Het verkleinen van de Corporate Real Estate (CRE) portfolio is het strategische proces van het downsizen van de vastgoedactiva van een bedrijf om ruimte te optimaliseren, operationele kosten te verlagen en de algehele efficiëntie te verbeteren. In de snel evoluerende werkomgeving van vandaag, gekenmerkt door de opkomst van hybride werkmodellen, heeft deze aanpak aan belang gewonnen. Bedrijven merken steeds vaker dat hun kantoorruimtes onderbenut zijn, waardoor de behoefte ontstaat om hun vastgoedbezit opnieuw te evalueren en te stroomlijnen.
Door hun CRE-portefeuilles te verkleinen, kunnen organisaties aanzienlijke kostenbesparingen realiseren op huur, nutsvoorzieningen en onderhoud. Daarnaast kan een afgeslankte portefeuille leiden tot een verbeterde operationele efficiëntie, waardoor middelen beter kunnen worden toegewezen en de bedrijfsvoering flexibeler wordt. Het is echter cruciaal om deze reducties in balans te brengen met het behouden van een positieve werknemerservaring en ervoor te zorgen dat de resterende ruimtes bevorderlijk zijn voor de productiviteit en betrokkenheid.
Beoordeling van ruimtebehoeften
Een beoordeling van de ruimtebehoeften is een cruciale stap in het optimaliseren van de CRE-portefeuille van een bedrijf, terwijl tegelijkertijd een positieve werknemerservaring wordt gegarandeerd en de productiviteit wordt gehandhaafd. Dit proces omvat een grondige evaluatie van de huidige en toekomstige ruimtevereisten om deze af te stemmen op zowel de bedrijfsdoelstellingen als de behoeften van de werknemers.
Belangrijke overwegingen bij deze beoordeling zijn het begrijpen van de verschillende trends in het werkpleklandschap en de vraag naar ruimte. Laten we eens kijken naar vier belangrijke trends:
4 Trends in de vraag naar ruimte op de werkplek
1. Hybride werk
Het hybride werkmodel, waarbij werken op afstand en werken op kantoor worden gecombineerd, is een hoeksteen geworden van moderne strategieën voor de werkplek. Onderzoek toont aan dat hybride werken kan leiden tot kleine tot middelgrote verbeteringen in productiviteit. Werknemers melden vaak een betere balans tussen werk en privé, minder burn-out en een hogere algemene tevredenheid. Deze factoren dragen bij aan een lager verloop en meer betrokken medewerkers.
Hybride werken is echter niet zonder uitdagingen. De wijdverspreide invoering van hybride werken heeft geleid tot een afname van de kantoorruimteportefeuilles. De huidige bezettingsgraad van kantoorruimte ligt onder de 40%, een aanzienlijke daling ten opzichte van het wereldwijde gemiddelde van 64% van voor de pandemie. Om hier iets aan te doen zijn veel organisaties hun portefeuilles aan het optimaliseren, met plannen om hun omvang de komende drie jaar met meer dan 30% te verminderen.
Facility managers moeten gebruik maken van gedetailleerde gebruiksgegevens om een beter inzicht te krijgen in de werkstijlen van werknemers, de bezettingskosten te verlagen en dynamisch gebouwbeheer mogelijk te maken. Dit hogere niveau van inzicht zal geïnformeerde besluitvorming vergemakkelijken en de werkomgeving optimaliseren.
2. Hot desking en hoteling
Hot desking en hoteling zijn twee prominente strategieën voor ruimteoptimalisatie, die vooral relevant zijn in de context van hybride werkmodellen. Hot desking houdt een flexibele werkruimte in waarbij werknemers geen toegewezen bureaus hebben, maar beschikbare werkplekken gebruiken op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt. Deze aanpak kan de vastgoedkosten aanzienlijk verlagen door het ruimtegebruik te maximaliseren.
Aan de andere kant biedt hoteling een meer gestructureerd systeem waarbij werknemers vooraf specifieke werkplekken reserveren, vaak via een virtuele plattegrond en een boekingssysteem. Deze methode biedt een balans tussen flexibiliteit en voorspelbaarheid en komt tegemoet aan werknemers die de voorkeur geven aan een bepaalde mate van zekerheid in hun werkplekinrichting.
Beide strategieën hebben hun eigen voordelen en uitdagingen. Hoewel ze kunnen leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen en een verbeterde operationele efficiëntie, vereisen ze ook een zorgvuldige implementatie. Naadloze connectiviteit, effectieve reserveringssystemen en het beheren van de dichtheid van werkplekken zijn cruciaal voor een soepele overgang. Daarnaast zijn feedback en betrokkenheid van werknemers essentieel om de bezorgdheid over het verlies van persoonlijke ruimte weg te nemen en om de werktevredenheid en productiviteit op peil te houden.
3. Activiteitsgerichte werkruimten
Activiteitgerelateerde werkruimten vertegenwoordigen een belangrijke verschuiving in kantoorontwerp, aangepast aan de verschillende taken die werknemers gedurende hun werkdag uitvoeren. Deze benadering biedt een verscheidenheid aan werkomgevingen, elk geoptimaliseerd voor specifieke activiteiten, waardoor zowel de productiviteit als de tevredenheid van werknemers wordt verhoogd. Door verschillende omgevingen aan te bieden, zoals rustige focusruimten, lounges voor samenwerking en gedeelde bureauruimten, kunnen bedrijven inspelen op individuele werkstijlen en voorkeuren.
De kernprincipes van activiteitgerelateerde werkruimten zijn onder andere het afstemmen van de taak op de omgeving en het bieden van flexibiliteit en keuze. Werknemers profiteren van de vrijheid om de werkruimte te kiezen die het beste past bij hun huidige taak, of deze nu diepe concentratie vereist of samenwerking in een team. Deze flexibiliteit verhoogt niet alleen de productiviteit, maar verbetert ook het ruimtegebruik, omdat bedrijven hun onroerend goed kunnen optimaliseren zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van de werkomgeving.
Het implementeren van activiteitgerelateerde werkruimten brengt echter uitdagingen met zich mee, zoals het beheren van real-time bezetting en het aanmoedigen van werknemers om zich aan te passen aan nieuwe routines. Effectief gebruik van technologie, zoals smartphone apps die live gebruiksgegevens weergeven, kan helpen deze uitdagingen aan te gaan door ervoor te zorgen dat de juiste ruimtes beschikbaar zijn wanneer dat nodig is en werknemers te begeleiden bij het optimale gebruik van elke ruimte.
4. Ruimtegebruik en bezetting bijhouden
Vóór de COVID-19 pandemie bestond het optimaliseren van kantoorruimte voornamelijk uit het verhogen van de dichtheid door meer werknemers in minder ruimte onder te brengen. De pandemie heeft deze aanpak echter drastisch veranderd, waardoor de bezettingslimieten werden verlaagd en sociale afstandsmaatregelen werden opgelegd. Zelfs nadat deze beperkingen zijn opgeheven, blijven werknemers de voorkeur geven aan minder drukke werkomgevingen. Deze verschuiving naar de-densificatie helpt niet alleen bij het minimaliseren van rommel en het vereenvoudigen van schoonmaken, maar verhoogt ook de algehele productiviteit.
Als reactie hierop geven veel organisaties nu prioriteit aan het ontlasten van werkplekken. In plaats van hun vastgoed uit te breiden, richten ze zich op het bijhouden van ruimtegebruik en het herbestemmen van onderbenutte gebieden. De invoering van hybride werkplekmodellen ondersteunt deze strategie verder door het aantal werknemers dat op een bepaald moment op kantoor aanwezig is te verminderen.
Software en IoT voor ruimteoptimalisatie
Technologie-integratie is de strategische integratie van digitale hulpmiddelen en systemen in het beheer van bedrijfsvastgoed om de efficiëntie en productiviteit te verbeteren. Met deze veranderende werkruimtemodellen speelt technologie een cruciale rol bij het optimaliseren van ruimtegebruik, het bijhouden van bezettingsanalyses en het verbeteren van de algehele werkplekervaring.
Geavanceerde software voor ruimtebeheer integreert nu bezettingsgegevens met systemen voor boekingen, roosters, huurbeheer en facilitair onderhoud. Deze integratie biedt een uitgebreid overzicht van het ruimtegebruik en de bijbehorende kosten per kamer.
Deze inzichten helpen organisaties te identificeren welke ruimtes aan de verwachtingen voldoen, welke onderbenut zijn en waar veel vraag naar is, waardoor ruimtes effectiever geoptimaliseerd kunnen worden.
Wat als je, naast het analyseren van gegevens en het trekken van conclusies, je ruimte ook nauwkeurig zou kunnen simuleren met software om visueel te onderzoeken hoe je de ruimte opnieuw kunt indelen en optimaliseren? Als dat intrigerend klinkt, dan mag je dit webinar niet missen!
Ruimte Simulator Webinar
Kom aanstaande maandag, 24 juni om 11:30u CEST, naar ons nieuwe webinar! Veronika Korchunova, Product Marketing Manager bij Spacewell en expert op het gebied van consumententrends en innovaties op de werkplek, is onze gastspreker. Mis haar waardevolle inzichten niet!
Dit is wat je zult leren:
- Huidige trends in ruimteoptimalisatie: Ontdek hoe het verkleinen van de CRE-portefeuille bedrijven vandaag de dag beïnvloedt.
- Inzicht in de ruimtevergelijking: We verdiepen ons in de factoren die van invloed zijn op vraag en aanbod van ruimte in een hybride werkomgeving.
- Effectiviteit van hybride werken meten: Leer hoe u het succes van uw hybride werkbeleid kunt meten met gegevensgedreven inzichten.
- Optimaliseer uw ruimtebehoeften: Ontdek hoe u de juiste grootte kunt kiezen voor uw kantoor voor kostenbesparing en duurzaamheid.
- Maak kennis met Spacewells nieuwste ruimtesimulator: Krijg een live demo van onze geavanceerde tool die u helpt bij het visualiseren en optimaliseren van uw ruimtegebruik.
Door deze webinar bij te wonen, krijg je de kennis en tools om:
- Neem weloverwogen beslissingen over uw strategie voor kantoorruimte.
- Kosten verlagen en operationele efficiëntie verbeteren.
- Een duurzamere werkomgeving creëren.
- De ervaring en tevredenheid van werknemers verbeteren .
Mis het niet! Registreer u nu voor dit gratis webinar en begin met het optimaliseren van uw kantoorruimte voor de toekomst.
