Facto heeft een diepgaand artikel gepubliceerd over de pilot werkplekbeheersysteem van de Rijksoverheid, gebaseerd op een interview met Paul Pegels, programmamanager Fysieke Werkomgeving bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In dit interview deelt hij hoe de overheid werkplekgegevens gebruikt om opnieuw na te denken over werkplekken en vastgoed. Spacewell is er trots op de technologiepartner achter dit systeem te zijn, dat 14.500 bewegingssensoren omzet in bruikbare inzichten over bezetting, gedrag en behoeften van de werkplek.
Gegevensgestuurd werkplekbeheer bij de overheid
De pilot voor werkplekbeheer startte in acht overheidskantoren. Het doel was om een objectief beeld te krijgen van het gebruik van de werkplek. Voorheen vertrouwden teams op handmatige tellingen en buikgevoel. Nu, met sensoren op werkplekken en in vergaderruimten, kunnen facilitaire teams echt zien wat er gebeurt. Met sensorgegevens die in realtime worden verzameld, kunnen facilitaire teams eindelijk zien welke ruimtes daadwerkelijk worden gebruikt en welke niet. Dit brengt ook de redenen voor laag gebruik aan het licht. Sommige ruimtes zijn te warm of te koud. Andere passen gewoon niet bij de manier waarop mensen tegenwoordig werken. In plaats van af te gaan op veronderstellingen, nemen teams beslissingen op basis van feiten.
Inzichten in werkplekbezetting uit gegevens
Een van de belangrijkste inzichten is dat de waargenomen piekbezetting vaak een mythe is: medewerkers kunnen het kantoor als vol ervaren, terwijl uit gegevens blijkt dat de werkelijke bezetting zelden boven de 60 procent uitkomt. Hierdoor verschuift het gesprek van “we hebben meer bureaus nodig” naar “we hebben een betere mix van ruimten nodig”, zoals meer focusgebieden, telefooncellen en informele samenwerkingszones, en minder grote vergaderruimten die nooit volledig bezet zijn.
Privacy en adoptie van werkplekbeheersystemen
Bij de introductie van een werkplekbeheersysteem gaat het net zo goed om mensen als om technologie. Vragen over privacy en controle komen snel naar boven. Het systeem registreert daarom aanwezigheidsgegevens, geen persoonsgegevens. Reserveringen worden na gebruik geanonimiseerd en profielen zijn alleen zichtbaar als medewerkers hiervoor kiezen.
Er zijn ook praktische uitdagingen. Mensen verplaatsen meubels, waardoor digitale plattegronden en de werkelijkheid niet meer overeenkomen. Anderen proberen het systeem te misbruiken door sensoren af te dekken of te verplaatsen. Elk van deze situaties leidt tot nieuwe discussies en fijnafstemming. Paul Pegels benadrukte dat werkplekgegevens het meest waardevol zijn als ze worden gebruikt om echte, op feiten gebaseerde gesprekken met werknemers op gang te brengen over hun behoeften en hoe de werkplek de manier waarop zij willen werken kan ondersteunen.
“Je hebt vaak niet meer plekken nodig, maar meer variatie in plekken”
– Paul Pegels
Programmamanager | Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Spacewell Workplace opschalen naar Nederlandse overheidskantoren
Deze pilot maakt deel uit van een bredere samenwerking waarbij de Nederlandse Rijksoverheid Spacewell heeft geselecteerd om haar werkplekbeheersoftware op schaal te leveren. Er is een formeel contract om Spacewell Workplace landelijk uit te rollen naar ongeveer de helft van de 159 kantoren van de overheid, waarbij de focus ligt op locaties met meer dan 1.000 werkplekken en deze gefaseerd van 2026 tot 2027 uit te rusten met sensoren.
Spacewells platform ondersteunt zowel werknemers als facilitair managers bij deze transformatie: werknemers kunnen geschikte werkplekken vinden en reserveren, terwijl geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens facilitaire, vastgoed- en HR-teams een gedeeld, op feiten gebaseerd beeld geven van hoe de werkplek werkelijk wordt gebruikt. Dit maakt het mogelijk om indelingen te optimaliseren, het werkplekbeleid aan te passen en het portfolio te heroverwegen, bijvoorbeeld door vierkante meters die structureel onderbenut zijn te consolideren.
Gegevens over de werkplek gebruiken voor sociale en duurzaamheidsdoelen
Een krachtig punt in het interview is dat gegevens over werkplekken waarde kunnen creëren die veel verder gaat dan FM. Als de bezettings- en gebruikspatronen consistent laag zijn, wordt het realistisch om te overwegen kantoorgebouwen af te stoten en ze te transformeren in broodnodige woonruimte, waardoor werkplekgegevens een concrete maatschappelijke bijdrage leveren.
Pegels vergelijkt deze combinatie van werkplekinzichten en andere facilitaire informatie zelfs met het vinden van “de kip die het gouden ei heeft gelegd”, waarmee hij zijn overtuiging uitdrukt dat slimmer gebruik van gegevens grote waarde zal ontsluiten voor hybride werken, vastgoedoptimalisatie en duurzaamheid. In de toekomst is het de ambitie om het werkplekbeheersysteem te verrijken met aanvullende gegevensbronnen zoals CO₂-sensoren en mensentellers, en het te koppelen aan systemen zoals toegangscontrole zodat inzichten over aanwezigheid, luchtkwaliteit en gebruik de ervaring van werknemers verder kunnen verbeteren en duurzamere, toekomstbestendige overheidskantoren kunnen ondersteunen, met Spacewell’s technologie als een belangrijke enabler.
Lezers die alle details van deze inspirerende overheidszaak willen weten, kunnen hier klikken om het volledige Nederlandse artikel op de website van Facto te lezen.
Vraag een demo aan
Wilt u vergelijkbare gegevensgedreven inzichten in de werkplek en kantooroptimalisatie in uw eigen organisatie bereiken? Vul het onderstaande formulier in en wij helpen u op weg.
