- Trouver et réserver des espaces de travail spécifiques dans des bureaux gouvernementaux à travers tout le pays, de manière simple et rapide.
- Ce système de gestion de l’espace de travail (WMS) fournit des informations basées sur des données anonymes afin de mieux aligner l’environnement de travail sur l’utilisation et favoriser le travail hybride, l’attraction des talents, la durabilité et l’utilisation responsable de l’espace.
D’ici à 2027, l’administration centrale souhaite que chaque fonctionnaire puisse effectuer son travail à l’endroit qui lui convient le mieux. Le travail hybride fait donc partie intégrante de ce projet. La gestion de l’espace de travail soutient cette évolution. Après un appel d’offres unique en Europe, avec des jours de dialogue avec les fournisseurs et des tests utilisateurs avec les fonctionnaires, l’administration centrale a choisi de collaborer avec Spacewell pour la mise en œuvre d’un système de gestion de l’espace de travail (WMS).
André Weimar, directeur des politiques du gouvernement en matière d’approvisionnement, d’infrastructure et de logement au ministère de l’Intérieur et des Relations au sein du Royaume, a déclaré : « Le travail hybride a vraiment modifié l’utilisation des bureaux du gouvernement. Il nous semble important que nos collaborateurs aient un meilleur aperçu de la disponibilité actuelle des lieux de travail et des salles de réunion et qu’ils puissent faire des réservations, ce qui nous permet à tous une utilisation plus efficace et plus facile des bureaux. Le WMS permet également de trouver et de réserver des espaces de travail plus proches du domicile, par exemple, ce qui facilite la collaboration dans différentes parties du pays. Au-delà des frontières organisationnelles, tant au sein du gouvernement qu’en dehors, en collaborant davantage avec la société. Ces informations fournies par le WMS nous aident également à utiliser nos bureaux de manière plus efficace. »
Flexibilité et sécurité
Grâce à ce système WMS, les employés peuvent visualiser à l’avance et en temps réel, sur des plans d’étages numériques, les postes de travail qui sont disponibles dans un bureau gouvernemental, y compris les services généraux pour chaque poste.
Martijn Cové, maître d’ouvrage mandaté par le ministère des Affaires intérieures et des Relations au sein du Royaume s’est exprimé : « Le système de gestion de l’espace de travail fournit aux employés du gouvernement confort, flexibilité et sécurité. Tout le monde peut utiliser la même application pour réserver un espace de travail dans les bureaux du gouvernement, à travers tout le pays. Cela signifie par exemple que vous pouvez travailler ou avoir un rendez-vous avec une équipe à Amsterdam à une certaine heure, puis à un autre moment être à Utrecht ou à Leyde, en fonction de ce qui est le plus pratique selon le temps de déplacement, la composition de l’équipe ou ses activités. »
Informations précieuses
Carina van den Heuvel, responsable grands comptes chez Spacewell, a déclaré : « Chez Spacewell, nous sommes très enthousiastes à l’idée de ce projet et satisfaits de la façon dont la collaboration a vu le jour, notamment avec le test utilisateur au cours de l’étape de sélection, afin que les employés aient leur mot à dire dans le choix de ce système de gestion de l’espace de travail. Cela ne peut être que favorable à son adoption. À l’aide des données des réservations et des capteurs, nous pourrons ajuster de plus en plus finement l’environnement de travail aux souhaits et aux besoins des employés. Nous sommes vraiment heureux de contribuer à cela avec notre solution Workplace. »
Garantie de la confidentialité des données
Pour le gouvernement central comme pour le partenaire sélectionné Spacewell, la confidentialité des données est essentielle. Afin de mesurer l’occupation réelle, les capteurs détectent si « quelque chose » est présent dans un espace, ou s’il n’y a « rien ». Sans caméra. Les données relatives aux réservations, à l’occupation et aux capteurs sont anonymisées et ne permettent pas d’identifier les individus.
Projets pilotes avec un logiciel de gestion de l’espace de travail dans les bureaux gouvernementaux
Le contrat, d’une durée potentielle de 20 ans, débutera à l’automne 2023 par un projet pilote dans des bureaux du gouvernement à Den Bosch, Eindhoven, Utrecht, Amsterdam, La Haye et Leyde. Cela implique l’installation de 14 500 capteurs de mouvement dans huit bureaux du gouvernement de l’automne 2023 jusqu’à la mi-2024. L’investissement pour la phase pilote s’élève à 1,5 million d’euros. Sur la base des enseignements et des expériences tirés de la phase pilote, une décision sera prise à la fin de l’année 2024 pour déterminer si le système de gestion de l’espace de travail sera poursuivi et déployé dans d’autres bureaux gouvernementaux.
À propos du ministère néerlandais de l’Intérieur et des Relations au sein du Royaume
Le ministère néerlandais de l’Intérieur et des Relations au sein du Royaume est responsable, entre autres, du logement des fonctionnaires, des bonnes pratiques en matière d’emploi et de la tendance au travail hybride. Pour plus d’informations sur la vision du gouvernement en matière de travail hybride, consultez le site www.watwerktvooronsrijk.nl (en néerlandais).
