FMIS-software is meer en meer gangbaar bij organisaties die werkruimte of vastgoed beheren. Hebt u de stap nog niet gezet en wilt u weten wat FMIS-software voor u kan betekenen? Bekijk hieronder de verschillende voordelen van deze oplossing.
Wat is FMIS-software?
De term FMIS staat voor facilitymanagementinformatiesysteem.
FMIS-software is een digitaal platform dat bedrijven helpt de middelen om de werkplek te beheren optimaal in te zetten. Het gaat daarbij onder meer om het vastgoed, de infrastructuur, de apparatuur en het hr-beheer. Zo’n oplossing bestaat doorgaans uit verschillende modules.
Module ‘Vastgoedbeheer’
De module Vastgoedbeheer omvat alle bedrijfsonderdelen die betrekking hebben op de aankoop, de verhuur, het financiële beheer en de verkoop van de vastgoedactiva die een bedrijf onder zijn hoede heeft.
Onder meer portfoliobeheer, leasingboekhouding, fiscaal beheer, transactiebeheer en strategische planning maken deel uit van de module Vastgoedbeheer van FMIS-software.
Module ‘Werkplekbeheer’
De module Ruimte- en werkplekbeheer biedt functies om werkruimten te beheren (inrichting van de ruimte, reservering van zalen en werkplekken, lucht- en energiebeheer enz.). Deze module met ingebouwde 2D- of 3D-plannen kan ook gegevens bevatten van sensoren (aanwezigheid, temperatuur enz.) en kan worden aangesloten op de module
Lees ook: Innovatieve FMIS software die connecteert met het IoT
Module ‘Onderhoudsbeheer’
De module Onderhoudsbeheer bewaakt, analyseert en plant verschillende soorten onderhoud: correctief (of reactief), preventief, voorwaardelijk of voorspellend.
Een efficiënte FMIS-softwareoplossing moet alle onderhoudsteams kunnen integreren, zowel interne als externe teams (wanneer het bedrijf gebruikmaakt van dienstverleners).
Module ‘Geïntegreerd servicebeheer’
Sommige FMIS-softwareoplossingen beschikken over een module geïntegreerd servicebeheer waarbij potentiële klanten via een serviceportaal verzoeken kunnen indienen, werkplekken kunnen reserveren of externe inhoud kunnen aanbieden..
Module ‘Energiebeheer en duurzaamheid’
De nieuwste FMIS-software bevat een module die specifiek gericht is op het beheren en monitoren van het energieverbruik. Het doel is om organisaties te helpen minder energie te verbruiken, waardoor hun energiekosten dalen.
Waarom kiezen voor FMIS-software?
FMIS-software kan de kosten voor facilitair en vastgoedbeheer aanzienlijk verlagen en tegelijk de productiviteit verbeteren.
Deze kosten lopen doorgaans op tot bijna 20 % van de totale uitgaven en kunnen binnen de perken blijven door:
- een verlaging van de onderhoudskosten van de apparatuur (tot -14 %);
- een betere benutting en bezetting van werkruimtes;
- een efficiënter gebruik van de faciliteiten (tot 42 %).
Hoe haalt u het maximum uit een FMIS-softwareoplossing?
De potentiële voordelen van FMIS-software zijn aanzienlijk. Maar voor u een oplossing kiest en in gebruik neemt, is het sterk aan te bevelen de voordelen die u ervan verwacht op een rijtje te zetten. Daarna kunt u een gericht technisch wensenlijstje opstellen.
Om u daarbij te helpen, vindt u hieronder de 5 belangrijkste kenmerken die doorgaans worden verwacht van FMIS-software, zoals de oplossing van marktleider Spacewell.
Lees ook: Spacewell erkend als een leider in de FMIS-markt
Echte kennis
Veel bedrijven zijn zich ervan bewust dat een slecht begrip van hun vastgoedportfolio – in de breedste zin van het woord – leidt tot aanzienlijke risico’s op het gebied van kosten, compliance en bedrijfscontinuïteit. Geldt dit ook voor u? Een FMIS-oplossing zal u echt helpen om uw onderhoud te plannen, uw leveranciers te beheren, de waarde en de kenmerken van uw activa te beoordelen enz.
Met een krachtige tool als deze behoudt u makkelijk het overzicht binnen uw bedrijf dankzij een gestandaardiseerde database om alle processen voor ruimte, apparatuur en vastgoed te beheren. U krijgt een beeld van de exacte oppervlakte die u inneemt en kunt het werk van uw onderaannemers in detail volgen.
Gegarandeerd in orde met wet- en regelgeving
De wet- en regelgeving naleven wordt voor facilitymanagers meer en meer een puzzel waar ze nooit mee klaar zijn. Of het nu gaat om veiligheid, onderhoud of milieu, er zijn almaar meer en almaar strengere normen. De veranderingen zijn bovendien moeilijk bij te houden.
Om ervoor te zorgen dat uw faciliteiten aan de regels voldoen en om dat te kunnen bewijzen bij een audit of incidenten, is het van cruciaal belang om goed georganiseerde en gemakkelijk toegankelijke documentatie bij de hand te hebben.
FMIS-software biedt doorgaans functies die de naleving van normen garanderen en de nodige documenten beschikbaar stellen van alle werknemers die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren.
Lees ook: Hoe kan FMIS u helpen uw werkomgeving beter te beheren?
Ruimtes beter beheren
Veel bedrijven maken te weinig gebruik van hun werkruimtes, soms zonder dat managers het beseffen. FMIS-software kan zowel worden gebruikt om een betrouwbare diagnose te stellen van de bezettingsgraad van kantoren, werkplekken en vergaderzalen, als om een ander werkpatroon in te voeren. Zo kan een bedrijf zijn werknemers bijvoorbeeld minder oppervlakte ter beschikking stellen, waardoor vanzelf ook de kosten dalen.
De diagnose analyseert en identificeert inefficiënte processen, onnodige verliezen, knelpunten en budgetoverschrijdingen. Naast de initiële diagnose kunt u een FMIS-softwareoplossing inzetten om processen te beoordelen en voortdurend te verbeteren. Het uiteindelijke doel daarvan is om de productiviteit en tevredenheid van klanten/gebruikers te verhogen.
Vlotter beslissingen nemen
Het is vandaag voor bedrijfsleiders steeds belangrijker om tijdige en doordachte beslissingen te nemen. Ze moet hiervoor kunnen vertrouwen op gegevens die nauwkeurig, volledig, betrouwbaar en snel beschikbaar zijn.
Met een geïntegreerde oplossing voor werkplekbeheer hebben ze al deze gegevens binnen handbereik dankzij verschillende soorten rapporten, analyses en dashboards. Ze hebben zelfs toegang tot prognoses om gerichte en weloverwogen beslissingen te kunnen nemen.
Lagere kosten
Al de voordelen waarover we het net hadden, hebben een impact op de kosten. Hoewel het moeilijk is een exact prijskaartje op al deze maatregelen te plakken, wijzen sommige studies erop dat de ruimtegerelateerde kosten met 10 tot 15 % afnemen. Bij de procesgerelateerde kosten gaat het om 5 tot 8 % en bij de huurkosten om 5 tot 8 %. Meer in het algemeen bedragen de besparingen op vastgoed en faciliteiten dankzij gegevenscontrole en transparantie 10 tot 20 %.
Een FMIS-softwareoplossing helpt bedrijven en organisaties heel wat vooruitgang te boeken wat de indeling en het beheer van hun ruimte betreft. Bovendien nemen hun exploitatiekosten op die manier aanzienlijk af. Voor maximale efficiëntie moet deze aanpak worden voorbereid, opgebouwd en gedeeld door het juiste instrument te kiezen en alle toekomstige gebruikers erbij te betrekken.
De Spacewell-teams staan voor u klaar: met veel plezier helpen ze u om uw verwachtingen te formuleren en te bepalen wat u precies nodig hebt. Vervolgens stellen ze een oplossing voor die past bij uw organisatie en uw behoeften.
