Het gebruik van een IWMS-oplossing wordt steeds populairder bij organisaties die werkplekken of vastgoed beheren. Als je nog niet hebt gekozen en wilt begrijpen wat IWMS software voor jou kan betekenen, bekijk dan hieronder de verschillende voordelen van dit type oplossing.
Wat is FMIS-software?
De term FMIS staat voor facilitymanagementinformatiesysteem.
IWMS-software is een digitaal platform dat bedrijven helpt bij het optimaliseren van het gebruik van middelen om de werkplek te beheren, waaronder vastgoed, infrastructuur, apparatuur en personeelsbeheer. De oplossing bevat meestal verschillende modules.
Module ‘Vastgoedbeheer’
De module Vastgoedbeheer omvat alle bedrijfsonderdelen die betrekking hebben op de aankoop, de verhuur, het financiële beheer en de verkoop van de vastgoedactiva die een bedrijf onder zijn hoede heeft.
Onder meer portfoliobeheer, leasingboekhouding, fiscaal beheer, transactiebeheer en strategische planning maken deel uit van de module Vastgoedbeheer van FMIS-software.
Module ‘Werkplekbeheer’
De module Ruimte- en werkplekbeheer biedt functies voor het beheren van werkruimten (ruimteorganisatie, kamer- en werkplekreserveringen, lucht- en energiebeheer en meer). Deze module, met ingebouwde 2D- of 3D-plattegronden, kan ook gegevens van sensoren (aanwezigheid, temperatuur, enz.) bevatten en kan worden gekoppeld aan de module voor onderhoudsbeheer.
Lees ook: Innovatieve FMIS software die connecteert met het IoT
Module ‘Onderhoudsbeheer’
De module onderhoudsbeheer bewaakt, analyseert en plant verschillende soorten onderhoud: correctief (of reactief), preventief, voorwaardelijk of voorspellend.
Een efficiënte FMIS-softwareoplossing moet alle onderhoudsteams kunnen integreren, zowel interne als externe teams (wanneer het bedrijf gebruikmaakt van dienstverleners).
Module ‘Geïntegreerd servicebeheer’
Sommige FMIS-softwareoplossingen beschikken over een module geïntegreerd servicebeheer waarbij potentiële klanten via een serviceportaal verzoeken kunnen indienen, werkplekken kunnen reserveren of externe inhoud kunnen aanbieden..
Module ‘Energiebeheer en duurzaamheid’
De nieuwste FMIS-software bevat een module die specifiek gericht is op het beheren en monitoren van het energieverbruik. Het doel is om organisaties te helpen minder energie te verbruiken, waardoor hun energiekosten dalen.
Waarom kiezen voor FMIS-software?
FMIS-software kan de kosten voor facilitair en vastgoedbeheer aanzienlijk verlagen en tegelijk de productiviteit verbeteren.
Deze kosten lopen doorgaans op tot bijna 20 % van de totale uitgaven en kunnen binnen de perken blijven door:
- een verlaging van de onderhoudskosten van de apparatuur (tot -14 %);
- een betere benutting en bezetting van werkruimtes;
- een efficiënter gebruik van de faciliteiten (tot 42 %).
Hoe het meeste halen uit IWMS-software
De potentiële voordelen van IWMS software zijn aanzienlijk. Maar voordat je een keuze maakt en een oplossing in gebruik neemt, is het sterk aan te raden om de voordelen die je ervan verwacht nauwkeurig op een rijtje te zetten, zodat je kunt beginnen met het opstellen van een effectieve specificatie.
Om u daarbij te helpen, vindt u hieronder de 5 belangrijkste kenmerken die doorgaans worden verwacht van FMIS-software, zoals de oplossing van marktleider Spacewell.
Lees ook: Spacewell erkend als een leider in de FMIS-markt
Echte kennis opdoen met IWSM-software
Veel bedrijven zijn zich ervan bewust dat een slecht begrip van de vastgoedportefeuille – in de breedste zin van het woord – leidt tot aanzienlijke risico’s op het gebied van kosten, naleving en bedrijfscontinuïteit. Als u zich in deze situatie bevindt, zal een IWMS-oplossing u aanzienlijk helpen bij het plannen van uw onderhoud, het beheren van uw leveranciers, het beoordelen van de waarde en kenmerken van uw bedrijfsmiddelen, enz.
Met een krachtige tool als deze behoudt u makkelijk het overzicht binnen uw bedrijf dankzij een gestandaardiseerde database om alle processen voor ruimte, apparatuur en vastgoed te beheren. U krijgt een beeld van de exacte oppervlakte die u inneemt en kunt het werk van uw onderaannemers in detail volgen.
Gegarandeerd in orde met wet- en regelgeving
Zorgen voor naleving van wet- en regelgeving wordt steeds meer een eindeloze puzzel voor facility managers. Of het nu gaat om veiligheid, onderhoud of het milieu, de normen worden steeds talrijker en strenger en de veranderingen zijn moeilijk bij te houden.
Om ervoor te zorgen dat uw faciliteiten aan de regels voldoen en om dat te kunnen bewijzen bij een audit of incidenten, is het van cruciaal belang om goed georganiseerde en gemakkelijk toegankelijke documentatie bij de hand te hebben.
FMIS-software biedt doorgaans functies die de naleving van normen garanderen en de nodige documenten beschikbaar stellen van alle werknemers die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren.
Lees ook: Hoe kan FMIS u helpen uw werkomgeving beter te beheren?
Ruimtes beter beheren
Veel bedrijven maken te weinig gebruik van hun werkplekken, soms zonder dat managers het doorhebben. Een IWMS kan zowel gebruikt worden om een betrouwbare diagnose te maken van de bezettingsgraad van kantoren, werkplekken en vergaderzalen, als om een ander werkpatroon te implementeren om de oppervlaktes die ter beschikking worden gesteld aan werknemers, en dus de kosten, te verminderen.
De diagnose analyseert en identificeert inefficiëntie, onnodige verliezen, knelpunten en budgetoverschrijdingen. Naast de initiële diagnose kan een IWMS softwareoplossing worden gebruikt om processen te beoordelen en continu te verbeteren om de productiviteit en klant-/gebruikerstevredenheid te verhogen.
IWMS-software biedt beslissingsondersteuning
Vandaag de dag is het voor bedrijfsleiders steeds belangrijker om tijdig geïnformeerde beslissingen te kunnen nemen. Om dit te kunnen doen, moeten ze kunnen vertrouwen op gegevens die nauwkeurig, volledig, betrouwbaar en snel beschikbaar zijn.
Met een geïntegreerde oplossing voor werkplekbeheer hebben ze al deze gegevens binnen handbereik dankzij verschillende soorten rapporten, analyses en dashboards. Ze hebben zelfs toegang tot prognoses om hun besluitvorming te ondersteunen.
Lagere kosten
Alle bovengenoemde voordelen hebben invloed op de kosten. Hoewel het moeilijk is om overal een exact prijskaartje aan te hangen, wijzen sommige onderzoeken op een vermindering van de ruimtekosten met 10-15%, van de proceskosten met 5-8% en van de huurkosten met 5-8%. Meer in het algemeen bedragen de besparingen op onroerend goed en faciliteiten dankzij gegevenscontrole en transparantie 10 tot 20%.
Het aanschaffen van een IWMS softwareoplossing stelt bedrijven en organisaties in staat om aanzienlijke vooruitgang te boeken op het gebied van ruimte-indeling en -beheer en om hun bedrijfskosten aanzienlijk te verlagen. Deze aanpak moet worden voorbereid, ontwikkeld en gedeeld om de effectiviteit te maximaliseren door de juiste tool te kiezen en alle toekomstige gebruikers erbij te betrekken.
De Spacewell-teams staan voor u klaar: met veel plezier helpen ze u om uw verwachtingen te formuleren en te bepalen wat u precies nodig hebt. Vervolgens stellen ze een oplossing voor die past bij uw organisatie en uw behoeften.
