre balans mellan arbete och privatliv
- Nöjdare medarbetare är också mer engagerade medarbetare
- Ett bredare kompetensunderlag att rekrytera från och ett bättre bibehållande av anställda
- Utrymmes- och kostnadsbesparingar och ett mindre koldioxidavtryck
Några exempel på agila arbetsutrymmen
Beroende på verksamhetens art och företagets mål och resurser kan ett företag skapa olika typer av utrymmen som tillsammans utgör ett agilt arbetsutrymme. Dessa kan delas in i fem huvudkategorier:
- Utrymmen för koncentration
Dessa är lugna utrymmen som gör att du kan koncentrera dig på komplexa uppgifter. Du kan isolera dig för att tänka bättre eller för att ringa telefonsamtal. Särskilt för introverta personer, som är mer känsliga för yttre stimuli, erbjuder de också en möjlighet att slippa stressen eller distraktionen i öppna utrymmen. - Öppna utrymmen
En öppen planlösning eliminerar skiljeväggar så att de anställda inte är instängda i bås eller kontor. Öppna utrymmen, som ofta upptar en stor del av kontoret, gör att de anställda lättare och oftare kan interagera med varandra. De är avsedda att skapa en miljö som är nödvändig för kreativitet, t.ex. i grupparbeten. - Resursutrymmen
I dessa områden finns alla verktyg som behövs för att utföra vissa uppgifter: skrivare, skannrar, kontorsutrustning… Deras funktion är att se till att dessa uppgifter inte stör de andra samarbetsparterna under deras arbete. - Avkopplingsområden
Detta är gemensamma utrymmen där medarbetarna kan lämna sina arbetsplatser och ladda batterierna. De är avsedda för umgänge och informella diskussioner mellan kollegor. De uppmuntrar till utbyte mellan olika avdelningar och relationer inom företaget och kan också användas för improviserade möten.
- Touchdown-utrymmen
Dessa utrymmen är vanligtvis inriktade på bärbara datorer och erbjuder tillräcklig internetuppkoppling för kortvarigt arbete. De kan till exempel användas för att snabbt koppla in en dator eller ladda en mobiltelefon. Eller för att svara snabbt på ett e-postmeddelande eller ett samtal mellan två möten.
Vad är skillnaden mellan ett flexibelt kontor och ett agilt arbetsutrymme?
Begreppen flexibelt kontor (eller flexkontor) och agilt arbetsutrymme ligger relativt nära varandra, men begreppet agilt utrymme går längre. Det är inte bara baserat på gemensamma utrymmen och flexibla sittplatser, utan innefattar en långsiktig vision för att optimera de anställdas välbefinnande. Genomförandet är därför mer komplicerat.
Läs också: Fem sätt att använda arbetsplatsanalyser för att få hybridkontoret att fungera bättre
En gemensam vision: öppna arbetsutrymmen
I båda fallen utgör öppna utrymmen huvuddelen av arbetsplatsen. Här kan användarna interagera utan fysiska hinder, och hierarkiska gränser försvinner till förmån för bättre samarbete och öppenhet.
Skillnader i synsätt
Men medan det flexibla kontoret stannar upp i sökandet efter anpassning till behoven är det agila arbetsutrymmet fokuserat på användarnas krav för att uppfylla dem på ett personanpassat sätt. Med andra ord fokuserar man på att bygga en verkligt agil kultur som möjliggör mer personliga lösningar utifrån användarnas behov. Detta för att ge människor kontroll över sitt utrymme, sin arbetstakt och sin arbetsplats. Något som kräver analys och en tydlig förståelse för de anställdas arbetssätt så att utrymmena kan utformas så att de stöder alla.
Hur man skapar en agil miljö som stöds av digital teknik
Data och analysen av dem spelar en viktig roll när det gäller att skapa ett agilt arbetsutrymme. Därför är mycket fördelaktigt att använda en mjukvaruplattform som Spacewell Workplace Analytics. Den kan stödja dig i denna process på fem olika sätt.
Omdefiniera kontoret baserat på affärsresultat
I en värld av flexibel användning bör kontoret ses som ett högpresterande verktyg för de anställdas välbefinnande, engagemang och produktivitet. Att optimera denna miljö bör därför vara en prioritet för alla företag. Ändå visar studier som Leesman Index att endast 57 procent av de anställda anser att deras arbetsplats gör det möjligt för dem att arbeta produktivt. Detta trots att de anställda är företagets största kostnad (i genomsnitt 90 procent av driftskostnaderna går till löner) och mest värdefulla tillgång.
Samla in information om användning av utrymmen och miljöförhållanden
Med Workplace Analytics-plattformen kan du samla in och dra nytta av detaljerade data från sensorer för att få en exakt bild av hur olika utrymmen används under dagen och vilken servicenivå och komfort som erbjuds användarna. Detta är ett viktigt steg för att skapa en sund arbetsplats med människan i centrum.
Genom att övervaka inomhusluftens kvalitet i olika utrymmen kan fastighetsförvaltare till exempel identifiera problematiska utrymmen eller områden med för hög risk för överföring av virus och sjukdomar.
Läs också: Fokus på flexibilitet: Teknik för hybridarbetsplatser
Optimera utrymmet och fatta rätt beslut
Genom att övervaka beläggning och användning av olika utrymmen kan företagets fastighetsavdelningar identifiera om de är underutnyttjade eller om de tvärtom är överutnyttjade. På så sätt kan de enkelt anpassa lokalutbudet till de anställdas behov och undvika onödiga fastighetskostnader genom att avyttra eller hyra ut onödiga lokaler.
Öka insynen med en översikt i realtid över kontorsanvändningen
Med hjälp av en analys- och upplevelseplattform kan sensordata överlagras på våningsplaner och sedan tillhandahållas till byggnadsanvändarna via deras smartphones. På så sätt kan de se hur utrymmena används i realtid och hitta och reservera rätt utrymmen för de uppgifter de vill utföra.
Tillhandahåll aktivitetsbaserade tjänster
För att en arbetsmiljö verkligen ska vara agil måste flexibiliteten även gälla de tjänster som tillhandahålls. Tjänsterna bör inte längre styras av fasta scheman utan bör vara aktivitetsbaserade, så att insatserna kan fokuseras på de områden som är viktigast, baserat på den faktiska användningen av utrymmet.
Med Spacewell-lösningen kan lokalvårds-, underhålls- och serviceteam få anvisningar om var arbetsuppgifter behöver utföras, baserat på analys av användningsdata. Detta förbättrar kvaliteten på de tjänster som tillhandahålls och befriar teamen från onödiga uppgifter, t.ex. att städa utrymmen som inte har använts.
Sammanfattning
I dag måste företagen inte bara anpassa sig till nya hybridbaserade arbetssätt, utan också vara proaktiva när det gäller att erbjuda sina anställda flexibla och agila arbetsutrymmen. Det är först då som de kan garantera maximalt engagemang och bästa produktivitet.
Den IoT-anslutna Spacewell Workplace-mjukvaran är ett utmärkt val för att skapa en agil arbetsmiljö och erbjuder lösningar som är skräddarsydda för varje organisations behov.
