Förra året ledde pandemiutbrottet till att fler människor än någonsin arbetade på distans. Riktlinjer om nedstängningar och restriktioner tömde kontoren nästan över en natt. För en del företag var det inget nytt att (ibland) arbeta hemma, men för andra var det mer av en chock. Ändå var de inledande reaktionerna på detta enorma framtvingade experiment i distansarbete överväldigande positiva: de flesta anställda fortsatte att vara produktiva under karantänen, någon som snart gav upphov till frågan om huruvida kontoren fortfarande behövdes.
Även om frågor om kontorets värde nu formuleras mer radikalt än förut är de inte nya. Undersökningar gjorda av Leesman, hade till exempel redan visat att många kontor inte lyckas göra det möjligt för de anställda att arbeta produktivt. Kontoren är inte bara otillräckliga för de anställda – så mycket som halva deras utrymme tenderar också att vara överflödigt.
Under det att övergången till distansarbete fortsätter har de anställda börjat uppleva de negativa effekterna av att förlora tillgången till delade fysiska utrymmen och personliga kontakter med arbetskamrater. Zoom-tröttheten har satt in, det har blivit svårare att introducera och vägleda nya kollegor, och anställda signalerar alltmer att de känner sig stressade, isolerade och omotiverade. Dessutom är det inte många företagsledare som tror att företagskulturen kan hållas levande med enbart distansarbete.
Övergång till hybridarbete
Vad betyder detta för våra framtida arbetsplatser? Undersökningar, till exempel PwC:s undersökning om distansarbete i USA, antyder att de flesta företag går mot en lösning med en hybridarbetsplats, vilket betyder att de anställda arbetar på många olika platser och att det på kontoret erbjuds (mestadels) delade (dvs. icke-fasta) arbetsplatser, utrymmen och bekvämligheter för följande:
- För att skapa samhörighet, företagskultur och relationer.
- För att ge stöd för enskilt fokuserat arbete.
- För att underlätta lagarbete, kreativitet och nyskapande.
Modellen med en hybridarbetsplats är inriktad på den flexibilitet som de flesta anställda har kommit att förvänta sig. Men den innebär också nya utmaningar för fastighetsansvariga och arbetsplatsledare när det gäller hur kontorsutrymmet ska disponeras och hanteras. Det finns fortfarande stor osäkerhet kring kontorsanvändningen efter pandemin. Innan arbetsplatsledarna har fått en förståelse för hur olika anställda kommer att använda kontoret i det nya arbetsplatslandskapet är det svårt att veta vad som ska anpassas. Därför kommer data att vara av avgörande betydelse när det gäller att optimera arbetsplatsen och ge de anställda en bra upplevelse.
Betydelsen av data och analysplattformar
När de anställda kan välja hur de vill göra blir den verkliga utmaningen för kontoren framöver att bli en plats som de anställda faktiskt vill gå till. Nedan beskrivs de fem olika sätt på vilka plattformar för arbetsplatsanalyser kan hjälpa till på den resan.
1. Omdefiniera kontoret i relation till affärsresultat
Inget företag vill egentligen ha ett kontor – det företagen faktiskt vill ha är ett ”verktyg” som ökar medarbetarnas välbefinnande, engagemang och produktivitet. Med vetskap om att 90 procent av ett företags driftkostnader utgörs av löner (JLL:s 3/30/300-tumregel) bör det vara affärsmässigt prioriterat för alla framsynta företag att optimera arbetsplatsen för de anställda. Ändå fann Leesman, ett undersökningsföretag som specialiserar sig på att mäta och analysera anställdas upplevelser, år 2019 att nästan 40 procent av de anställda upplevde att deras arbetsplats inte gjorde det möjligt för dem att arbeta produktivt. Återkomsten till kontoret efter pandemin ger en unik möjlighet till förbättring.
2. Få inblick i utrymmesanvändning och miljöförhållanden
För en hälsosam och människoinriktad arbetsplats behövs tillförlitliga data om utrymmesanvändning och inomhusklimat.
I moderna analysplattformar används detaljerade sensordata för att skapa en rättvisande bild av hur olika utrymmen i en byggnad används under dagen och vilken komfortnivå de ger. Genom att övervaka inomhusluftens kvalitet i rum och utrymmen kan byggnadsansvariga också se i vilka områden det finns miljöproblem eller en ökad risk för överföring av luftburna virus.
3. Storleksanpassa kontorsutrymmen och ge stöd för beslut om fastighetsbestånd
Genom att följa upp beläggning och användning kan fastighetsansvariga se vilka utrymmen som underanvänds eller är mycket efterfrågade, och konfigurera om arbetsplatsen för att skapa balans mellan tillgång och efterfrågan. I en hybridarbetsmiljö står fasta arbetsplatser tomma en stor del av tiden, vilket är ett slöseri med utrymme och pengar. Genom möjliggörande av flexibel platsanvändning går det att minska arbetsplatsutrymmet till förmån för samarbetsutrymmen – alternativt kan en del av utrymmet hyras ut i andra hand eller avstås.
4. Ge överblick över kontorsanvändningen i realtid
För en friktionsfri arbetsplatsupplevelse överlagras sensordata på våningsplaner och görs tillgängliga för anställda på deras smartphones och andra digitala touchpoints. Byggnadsanvändningen blir helt transparent och anställda kan enkelt hitta och boka lämpliga utrymmen med rätt bekvämligheter och miljöförhållanden.
5. Möjliggör aktivitetsbaserade tjänster
På samma sätt som kontor med fasta arbetsplatser ersätts av mer flexibla kontorsplaneringar ersätts tillhandahållandet av tjänster enligt fasta scheman av aktivitetsbaserade tjänster. Med detta mer dynamiska sätt att tillhandahålla tjänster fokuseras arbetet på det som behövs mest, på grundval av aktuella riktlinjer och faktisk användning, som spåras i realtid.
Fastighetsservicepersonalen får visuella anvisningar på mobila enheter, som visar dem vart de ska gå på digitala våningsplaner samt vilka arbetsuppgifter de ska utföra. Byggnadens användare blir nöjdare och tillfredsställelsen med arbetet ökar.
Vägen framåt
Den nuvarande situationen med pandemin är utan motstycke i den moderna historien, vilket betyder att det inte finns någon enkel mall för hur man ska gå vidare. Förra årets referenspunkter är inaktuella, och vi befinner oss i mångt och mycket på outforskad mark. Plattformar för arbetsplatsanalyser kommer därför att vara av avgörande betydelse för att vi ska kunna förstå det nya arbetslivet. Genom att ge insikter baserade på data om den faktiska användningen kommer de att göra det möjligt för fastighetsansvariga att skapa en arbetsplatsupplevelse som gör det lättare att behålla medarbetare och främja välbefinnande, nyskapande och tillväxt.
Använder du arbetsplatsanalyser på ditt företag för att optimera arbetsplatsupplevelsen? Vi är intresserade av att få veta om dina erfarenheter.
