En av de största utmaningarna med att förbereda sig för hybridkontoret (och som är relaterad till min förra artikel) är den osäkerhet som finns om användningsmönster, både övergripande och vardagliga. Även om det är önskvärt med dynamik och valfrihet när det gäller att behålla medarbetare kan alltför stor flexibilitet skapa problem om den leder till utrymmesbrist eller flaskhalsar. En lösning är att undvika problemet helt genom mycket strukturerade policyer för hybridarbete, men det kan vara effektivare att ange policyer eller förändra arbetsplatsen med hänsyn till nya arbetsplatsbeteenden.
På vilket sätt utgör hybridkontorets dynamik en utmaning på fastighetsområdet?
Utmaningen med flexibelt arbete i stor skala är helt enkelt denna: Om de anställdas oberoende val tenderar att inriktas på samma tidpunkter och dagar blir resultatet förmodligen mycket ineffektivt ur fastighetssynpunkt.
Anta till exempel att de anställda ombeds att komma till kontoret minst tre dagar per vecka och själva får välja vilka. Vad händer om de flesta anställda oberoende av varandra bestämmer sig för att arbeta hemma på måndagar och fredagar för att ta sovmorgon efter helgen eller undvika veckoslutstrafiken?
Om de fastighetsansvariga omförhandlade sitt hyresavtal baserat på antagandet att arbetsstyrkan skulle vara fördelad över hela arbetsveckan blir resultatet sannolikt trängsel på kontoret från tisdag till torsdag, och att de anställda får lägga mycket tid på att leta efter tillgängliga arbetsplatser och få nöja sig med att arbeta i bullriga utrymmen som kafeterian eftersom det är brist på plats. Om de fastighetsansvariga i stället förutsåg detta trängselskapande beteende blir följden en mängd överflödigt utrymme på måndagar och fredagar, och förmodligen också ett överskott av tillgänglig städ- eller säkerhetspersonal.
En lösning som har föreslagits är att schemalägga arbetspass eller rotationer på kontoret. Specifika team eller avdelningar skulle tilldelas vissa dagar, och kontorstrafiken blir i hög grad förutsägbar (med viss felmarginal för att hantera besök). Denna lösning skulle förmodligen bli effektiv för utrymmesplaneringen, med användning av mjukvaruverktyg för schemaläggning och bokningar för enkel tilldelning eller omfördelning. Den skulle dock också minska de anställdas valfrihet och flexibilitet samt minska antalet slumpmässiga möten mellan anställda som tilldelats till olika rotationer. I organisationer med flexibla team skulle det också leda till oförutsägbara scheman, vilket skulle underminera vissa av de personliga fördelarna med flexibiliteten.
Hantering av utmaningen genom övervakning
Det behöver dock inte bli nödvändigt för alla organisationer att införa så strikta policyer för att göra hybridarbetet effektivt. Det nyss beskrivna scenariot är helt hypotetiskt, och anställda kan naturligt komma att följa olika mönster. Föräldrar väljer kanske till exempel att inrätta sina kontorsscheman efter hämtning och lämning av barn, och kommer till jobbet en del av dagen varje dag. Andra anställda kanske anpassar sitt kontorsschema efter teamets eller arbetsledarens val, eller följer olika scheman beroende på vilken fas deras projekt är i. Unga anställda eller nyanställda kanske väljer att komma till kontoret oftare för att få vägledning och bygga nätverk. För ett kontor som helhet kan toppar och dalar i användningen vara mycket mindre extrema än i det föregående hypotetiska scenariot – eller variera stort mellan olika kontor.
Organisationer som inte behöver göra sina fastighetsval omedelbart (kanske för att flera år återstår på deras hyresavtal) har förmånen att kunna utvärdera hur hybridarbetets dynamik faktiskt kommer att bli. Sensorer är ett kraftfullt verktyg för att visa historiska trender när det gäller toppar, dalar, genomsnitt och trafikflöden genom olika platser och utrymmen. När deras data sammanställs och behandlas i analysprogram kan fastighetsansvariga använda resultaten för att utvärdera hybridarbetets mönster och se om de är stabila eller förändras när nyhetens behag med hybridarbetet avtar.
Dessa mönster kan sedan användas för att fatta datadrivna fastighetsbeslut som säkerställer att det finns tillräckligt utrymme för att hantera de största trafikvolymerna utan att slösa för mycket resurser och för att omplanera kontorens fysiska miljöer eller ändra arbetsplatsplaceringar för att hantera flexibelt arbete. Andra team kan använda sådana data för att fatta bättre beslut för tillhandahållandet av service och, om det behövs, också införa eller göra om policyer för distansarbete baserat på tydlig information.
Denna artikel ingår i en serie om hur arbetsplatsteknik kan möjliggöra ett hybridkontor och förändra sättet att arbeta.
