Lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de gestion immobilière, les entreprises peuvent s’orienter soit vers un logiciel de gestion intégrée soit vers plusieurs solutions pour chaque aspect de l’activité. La première option est généralement la plus judicieuse car elle répond aux tendances actuelles du property management et de la gestion d’actifs immobiliers, tout en apportant plus de fiabilité.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion immobilière intégrée ?
Une solution intégrée de gestion immobilière prend en charge :
- l’ensemble des processus d’immobilier d’entreprise : gestion du portefeuille immobilier, des transactions et des locations, planification immobilière stratégique ;
- des fonctions complémentaires intégrées : gestion de la maintenance, du facility management, de l’environnement de travail, des aspects environnementaux…
Une réponse aux besoins du property management
La fonction première d’un logiciel de gestion immobilière est de répondre aux besoins actuels du property management, un activité qui en englobe beaucoup d’autres et qui exige d’adopter une approche globale de l’immobilier.
Property management : définition
Le terme de property management se développe en France depuis les années 2000. Il désigne une nouvelle approche, plus globale, des activités de gestion d’actifs immobiliers. Les services d’un property manager s’adressent ainsi aussi bien à des sociétés foncières, des investisseurs, des groupes financiers ou des bailleurs grands comptes qu’à des particuliers propriétaires d’actifs dans l’immobilier d’entreprise.
En entraînant la fin du cloisonnement traditionnel entre les différents métiers de la gestion immobilière (comptabilité, gestion locative, fiscalité…), la crise immobilière de 2008 a fait entrer le property management dans une nouvelle ère. Il a alors pris une nouvelle dimension en devenant un service global regroupant toutes les spécialités liées à la gestion immobilière.
La place du property management dans l’immobilier
Un professionnel du property management est un expert immobilier qui s’occupe pour le compte de tiers de la gestion intégrale d’immeubles, de bureaux, de cellules commerciales ou d’un parc immobilier en général. Il est le garant des intérêts du propriétaire auprès de tous les acteurs de la vie d’un bâtiment : locataires, copropriétaires, prestataires, administrations, etc.
L’activité de property management requiert une maîtrise de l’ensemble des aspects de l’immobilier : administratifs (loyers, TVA, règlements…), techniques (contrats d’entretien, conformité technique…) et juridiques (rédaction de baux ou de règlements intérieurs, révision des loyers…).
Les avantages d’un logiciel de gestion immobilière
Un logiciel de property management comme celui proposé par Spacewell présente de nombreux avantages pour la gestion immobilière
Réduire les coûts
Avec un logiciel de gestion immobilière intégrée, vous pouvez faire des économies sur les opérations quotidiennes et centrer votre stratégie sur l’accroissement de la valeur ajoutée réelle de votre portefeuille d’actifs immobiliers.
Disposer de données en temps réel
En centralisant l’information, les données deviennent accessibles en temps réel et peuvent être facilement échangées pour favoriser le partage de connaissance et la collaboration. Ainsi, en disposant de données immobilières fiables et transparentes, vous améliorerez votre planification stratégique.
Les données fournies par une solution intégrée de property management peuvent concerner les conditions techniques ou l’utilisation des espaces et de l’environnement de travail, la planification de scénarios ou la création de rapports sur le patrimoine immobilier.
Grâce à ces données, vous pouvez construire une stratégie immobilière cohérente avec les objectifs de votre société.
Améliorer la prise de décision
Un logiciel de gestion intégrée représente une source d’information précieuse capable de générer des rapports de gestion fiables, grâce auxquels vos prises de décisions seront plus éclairées et donc plus justes.
Par exemple, un responsable immobilier pourra obtenir facilement le TCO (Coût Total de Possession) de tous ses biens. Disposer d’une vue d’ensemble de votre portefeuille immobilier d’entreprise vous donne les moyens de faire des choix stratégiques en vous basant sur le cycle de vie prévisionnel de vos actifs. Il est ainsi possible d’identifier les domaines dans lesquels des économies peuvent être réalisées et de planifier les futurs flux de capitaux.
Optimiser les workflows
En utilisant une solution unique pour la gestion immobilier, les données et les processus sont normalisés, ce qui permet d’optimiser les workflows et donc d’améliorer la qualité.
Pourquoi choisir un logiciel de property management ?
L’adoption d’un logiciel de gestion intégrée est devenu quasiment indispensable pour les entreprises en raison de l’impact financier de la gestion des actifs immobiliers d’entreprises ainsi que des nouvelles exigences de transparence et de conformité qui pèsent sur elles. Ce constat est particulièrement prégnant pour les entreprises composées de plusieurs filiales ou opérant sur différents sites, notamment les entreprises du secteur tertiaire. Une telle solution leur permet de répondre à des problématiques courantes comme les acquisitions ou les résiliations et renégociations de baux.
Une solution unique pour gérer tous les aspects financiers
Une solution intégrée permet de gérer les baux des propriétaires et des locataires avec un seul et même outil. Tous les types de biens (loués ou acquis) sont ainsi traités au sein d’un même logiciel : revenus locatifs, prévisions financières, loyers, calcul des coûts de services…
Sachant que chaque contrat de location est différent et peut comprendre de multiples variables, le fait de disposer d’un logiciel unique permet de gérer chaque spécificité de chaque contrat. Il est ainsi possible de :
- surveiller les obligation financières et légales grâce à des notifications automatiques pour chaque échéance ;
- renouveler et archiver les contrats ;
- estimer les différentes options de locations ;
- aligner les actifs immobiliers sur la demande future.
Mieux traiter les données de l’immobilier d’entreprise
L’intégration de toutes les données concernant un bâtiment (gestion immobilière et gestion de l’environnement de travail) dans un seul et même logiciel présente de nombreux avantages pour le property management, car celles-ci peuvent être utilisées à la fois pour la maintenance des espaces, pour le facility management ou pour la gestion des biens à proprement parlé.
En intégrant toutes les données et tous les processus, il devient possible :
- de gérer dans un même outil et une même temporalité les activités stratégiques et opérationnelles concernant les biens
- d’identifier et d’activer les potentielles améliorations opérationnelles
- de faire baisser le TCO d’un portefeuille immobilier.
Intégrer des technologies innovantes
Grâce à un logiciel complet de property management et à ses fonctionnalités, vous pourrez intégrer les dernières innovations en matière de gestion immobilières, comme par exemple :
- le BIM (Building Information Modeling), c’est-à-dire des maquettes numériques qui permettent de réutiliser efficacement les informations de conception et de réalisation de chaque bien immobilier tout au long de son cycle de vie
- les SIG, des systèmes d’information géographique qui permettent de visualiser les mappages de portefeuilles
- les systèmes plus classiques de type SAP qui permettent d’intégrer les processus et les contrôles financiers.
Un logiciel de gestion intégrée permet donc de rendre la gestion de l’immobilier d’entreprise à la fois plus simple, plus efficace et plus fiable, en centralisant toutes les données dans un même outil et en en tirant le meilleur parti.
